Aktivguiden

Tak fordi du har valgt at blive en del af en større gruppe, der målrettet og aktivt sikrer videndeling og netværk for vores medlemmer og andre interesserede.

I denne Aktivguide kan du finde information, så du kan komme godt i gang med dit aktive hverv i IDA, men du er selvfølgelig altid velkommen til at kontakte din netværkskoordinator, hvis du har spørgsmål.
 
Du har sikkert flere grunde til, at du har valgt at blive aktiv i IDA. Uanset hvad, der har motiveret dig til at deltage i arbejdet, så håber vi, at bestyrelsesarbejdet vil give dig et stort udbytte.
 
At være aktiv i IDA giver dig mulighed for at udvide dit faglige og sociale netværk og få tilført ny viden og kompetencer inden for fx kommunikation, ledelse, innovation og organisation. Samtidig giver det dig værdifulde erfaringer med organisatorisk bestyrelsesarbejde.
 
For IDA som organisation betyder dit engagement, at foreningen tilføres kompetencer og ressourcer, som foreningen ellers ikke ville være i besiddelse af, mens foreningens medlemmer, gennem aktiv deltagelse, får mulighed for at få tilført ny viden, styrke deres netværk og ikke mindst få en lang række gode oplevelser.
 
IDA har et motto: ”Viden der styrker”. Som aktiv i IDA er du med til at give viden der styrker til medlemmer, hele ingeniør/cand.scient. standen og samfundet generelt – både fagligt, jobmæssigt og politisk.
 
Har du forslag til forbedringer eller gode idéer, så tøv ikke. Send endelig dine input på mail til din netværkskoordinator.
 
Vi håber, at du selv bliver styrket og at du styrker andre gennem dit aktive virke i IDA. 
 
Velkommen til og rigtig god fornøjelse!
  • Planlægning af mit første arrangement

    Fastsæt en arrangementsansvarlig
    Det kan være et bestyrelsesmedlem eller en interesseret ildsjæl. Hvis den ansvarlige ikke er medlem af bestyrelsen, så udpeg en kontaktperson i bestyrelsen.

    Fastlæg emnet
    Fastlæg, hvad formålet med arrangementet er, og hvem målgruppen er. Tag fx udgangspunkt i et aktuelt tema eller ønsker fra IDAs medlemmer. Afgør om arrangementet skal være et foredrag, et virksomhedsbesøg, en paneldiskussion, et netværksarrangement el.lign.

    Bookning af foredragsholder, mødeleder eller kulturel institution
    Kontakt og træf aftaler. Overvej evt. honorar. Et undervisningshonorar er fritaget for moms, da IDA er en forening. Du skal huske at få foredragsholders cpr-nr. af hensyn til beskatning. Du kan også vælge at indkøbe en gave til foredragsholder. Vær opmærksom på, at gaven max må koste 1.000 kr., hvis foredragsholder ikke skal beskattes. Husk at få aftalt aflysningsbetingelser som fx dato og minimum antal deltagere.

    Udarbejd et budget
    Der skal bl.a. tages stilling til deltagerbetaling i forbindelse med den tilknyttede enheds regler − herunder om betalingen skal være differentieret i forhold til medlemmer eller ledsagere og eksterne. Til betaling af større møder kan der laves et forskud. Hvis dette ønskes, skal du kontakte din netværkskoordinator senest 4-5 arbejdsdage før betaling.

    Samarbejdspartnere
    Samarbejdspartnere kan eksempelvis være andre IDA enheder, eller det kan være organisationer eller virksomheder uden for IDA-regi. Hvis I samarbejder med andre, så husk at lave klare aftaler om økonomien, og aftal også hvordan markedsføringen skal foregå – bl.a. i forhold til brug af hinandens logo etc.

    Fastlæg dato, tidspunkt, varighed og sted
    Hvis arrangementet foregår i IDA Mødecenter i København, bookes lokaler online.

    Bookning af lokaler på lokalkontorerne i Odense, Aalborg og Aarhus sker gennem din netværkskoordinator. Husk, at der også skal bookes og budgeteres med en aftenvang. 

    Hvis arrangementet skal foregå et andet sted, træffer du selv aftaler om lokaler og forplejning.

    Fastsæt min./max antal deltagere og sidste tilmeldingsfrist
    Afstem eksterne foredragsholdere og deres forventninger til deltagerantal. Sidste tilmeldingsfrist bør fastlægges i forhold til afbestillingsbetingelser.

    Fastlæg eventuel forplejning
    Husk at bestille forplejning i forbindelse med lokale-reservationen. Ved arrangementer i Ingeniørhusene skal det gå gennem netværkskoordinatoren. Ved arrangementer andre steder står du selv for bestillingen.

    Praktiske detaljer
    Overvej fx:

    • Navneskilte til foredragsholdere/deltagere
    • Panelskilte (ved paneldiskussion)
    • Bord- og stoleopstilling
    • Brug af av-udstyr

    Udarbejd en markedsføringsplan
    Kontakt din netværkskoordinator, hvis du har særlige annonceringsønsker. Arrangementet vil automatisk blive tilgængeligt på universe.ida.dk, så snart det er blevet publiceret i Mødesystemet. Arrangementer vil herefter blive markedsført i de nyhedsmails, som netværkskoordinatoren sender til alle de medlemmer af enheden, som har oplyst e-mailadresse. I kan derudover mod betaling vælge at indrykke en annonce i Mediehuset Ingeniøren eller fagblade.

    Hjælp fra IDA

    Alle IDA-enheder har en netværkskoordinator tilknyttet. Netværkskoordinatoren kan hjælpe med markedsføring og bestilling af lokaler i Ingeniørhusene. Husk at orientere netværkskoordinatoren om beslutningerne, når I har besvaret de 10 ovenstående overskrifter. På den måde bliver det lettere at yde den rette hjælp fra Teknologi og Netværk. Har I brug for hjælp til udvikling af arrangementer, er I ligeledes velkomne til at kontakte enten jeres netværkskoordinator eller en af IDAs udviklere.

