Afregningsformular for rejser og udlæg

Afregning foregår hurtigst og nemmest for alle, når den elektroniske formular bruges.

  • Formular for afregning af rejser og udlæg
    I denne formular kan du vedhæfte evt. scannede/fotograferede bilag, før der trykkes på ”send” i formularen. Har du ikke adgang til scanner eller kamera til brug for vedhæftning, jf. ovenstående, skal du også bruge denne formular. Men i sådanne tilfælde skal du sætte hak i feltet ”bilag eftersendes” og følge den vejledning, som kommer under feltet.
    De tidligere afregningsskabeloner i word og excel kan ikke benyttes mere.
  • Læs om reglerne for, hvad IDA yder godtgørelse for i Notat om anvendelse af IDA-midler (pdf)
  • Læs de beskrevne retningslinjer for godtgørelse nederst på denne side før udfyldelse af afregningen

Retningslinjer for godtgørelse af omkostninger i forbindelse med rejser og udlæg for IDA

Nedenstående retningslinjer for godtgørelse af udlæg for transport- og ophold m.m. er gældende ved varetagelse af IDAs interesser.

1. Ordningens omfang
Godtgørelse ydes til repræsentantskabsmedlemmer, hovedbestyrelsesmedlemmer, og medlemmer af udvalg, selskaber og regioner, der er nedsat i henhold til Lov og vedtægter gældende for IDA og af kompetente forsamlinger samt medarbejdere. Godtgørelse sker for nødvendige udgifter i forbindelse med arrangementer, møder, forhandlinger m.v., samt endvidere til tillidsrepræsentanter og – VG/AC – klubbestyrelsesmedlemmer i forbindelse med varetagelse af denne funktion.

2. Godtgørelse af transportudgifter
Det pointeres indtrængende, at der i forbindelse med transport for IDAs regning tænkes økonomisk – dvs. at der vælges en transportform, der minimerer IDAs samlede omkostninger i forbindelse med rejseaktiviteten.
Transportudgifter godtgøres af foreningen efter nedenstående retningslinjer:
2.1  Offentlige transportmidler anvendes, hvor det er hensigtsmæssigt og billigst, medmindre andet er aftalt.
2.2  Ved rejser med tog eller skib godtgøres billetprisen.
2.3  Ved rejser med fly godtgøres billetprisen for turist- eller økonomiklasse.
2.4  Taxa-udgifter ved kørsel til og fra station, havn eller lufthavn, godtgøres mod dokumentation.
2.5  Kørselsgodtgørelse i egen bil, skal være faktiske kilometre mellem bopæl eller job og aktivitetens bestemmelsessted. Benyt Krak.dk. Lovmæssig dokumentation for kørslens omfang, herunder nøjagtig rute med angivelse af adresser, antal km, registreringsnummer mm. skal påføres.
2.6  Er kørsel i egen bil den billigste eller mest hensigtsmæssige transportmåde, ydes der godtgørelse herfor.
Godtgørelse sker i henhold til ligningslovens § 9B.  Godtgørelsen udgør i 2017 kr. 3,53 pr. km. for de første 20.000  km. Derudover kr. 1,93 pr. km, inden for et kalenderår.
Opmærksomheden henledes på 60-dages-reglen, hvorefter kørsel mellem bopæl og arbejdsplads (IDA), som overskrider 60 dage inden for de forudgående 12 måneder, anses som privat fra den 61. dag og dermed er skattepligtig.
2.7  Parkeringsafgiften, eksempelvis parkometre og parkeringshuse godtgøres mod dokumentation. Afgifter  for ikke reglementeret/ulovlig parkering godtgøres ikke.
2.8  Billetter til færgeoverfart og bro godtgøres mod dokumentation.

3. Godtgørelse af opholds- og fortæringsudgifter
Opholds- og fortæringsudgifter dækkes efter regning. Følgende retningslinjer gælder:
3.1.  Udgifter til ophold på hotel godtgøres.
3.2.  Fortæringsniveauet ved arbejdsmøder og ved rejser bør være ensartet for alle i foreningen, og bestå af dagligdagsmad og drikkevarer.
Bilag vedrørende fortæring skal påføres deltagernavne samt mødeanledning/aktivitet. Det samme gælder bilag der attesteres til udbetaling direkte fra IDA.

4. Diæter
IDA udbetaler ingen diæter.

5. Godtgørelse for tabt arbejdsfortjeneste m.v.
Der kan normalt ikke udbetales erstatning for tabt arbejdsfortjeneste, udgifter til vikarer eller lignende i forbindelse med arbejde for IDA. Undtagelse herfra kan kun ske med IDAs hovedbestyrelses samtykke, hvor en sådan på forhånd er indhentet i hvert enkelt tilfælde.

6. Forskud
Personer, som skal foretage større udlæg for IDA, kan anmode IDA om et forskud inden aktiviteten afholdes.

7. Afregning og godkendelse
Udbetaling af rejse- og opholdsudgifter sker ved indsendelse af elektronisk formular hvor eventuelle bilag vedlægges. Husk at anføre alle obligatoriske felter så som cpr. nr., medlemsnummer, den aktuelle administrative sekretær etc.
Hver formular må kun vedrøre ét møde/den samme aktivitet. Formularen kan udfyldes online / udskrives fra denne webside. Link findes øverst på siden.
De nødvendige bilag for dokumentation af udgifterne skal vedhæftes afregningsformularerne.
Ved fysisk postindsendelse bedes originalbilag vedhæftet og ved elektronisk mailindsendelse af scannede bilag bør originalbilag opbevares til brug for eventuel kontrol fra SKAT m.fl.
Afregningerne indsendes senest 3 måneder efter en rejse / aktivitets afslutning, hvorefter afregningerne afvises. Såfremt der har været ydet forskud, skal dette indgå og fremgå tydeligt i afregningen.

8. Nemkonto
IDA benytter Nemkonto ved overførsel af tilgodehavender. Hvis IDA allerede har registreret dit bankkontonummer vil det benyttes i stedet.
Har du et tilgodehavende, som du ikke ønsker, at IDA tilbagebetaler til din Nemkonto, skal du  indtaste det kontonummer på afregningsformularen, som IDA skal benytte i stedet.

9. Afslutning
Ovenstående regler angiver maksimumsatser.
Attestation skal finde sted i henhold til de for IDA til enhver tid gældende attestationsbestemmelser.