    Du finder din netværkskoordinator under din enheds hjemmeside på ida.dk.

    IDAs regionale netværk
    IDAs fagtekniske netværk

    Efter afholdelse
    Umiddelbart efter et arrangements afholdelse, og senest 14 dage efter, skal I indsende regninger og udlæg.

    Rejseafregning: Husk at skrive dato, sted, arrangementsnummer og arrangementstitel, medlemsnummer m.v. på regningen/rejseafregningen.

    Faktura fra leverandører kan sendes direkte til idafaktura@ida.dk. Husk at faktura skal påføres enhedens navn og netværkskoordinator.

    Se også Anvendelse af IDAs midler

    Evaluering af et arrangement
    Alle IDAs arrangementer bliver evalueret. Evalueringen sendes elektronisk til deltagerne, når arrangementet er slut. Arrangører og foredragsholdere får ikke en mail om evaluering, da de ikke skal evaluere sig selv. Efter 7 dage modtager foredragsholder og arrangører en mail med link til en samlet evaluering.

    Nationale og internationale arrangementer
    Netværkskoordinatoren og udvikleren kan sparre omkring arrangementsplanlægning generelt, markedsføring samt alle administrative og praktiske opgaver i relation til store konferencer. Det er vigtigt, at du tidligt i forløbet inddrager netværkskoordinatoren, så administrationen kan være med i processen.

    Du kan finde drejebogen for store konferencer her (pdf).

    Ved store konferencer kan I få hjælp af netværkskoordinatoren til at bestille lokaler m.v. I kan ligeledes sparre med administrationen i forhold til eksterne partnere.

    Under din enheds hjemmeside på ida.dk, kan du se hvem der er din netværkskoordinator.

    IDAs regionale netværk
    IDAs fagtekniske netværk

  • Oprette arrangement på hjemmesiden

    Som aktiv kan du selv oprette arrangementer på universe.ida.dk. Vi har lavet 2 guides, som hjælper dig med at oprette dit arrangement.

    Guide til oprettelse af arrangement
    Her kan du se hvordan du opretter et arrangement. Hav alt dit materiale, tekst og tid/sted klar, inden du går i gang. Så undgår du, at blive timet ud midt i oprettelsen. Hvis du har været inaktiv i 20 minutter på IDAs hjemmeside, bliver du automatisk logget ud.

    Guide til oprettelse af arrangementsdetaljer
    Under arrangementsdetaljer kan du bl.a. oprette annoncer til Ingeniøren, tilvalg (fx ledsager), middag mv., samt tilmelde en oplægsholder.

    Zendesk
    Vi har valgt at bruge IDAs supportsystem til behandling af sager vedrørende IDAs mødesystem. Systemet hedder Zendesk. 

    Sådan opretter du en sag
    Sager oprettes via http://support.ida.dk. Gå ind via linket, og udfyld alle felter. Under tilhørsforhold, er det meget vigtigt at du vælger parlamentariker, så sagen kommer til de rigtige. Nedenfor kan du se et eksempel på en udfyldt sag.

    Når du har oprettet en sag, vil du modtage en mail med et sagsnummer, og der vil også være et link, hvorfra du kan gå ind på sagen. Du modtager en mail, når der kommer svar eller ændringer på sagen. Du kan vælge at besvare på mailen, hvorefter dit svar vil blive tilføjet til sagen, eller du kan skrive i sagen ved at logge ind på http://support.ida.dk via linket i mailen.

    Følg din sag og se lukkede sager
    Du kan følge din sag og se tidligere sager ved at gå til http://support.ida.dk og klikke på ”Log Ind”. Her taster du din mail og dit password til Zendesk. Hvis du har glemt dit password, eller ikke har oprettet et endnu, kan du ændre/bestille det ved at klikke på ”Jeg har glemt mit password” og oprette dig.

    Afmeldingsfrist
    Hvis en mødedeltager vil afmelde sig, kan de gøre det via vores mødeportal, og de kan også afmelde sig, selv om afmeldingsfristen er overskredet. Men hvis afmeldingsfristen er overskredet, får de ikke pengene retur.

    Grunden til at vi har valgt denne løsning er, at det giver jer et bedre overblik over, hvor mange der reelt kommer, og det formindsker forhåbentlig antallet af no-shows. Derudover giver det mulighed for, at deltagere på ventelisterne kan komme med.

    Deltagerbetaling
    I/bestyrelsen fastsætter selv deltagerbetalingen ved de forskellige arrangementer.

    I fastsætter deltagerbetalingen under hensyntagen til arrangementets budget – skal arrangementet være udgiftsneutralt, skal det give overskud, eller må det gerne give underskud, hvad er prisniveauet for sammenlignelige tilbud og hvilken pris har jeres målgruppe mulighed for at betale?

    På sociale arrangementer, er det muligt at oprette tilvalg, fx ledsagere, børn, m.v., og her er det en god idé at sætte prisen højere end medlemsprisen.

    Husk, at en for høj deltagerpris kan skræmme deltagere væk – en for lav deltagerpris kan signalere ”mangel på kvalitet”.

    Se retningslinjer for IDA-betalt rejse, middag og overnatning i dokumentet Anvendelse af IDAs midler.

  • Lokalebooking og vinbestilling

    Lokaler i IDA København

    Hvis arrangementet skal holdes i IDA Mødecenter i København, kan du booke lokale via Mit IDA. Du skal være logget ind, før du har adgang til formularen.

    • Først vælger du lokalestørrelse
    • Herefter kan du se (via farvekode), hvornår der er et ledigt lokale
    • Når du har valgt lokale, trykker du på ”Forespørg bookning”-knappen
    • Udfyld skemaet og tryk på ”Send forespørgsel”-knappen
    • Der sendes en mail til IDA Mødecenter
    • IDA Mødecenter sender endelig bekræftelse på din forespørgsel til dig og din netværkskoordinator, når de har behandlet din henvendelse.

    Vær opmærksom på, at du først har lokalet, når det er bekræftet fra IDA Mødecenter. Der kan være flere, som har forespurgt på det samme lokale.

    Forplejning bestilles i samarbejde med din netværkskoordinator.

    For enheder som udarbejder halvårsprogrammer, bliver lokalebestilling fortsat foretaget af din netværkskoordinator.

    Lokaler på de regionale kontorer
    Hvis arrangementet skal holdes på et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Aarhus, skal lokale og forplejning bestilles gennem jeres netværkskoordinator. Vær opmærksom på, at der også skal budgetteres med udgifter til en aftenvagt. I forhold til vingaver er det arrangøren selv, som skal sørge for at bestille og medbringe dette.

    Lokaler hos eksterne udbydere
    Hvis mødet foregår uden for et af IDA-husene, sørger du selv for at få bestilt lokale og forplejning.

    Vinbestilling i København
    Vi har nu gjort det nemt og enkelt for dig at bestille vin til de møder/medlemsarrangementer som afholdes i IDA Mødecenter i København. Her har du linket til vinbestillingsformularen

    Vi har også lavet en vejledning til vinbestillingsformularen. Husk at du skal logge på IDA.dk først.

    Når du har udfyldt din bestilling og valgt ”Send bestilling”, modtager du straks en bekræftelse på din bestilling i din mailboks samtidig med at der sendes bekræftelse til din netværkskoordinator.

    Modtager du ikke denne bekræftelse er bestilling ikke gået igennem, og du bedes kontakte netværkskoordinator. Tjek først din uønsket mail og reklamemail, hvis bekræftelse fejlagtigt er havnet her. 

    IDA logo-gaver
    Du har mulighed for at bestille IDA logo-gaver via IDAs webshop. Webshoppen er stedet, hvor du kan bestille IDA-merchandise, brochurer m.v., og det kan du 24/7, når det passer dig. I webshoppen kan du se varerne på hylderne, lagerstatus og priser, og med en bestilling er varerne hurtigt på vej til dig. Du kan også få priser eller ideer til andre varer, der passer til netop dit behov til fx et netværk eller et arrangement.

    Du skal oprette et log-in for at kunne handle, og du kan,under betalingen, vælge din netværkskoordinator som godkender af ordren. 

  • Markedsføring

    En vigtig opgave som bestyrelsesmedlem er at få gjort jeres medlemmer opmærksom på de spændende arrangementer, som du og din bestyrelse gennemfører. Folderen Skriv bedre tekster er et gør-det-selv-værktøj, som er udarbejdet specielt til bestyrelsesmedlemmer i IDA i forhold til at skrive bedre tekster til arrangementerne.

    I guiden får du gode råd og ideer til, hvordan du får succes med markedsføringen af arrangementer. Du får inspiration til, hvordan du planlægger din markedsføring, fanger din målgruppe og skriver, så det bliver læst. Du finder også en række gyldne regler for udarbejdelsen af nyhedsbreve og tekster til internettet.

    Udsendelse af nyhedsmails
    Det er jeres netværkskoordinator, der udsender nyhedsmails til jeres enheds medlemmer. Kontakt jeres netværkskoordinator for nærmere information.

    De regionale nyhedsmails omhandler alle de arrangementer, der afholdes i regionen; dette gælder dog ikke for Københavns Region.

    Sociale medier
    Din bestyrelse eller enhed kan oprette grupper på sociale medier – Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram og mange flere. I kan dermed markedsføre jeres arrangementer over for medlemmer af gruppen. Gruppen er jeres egen, så det er jer selv der opretter og varetager al aktivitet på siden.

    HUSK i den forbindelse

    • Opmærksomhed: De sociale medier passer ikke sig selv. En ikke-opdateret gruppe eller en gruppe ”uden liv” er dårlig reklame for jeres IDA-enhed.
    • Forankring: En eller flere personer i jeres bestyrelse bør have depechen og skabe aktivitet i gruppen.
    • Vedholdenhed: Det kræver tid og ressourcer at blive synlig i sociale medier.

    LinkedIn-gruppe for aktive i IDA
    IDA har oprettet en LinkedIn-gruppe til brug for de aktive i IDAs selskaber og regionale enheder, hvor du kan dele dine erfaringer med dine bestyrelseskolleger. Det kan være, at du fx sidder med en viden, som du vurderer andre kunne have glæde af. Brug gerne siden som en platform for videndeling og erfaringsudveksling – jo mere des bedre.

    Du kan finde siden her, og melde dig til gruppen.

    Arrangementer i arrangementssystemet på universe.ida.dk
    Alle teknologiske og regionale arrangementer i IDA markedsføres via hjemmesiden universe.ida.dk. Her kan medlemmerne se arrangementernes indhold og program, ligesom de kan tilmelde sig.

    For at et arrangement kan komme på hjemmesiden, skal det oprettes i IDAs mødesystem. Du eller en anden fra bestyrelsen kan oprette via IDAs portal på nettet. Du finder en vejledning til oprettelse af arrangementer på Parlamentariker-sitet på ida.dk under punktet Opret et arrangement. Bemærk at der ligger to forskellige vejledninger – en guide til oprettelse af arrangement og en guide til oprettelse af detaljer på et arrangement.

    Når din enhed udbyder arrangementer, bliver de markedsført via enhedens nyhedsmail og sendt ud til medlemmerne. Det er jeres netværkskoordinator, som sørger for udsendelsen, og som i de fleste tilfælde styrer hvornår og hvor mange nyhedsmails, der bliver sendt ud. Skulle du have ønsker eller ændringsforslag til dette, er du velkommen til at tage en snak med netværkskoordinatoren.

    IDA har udarbejdet en mailskabelon, som giver jeres mailudsendelser et flot, indbydende og professionelt udseende. Nedenfor kan I se, hvordan mailen ser ud (Østjysk Region er brugt som eksempel):

    Med mindre I har specielle ønsker til den tekst som skal stå i nyhedsbrevet, så er det netværkskoordinatoren, som selv udarbejder en egnet tekst ud fra den tekst der ligger på arrangementet. Hvis I selv vælger at udarbejde en tekst, så gør jeres nyhedsmails så overskuelige, informative og brugbare som muligt ved at følge nedenstående gode råd:

    Der er to simple modeller, som du med fordel kan anvende, når du skal skrive arrangementstekster; EFU- og AIDA-modellen:

    EFU
    Egenskaber   → Hvad er det? (fakta)
    Fordel             → Hvad kan det? (funktion)
    Udbytte           → Hvad får jeg ud af det? Hvad betyder det for mig?

    AIDA
    Attention         → Hov, hvad var det
    Interest            → Det ser interessant ud
    Desire             → Det har jeg lyst til
    Action             → Jeg gør det

    Tag udgangspunkt i modtageren! Lad være med at tænke på, hvad I selv synes er vigtigt og interessant at få med. Tænk i stedet på, hvad modtageren har brug for at vide - hvad han/hun skal have ud af at læse jeres nyhedsbrev. Gør også brug af links til IDAs hjemmeside. Links kan fx føre til en samlet oversigt over alle jeres arrangementer de næste tre måneder, til beskrivelsen af et enkelt arrangement, til jeres forum eller til jeres egen hjemmeside på ida.dk. Kontakt din netværkskoordinator, hvis du ønsker sparring til formulering af gode markedsføringstekster.

    Fagtekniske klynger
    For at skabe en synergieffekt netværkene imellem er alle de faglige netværk inddelt i en række faglige klynger. Se alle klyngerne på Universe. Ud over at styrke synergien åbner klyngedannelsen også op for en bredere markedsføringsmulighed. Mange arrangementer har faglige overlap med andre selskaber, og kan derfor også være interessante for andres selskabers medlemmer. Der sendes som udgangspunkt nyhedsmails ud til klyngerne en gang i kvartalet eller efter behov. Der er udpeget en række redaktører blandt netværkskoordinatorerne, der styrer udsendelserne af klyngemails til de enkelte klynger.

  • Annoncering i Ingeniøren

    Når du skal bestille en annonce, skal du kontakte Ingeniøren, via mail. Du kan finde priser og kontaktperson her i dokumentet.

    Det er ikke længere muligt at bestille annoncer via arrangementsoprettelsen.

    Dit arrangement vil stadig automatisk fremgå af arrangementskalenderen med titel (max 55 tegn), dato og arrangementsnummer. 

  • Deltagerlister

    Som aktiv har du mulighed for at se deltagerlister på dine egne arrangementer, og de arrangementer, der er oprettet af din enhed. Disse lister er kun til intern brug, da de indeholder fortrolige oplysninger, og de må derfor ikke deles med andre.

    Du kan finde deltagerlister til dine og dine enheders arrangementer på ida.dk

    Deltagerlister du ikke må udlevere
    https://ida.dk/user/3318/my-events

    Deltagerlister du må udlevere
    https://ida.dk/user/3318/upcoming-events

    Husk, du skal være logget ind først for at kunne se deltagerlisterne.

    Hvis du er tilmeldt arrangementet, har du og de andre deltagere også mulighed for at trække en deltagerliste. Denne liste er til ekstern brug, og må udleveres til alle. Det er kun tilmeldte på arrangementet, der har adgang til den eksterne deltagerliste. 

  • Evaluering

    Alle arrangementer bliver evalueret elektronisk. Dermed får du som arrangementsplanlægger en guldgrube af viden, som du kan anvende ved planlægningen af kommende arrangementer.

    Fakta:

    • Evalueringsskema udsendes pr. mail til alle tilmeldte, som har opgivet mailadresse. Der sendes ikke til ledsagere.
    • Der udsendes IKKE evalueringsskema til arrangør/foredragsholdere /underviser, da disse ikke skal kunne evaluere eget indlæg/arrangement.
    • Skemaet udsendes 1 minut efter planlagt mødeafslutning. Dvs. hvis et arrangement er planlagt til at slutte d. 20/1 kl. 21.30, sendes skemaet d. 20/1 kl. 21.31.
    • 7 dage efter afholdelse kan deltagerne, på samme udsendte link, se den sammentalte evaluering uden kommentarer.
    • 7 dage efter afholdelse sendes der også en færdig evaluering til arrangør, netværkskoordinator og foredragsholdere/undervisere.

    IDA har sat et kvalitetsmål på 7,8 (på en skala fra 1-10, hvor 10 er bedst) ved tilfredshed generelt.

    Hvis en deltagers evaluering er på 3 og derunder, sendes der automatisk en mail til den ansvarlige netværkskoordinator. Netværkskoordinatoren giver arrangøren besked om den dårlige evaluering og hvad, der skal ske videre.

    Husk at anvende den viden, evalueringsskemaerne giver dig. Og del gerne din viden med andre arrangementsplanlæggere.

    Eksempel på evaluering:

  • Kasserers og bestyrelsens ansvar

    Bestyrelsens ansvar

    •  At sikre at enhedens økonomiske midler disponeres ud fra de bestyrelsesbeslutninger der er taget
    • At sikre at enhedens økonomiske midler disponeres ud fra de retningslinjer der er udmeldt af IDA
    • At fordele de frie midler som regionen har, ud til afdelinger og udvalg

    Kasserers ansvar

    • Løbende at kontrollere enhedens regnskaber (der publiceres på ida.dk) med henblik på at finde eventuelle fejlkonteringer
    • At sikre at alle udgifts- og indtægtsbilag der vedrører enheden er med i regnskabet (i de rigtige år)
    • At godkende enhedens regnskab ved årets udgang

    Kritisk revisors ansvar

    • at påse og vurdere hvorvidt de respektive regnskabsenheders økonomiske aktiviteter er i overensstemmelse med regnskabsenhedens vedtægtsforhold og mål. I disse vurderinger indgår enhedens budget (om muligt) og vedtagne beslutninger om forbrug
    • at varetage den udpegede regnskabsenheds interesser og kontrollere om opstillede økonomiske mål nås, og om der i øvrigt bliver handlet forsvarligt med foreningens midler.
  • Afregning af rejser, udlæg, forskud, fakturakrav mv.

    Afregning af rejser og udlæg
    Når du har afholdt udgifter i forbindelse med aktiviteter for IDA, afregner du ved at udfylde vores blanket Afregning af rejser og udlæg. Du bruger blanketten, også selv om du ikke har haft rejseomkostninger.

    Afregning af rejser og udlæg

    I blanketten kan du vedhæfte evt. scannede/fotograferede bilag, før der trykkes på ”send” i formularen. Når du har sendt formularen, får du en mail-kvittering hvor afregningen er vedhæftet.

    Har du ikke adgang til scanner eller kamera til brug for vedhæftning, jf. ovenstående, skal du også bruge denne formular. Men i disse tilfælde skal du sætte hak i feltet ”bilag eftersendes” og følge den vejledning, som kommer under feltet. Læs de beskrevne retningslinjer for godtgørelse nederst på siden før udfyldelse af rejseafregningen.

    Læs om reglerne for, hvad IDA yder godtgørelse for i Notat om anvendelse af IDA-midler (pdf)

    Oplysninger på faktura og afregning til IDA
    Der er en række krav til indholdet i en faktura. Se momsbekendtgørelsens § 58, stk. 1. Disse krav gælder også for afregningsbilag, kreditnotaer, elektroniske fakturaer og rejseafregninger.  I pdf-filen nedenfor, kan du se hvilke informationer en faktura skal indeholde, samt finde en formular (side to i filen), som kan udfyldes af arrangøren og afleveres til leverandøren. Fakturaer kan sendes direkte til idafaktura@ida.dk

    Krav til faktura

    Momsregler i forbindelse med undervisningsydelser 
    IDA har nogle særlige momsregler i forbindelse med undervisningsydelser. Hvis der er tale om et kursus som er specieltilrettet IDA kan vi bede underviseren om at fakturere os uden moms. Din netværkskoordinator har et notat fra vores revision der nærmere beskriver denne ordning, og som kan sendes til eventuelle undervisere. Vi kan dog ikke tvinge en underviser til at fakturere os uden moms.

    Forskud
    Ønsker du et forskud ifm. et arrangement, sendes en forespørgsel til din netværkskoordinator i god tid (7-10  dage før arrangementet) med oplysning om:

    • Arrangementsnr., titel og dato
    • Beløbets størrelse - og hvad beløbet skal bruges til
    • Dit navn
    • Dit medlemsnr.
    • Dit kontonr.

    Når arrangementet er afholdt, indsender du en afregning (se ovenfor) med bilag. Husk at påføre forskuddet.

    Når du har afregnet et arrangement via den elektroniske blanket, vil det fremgå, om der vil være et restbeløb til udbetaling eller indbetaling efter modregning af dit forskud. Har du fået for meget i forskud, skal dette indbetales i løbet af 3 dage til Danske Bank, reg. nr. 4183 - konto nr. 3119404908.
    Det er vigtigt at du angiver ”forskud” + dit medlemsnummer i tekstfelt til modtageren

    Vigtigt: Forskuddet må kun anvendes til det pågældende arrangement. Du må altså ikke overføre beløb til andre arrangementer.

  • Regnskaber, økonomi og statistik

    IDAs selskaber og regionale enheder tildeles midler ud fra mål- og rammestyring. Hvert år indgås aftale om den økonomiske tildeling og aktivitetsniveauet. I de følgende afsnit kan du læse mere om mål- og rammestyrings-principperne og om, hvordan du kan følge med i regnskaberne.

    Rammeaftaler
    Økonomien for selskaber, regioner, afdelinger og udvalg tager udgangspunkt i rammeaftaler aftalt med Hovedbestyrelsen. Alle selskaber indgår hvert andet år en rammeaftale, og regioner indgår en rammeaftale en gang om året. Det kommende års økonomiske tildeling og aktivitetsniveau beskrives i rammeaftalen.

    Regioner
    Hver region forvalter selv deres økonomi og tildeling til underliggende udvalg. Regionerne håndterer fordelingen forskelligt, så spørg ind til budget eller fordeling hos din regionsformand, hvis du er i tvivl.

    IDAs regioner får hvert år tildelt midler fra IDAs Hovedbestyrelse.

    KUR (Koordinerende Udvalg for Regionerne) indsender i juni ønsker til det kommende års ramme til behandling på Hovedbestyrelsens budgetseminar i september.

    Ud af den samlede ramme, der bevilges til regionerne, bliver der afsat et beløb til en pulje til fordeling i løbet af året til ekstraordinære aktiviteter eller til at understøtte regioner med særlige behov. KUR fordeler selv disse midler ud fra fastsatte kriterier og behandling af ansøgninger til puljen. Der er udarbejdet en skabelon, som skal benyttes ved ansøgning. Ansøgningen indsendes via regionsformanden.

    Når KUR evaluerer deres tildeling og evt. omfordeler midler mellem regionerne, sker det ud fra følgende fokuspunkter:

    • Antal førstegangsdeltagere
    • Antal deltagende IDA-medlemmer
    • Demografi
    • Kvalitet i arrangementerne
    • Økonomi målt på:
      o   IDA-tilskud pr. IDA deltager
      o   Driftsudgift pr. IDA deltager
      o   Egenbetalingsprocent
    • Evt. selvvalgte fokuspunkter

    Selskaber
    I andet halvår udarbejder selskabet udkast til rammeaftale for det kommende år. Rammeaftalen indeholder oversigt over forventet aktivitetsniveau og ressourcebehov. Udkastet drøftes evt. med Hovedbestyrelsens kontraktudvalg, og gennem dialog fastsættes endelig rammeaftale for det kommende år.

    Ansøgning om ekstraordinære midler
    Det er muligt at søge om ekstraordinære midler fra Kontraktudvalgets pulje til fagtekniske selskabers aktivitet, hvis et arrangement eller en opgave er af en sådan karakter, at det ikke kan indeholdes i enhedens budget for perioden, og forventede udgifter ikke kan dækkes af enhedens formue.

    Ansøgningen skal som minimum indeholde:

    • Formål
    • Fokusområder
    • Budget
    • Ressourcevurdering (nødvendige IDA-personaleressourcer i forhold til aktiviteten)
    • Resultatvurdering
    • Perspektivering

    Der bevilges som hovedregel ikke puljemidler til driftsopgaver, medmindre der er tale om et pilotprojekt med sigte på eventuel senere finansiering af aktiviteten over IDAs driftsbudget.

    Kontakt din netværkskoordinator, hvis behov for ansøgning om ekstraordinære midler opstår.

    Hvordan kan vi følge med i regnskaberne?
    Alle kasserere, arrangementsansvarlige samt andre bestyrelsesmedlemmer kan følge udviklingen i enhedernes økonomi på Mit IDA.

    Når du er logget på Mit IDA, vælger du Regnskaber i højre side under rubrikken ”Dokumentbibliotek”. Når du logget ind, kan du finde det relevante regnskab i listen.

    Vær opmærksom på, at oplysningerne altid skal sættes i forhold til det budget, som kassereren har udarbejdet, ligesom en vis forsinkelse i betalingen af regninger for afholdte arrangementer m.v. må påregnes.

    Vær samtidig opmærksom på, at regnskaberne kun giver et retvisende billede, hvis jeres regninger er indsendt. Husk derfor at indsende regninger så hurtigt som muligt.

    Der kan trækkes følgende rapporter:

    For de enkelte enheder (Regionale enheder og selskaber):

    • Regnskab
    • Note 3 (Arrangementsstatistik)
    • Statistikark

    Desuden kan der for regionerne trækkes:

    • Koncernregnskab
    • Samlet statistikark for hele regionen
    • Samlet statistik for alle regioner

    Den 8.-10. hverdag i måneden bliver sidste måneds regnskab tilgængeligt på ida.dk.

  • Generalforsamling, årsmøder og bestyrelsesmøder

    Generalforsamlinger og Årsmøder
    Der er en del at huske i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger og årsmøder. Hvis I vil være sikre på at få det hele med, kan nedenstående måske være en hjælp.

    Bestilling af mødelokale
    Generalforsamlinger skal afholdes i perioden 15. februar til 31. marts i henhold til enhedens vedtægter. Hvis generalforsamlingen skal holdes i IDA Mødecenter eller på et af de regionale kontorer, skal lokale og forplejning bookes gennem jeres netværkskoordinator. Hvis mødet holdes et andet sted, står bestyrelsen for det praktiske.

    Vær opmærksom på, at der er pres på lokalerne i København, Odense, Aalborg og Aarhus, da alle enheder skal afholde generalforsamling inden for samme afgrænsede periode. Fastlæg derfor datoen for generalforsamlingen i god tid.

    Dagsorden
    Før generalforsamlingen skal der forberedes en dagsorden. Dagsordenen fremgår af enhedens vedtægter/forretningsorden, men skal efter lovene mindst indeholde de punkter, der fremgår af rammevedtægternes § 7 (fagtekniske selskaber og regioner) eller § 6 (afdelinger).

    IDAs Lov og vedtægter finder du her

    Ønsker et medlem at stille forslag til dagsordenen, skal dette gøres skriftligt jvf. frist i enhedens vedtægt.

    Valgperioder/genvalg
    Vær opmærksom på hvilke bestyrelsesmedlemmer, der kan og vil genvælges. Hvis der skal vælges nye medlemmer, bør de kontaktes i god tid, så de kan give deres tilsagn. Din netværkskoordinator er gerne behjælpelig med klarlægningen af, hvem i bestyrelsen der er på valg og om de kan genvælges.

    Formandens beretning
    Det er formandens opgave at udarbejde en beretning for årets forløb. Beretningen skal fremlægges for medlemmerne på generalforsamlingen. Til inspiration til formandens beretning er det en god idé at kigge i generalforsamlingspakken. Du kan finde generalforsamlingspakken her, under øverste punkt: 0. Rapporter vedr. IDA-enheder generelt. 

    Beretning til IDAs generalforsamlinger
    Administrationen udarbejder en beretning for det fagtekniske område. Denne sendes til formanden, som kan anvende den som supplement til enhedens egen beretning. På det regionale område bliver der sendt en skabelon til alle regionsformænd, som de kan bruge til hjælp til beretningen.

    Årsregnskab og budget
    Årsregnskabet udarbejdes af IDA. Regnskabet skal være revideret og underskrevet af den valgte kritiske revisor og enhedens kasserer. Frist for underskrift vil fremgå af informationsbrev fra økonomiafdelingen. Ved generalforsamlingen skal enhedens regnskab godkendes og budget for det løbende år opstilles.

    Praktiske detaljer
    Generalforsamlingen indledes med formandens velkomst, og derefter bliver der valgt en dirigent for mødet. Husk at indgå aftale med en dirigent i god tid inden generalforsamlingen og orientér netværkskoordinatoren om valget.

    Netværkskoordinatoren sender relevant materiale til formand, kasserer og dirigent elektronisk.

    Stemmesedler sendes via mail til formanden eller medbringes af administrationen.

    Netværkskoordinatoren står desuden til rådighed i tolkning af vedtægter og genvalgsregler.

    Annoncering/Indkaldelse
    Vær opmærksom på fristen for annoncering/indkaldelse i.h.t. enhedens vedtægt. Kontakt netværkskoordinatoren i god tid før annoncering/indkaldelse ønskes bragt. Netværkskoordinatoren sørger for annoncering/indkaldelse i.h.t. vedtægten − typisk på ida.dk og i nyhedsbrev.

    Deltagelse fra administrationen
    På regionens generalforsamling vil et hovedbestyrelsesmedlem, en direktør fra IDA og en IDA medarbejder fra Teknologi og Netværk, som udgangspunkt være til stede, og tager også beslutningsreferat af generalforsamlingen.

    Når generalforsamlingen er afholdt
    Når generalforsamlingen er overstået, skal referenten sende beslutningsreferat til godkendelse hos dirigenten. Referatet kan godkendes via mail. Når referatet er godkendt, sender netværkskoordinatoren det til bestyrelsesmedlemmerne. Husk hurtigst muligt efter generalforsamlingen at afholde konstituerende bestyrelsesmøde.

    I bedes orientere netværkskoordinatoren om konstitueringen, så sørger koordinatoren for at der udarbejdes nye bestyrelseslister og IDAs hjemmeside bliver opdateret.

    Opdaterede bestyrelseslister danner grundlag for trækningsrettigheder (deltagerlister/regnskaber), udsendelser og orientering fra IDA generelt.

    Regionsrådsmøder og bestyrelsesmøder
    Det er vigtigt, at den enkelte enheds bestyrelse sikrer et rimeligt forhold mellem det aktivitetsniveau som kommer IDAs medlemmer til gavn og antallet af afholdte bestyrelsesmøder. Her kan afholdelse af virtuelle bestyrelsesmøder være et godt alternativ, som både sparer penge for enheden og tid for det enkelte bestyrelsesmedlem. Kontakt din koordinator om denne mulighed.

    Planlæg i god tid
    Bestyrelsesmøderne bør planlægges i god tid. Fastlæg datoer og tidspunkter for et halvt eller et helt år ad gangen. Send en mail til netværkskoordinatoren med datoerne, når møderne ligger fast.

    Netværkskoordinatoren deltager ikke i bestyrelsesmøderne, men holder sig underrettet om bestyrelsens arbejde og aktiviteter via mødereferaterne.

    Bestilling af mødelokale
    Hvis bestyrelsesmødet skal holdes i Ingeniørhuset i København eller et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Aarhus, skal lokale og forplejning bestilles gennem jeres netværkskoordinator.

    Hvis mødet foregår et andet sted, sørger I selv for at bestille lokale og forplejning.

    Deltagelse i bestyrelsesmøder
    Netværkskoordinatoren kan efter aftale med formanden tage imod afbud, såfremt mødet afholdes i Ingeniørhuset i København eller på et af de regionale kontorer. Det er vigtigt, at netværkskoordinatoren får besked om antal deltagere mindst to arbejdsdage før mødets afholdelse af hensyn til afbestilling af forplejning.

    Udsendelse af dagsorden og referat
    Det er bestyrelsens egen formand eller bestyrelsens sekretær, som står for udsendelsen af dagsorden og referat til bestyrelsesmedlemmerne på mail med kopi til netværkskoordinatoren.

    Regninger/udlæg
    Husk at sende afregninger ift. afholdelse af bestyrelsesmødet senest 14 dage efter mødet. Du bedes udfylde rejseafregningen med dato, sted, medlemsnummer mv.

    Dokumentation for afholdte udgifter skal vedhæftes.

    Hvis du har udlæg for udgifter i forbindelse med et arrangement skal du indsende information om arrangementsnr., titel og dato samt beløbs størrelsen samt eget medlemsnr. og kontonr. til din koordinator.

    Udlægget må kun afregnes på det pågældende arrangement. Udlægget afregnes senest 14 dage efter arrangementets afholdelse.

    Koordineringsmøder/planlægningsmøder
    Netværkskoordinatoren kan deltage ved et årligt bestyrelsesmøde umiddelbart efter generalforsamlingerne og her hilse på nye bestyrelsesmedlemmer. Det tilstræbes, at mødet holdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer. 

    Du kan se hvem din netværkskoordinator er, inde på din enheds hjemmeside på ida.dk.

    IDAs regionale netværk
    IDAs fagtekniske netværk

  • Udvalgslister

    På ida.dk, under din enhed, kan du finde en udvalgsliste. Listen finder du bagved linket ”Kontakt til bestyrelsen” i ”Kontakt”-boksen. Listen indeholder alle udvalgs- og bestyrelsesmedlemmer, og her kan du også se, hvem der er netværkskoordinator for enheden.

    Hvis du ikke er logget ind, kan du se bestyrelsesmedlemmernes navne, stillingsbetegnelse og deres rolle i bestyrelsen. For at se kontaktoplysninger skal medlemmer være logget ind.

    Når man er logget ind, kan du se kontaktinformation på de enkelte udvalgsmedlemmer, som har givet samtykke til at få sine oplysninger vist. For at få vist dine informationer, skal du ændre dit samtykke til hvad der vises, under Min profil i afsnittet under samtykker.

    Inde på Mit IDA under fanen ”Parlamentariker”, kan du finde en side med links til alle udvalgslister i IDA

  • Din enheds hjemmeside

    Alle enheder i IDA har egen hjemmeside.

    De faglige netværks hjemmesider indeholder oplysninger om enhedens formål og aktiviteter, et billede, der matcher fagområdet, et link til kommende arrangementer, info om medlemskab, et link til bestyrelseslisten samt navn og kontaktdata på enhedens netværkskoordinator.

    Siderne er statiske i den forstand, at de i mindst mulig grad skal indeholde informationer, som forældes med tiden − fx indbydelser til arrangementer.

    De faglige netværks hjemmesider ligger på IDA Universe.

    Regionernes hjemmesider indeholder et link til de arrangementer, der afholdes i regionen, regionens bestyrelse, afdelinger og udvalg samt navn og kontaktdata på enhedens netværkskoordinator.

    De regionale enheder ligger på IDA.dk.

    Vi opfordrer alle bestyrelser til at gennemgå materialet på deres ”egen” hjemmeside en gang imellem, så informationerne er opdateret. Jeres hjemmeside kan også bruges til at tiltrække nye potentielle aktive, så det er derfor vigtigt, at indholdet er spændende og aktuelt.

    Hjemmesiden følger en fastlagt skabelon. Skabelonen sætter rammerne for opsætningen på siden, indhold og brug af billeder. Det er derfor ikke alt, der kan ændres på hjemmesiden.

    Har du ønsker og ideer til hjemmesiden, er du altid velkommen til at henvende dig til din netværkskoordinator, så vil vi i videst muligt omfang forsøge at imødekomme dine ønsker og behov.

  • IDAs designskabeloner

    For at sikre en klar profil og en ensartet kommunikation udadtil, er det meget vigtigt, at I som aktive følger IDAs designregler og gør brug af de materialer, som er blevet udarbejdet til jer.

    IDAs Designregler
    Du kan på et hvilket som helst tidspunkt se IDAs designmanual.

    Logoer
    Du kan downloade IDAs logo her.

    Alle regioner og fagtekniske selskaber har deres eget logo, som downloades her.

    Du kan også finde mere informationer om reglerne for brug af samarbejdslogoer her.

    Materialer
    Der er udarbejdet en del materialer til brug for regioner og fagtekniske enheder.

    Af materialer kan bl.a. nævnes: visitkort, navneskilte, invitationer, programmer og foldere. Du finder den samlede materialeoversigt her.

    IDAs marketingenhed hjælper gerne med roll-ups, foldere, indmeldelseskort mm. (Der er udarbejdet rammeskabeloner, så der er genkendelighed mellem enhedernes materialer).

    Invitationer, foldere, programmer etc. kan udarbejdes af enheden selv eller af jeres netværkskoordinator via IDAs online skabelonsystem (se mere nedenfor). Systemet kræver en adgangskode, som udleveres af IDAs marketingenhed til de enheder, der vil bruge systemet.

    For bestilling af visitkort og navneskilte kan du læse mere her.

    Online Skabelonsystem
    Når der skal udarbejdes annoncer, invitationer etc., anbefaler vi, at man anvender IDAs online skabelonsystem. De skabeloner, der er i skabelonsystemet, overholder IDAs designregler. Systemet er meget brugervenligt, da man kun skal tilføje tekst, evt. billeder og vælge farve.

    For at få adgang til skabelonsystemet skal du oprettes i systemet. Du skal derfor kontakte marketingkonsulent Karina Reibkre@ida.dk. Når du er oprettet, får du en kort introduktion til, hvordan man bruger systemet.

    Reklameartikler
    Reklameartikler skal bestilles via IDAs webshop.  Hvis du har nogle specielle ønsker, som ikke er i webshoppen, kan du enten kontakte din netværkskoordinator, Karina Reib eller leverandøren MarkOn på 8619 8686 (spørg efter Lars).

    Brug for hjælp?
    Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte din netværkskoordinator eller Karina Reib fra IDAs Marketingenhed.

  • Medlemsundersøgelse

    Når du og din enhed udbyder arrangementer, er det vigtigt at have føling med medlemmernes ønsker, behov og forventninger. Hvis I kender jeres medlemmers præferencer, får I lettere ved at tiltrække deltagere til jeres arrangementer.

    En god måde, hvorpå I kan lære medlemmernes behov at kende, er via medlemsundersøgelser.

    Medlemsundersøgelse − et analyseredskab til brug for IDAs enheder
    IDA tilbyder alle enheder at iværksætte en medlemsundersøgelse, hvis der er et reelt behov for det. Medlemsundersøgelsen kan bl.a. give jer et indblik i, hvad jeres medlemmer mener om de arrangementer, I har afholdt, hvilke arrangementer de godt kunne tænke sig, og hvad der skal til for at de kommer igen.

    Medlemsundersøgelse forpligter
    Har I behov for at få udarbejdet en medlemsundersøgelse, står Teknologi og Netværk gerne til rådighed med hjælp. Medlemsundersøgelsen sendes til medlemmerne pr. mail, den besvares via et link, og resultaterne genereres automatisk. Det er nemt, hurtigt og professionelt. Netværkskoordinatoren sender resultaterne til jer, så snart undersøgelsen er afsluttet.

    Men en medlemsundersøgelse forpligter. Hvis I har gennemført en sådan, har medlemmerne en berettiget forventning om, at I anvender resultaterne. I kan få hjælp fra administration til at omsætte medlemsundersøgelsesresultaterne til handling.

    For ikke at spamme medlemmernes mailbokse opfordrer vi til, at afdelinger, udvalg og regionsråd koordinerer udsendelse af medlemsundersøgelser og eventuelt lægger dem sammen.

  • Planlægning af rejser og studieture

    Mange IDA-enheder har erfaring med rejser for medlemmerne – enten i form af kulturelle/sociale rejser eller rejser med et fagligt sigte. Ønsker jeres IDA-enhed at planlægge en rejse for medlemmerne, kan I her få hjælp til at huske det hele.

    Læs IDAs Drejebog for planlægning af rejser- og studieture.

    Bestilling og planlægning af rejsen
    Inden du går i gang med at planlægge din rejse, så bør du læse denne drejebog for planlægning af studieture og rejser, hvor vi har beskrevet de forskellige ting, som er værd at tage højde for.

    Markedsføring af rejsen
    Arrangementet oprettes på ida.dk. Hvis I vil markedsføre rejsen yderligere, er du velkommen til at kontakte din netværkskoordinator.

    Tilmelding
    Tilmelding til rejsen skal foregå direkte til rejsebureauet. Inden afrejsen skal bureauet sende en endelig deltagerliste til netværkskoordinatoren, som derefter registrerer deltagerne i IDAs mødetilmelding.

    Information til deltagerne om rejsen
    Hvis I ønsker at afholde et informationsmøde inden afrejsen, så aftal dette med rejsebureauet. Lad evt. bureauet sørge for den videre formidling til deltagerne. Lav også en aftale med rejsebureauet om udsendelse af billetter, program for rejsen, fakturering og evt. rykkerprocedure.

  • Webinarer

    I dette afsnit kan du læse om de muligheder som du og din enhed har for at udbyde webinarer.

    Hvad er et webinar?
    Et webinar er et online-seminar, -kursus eller -interview, hvor underviser/oplægsholder og webinar-deltagere mødes direkte på nettet – og ofte med hjælp fra en moderator/studievært.
    Vi gør brug af Intercall Web Studio.

    Man kan enten vælge at:

    1) Sende webinaret fra a) IDAs tv-studie, b) et lokale i IDA Mødecenter eller c) fra et sted uden for IDA
    2) At køre webinaret som et live webinar eller som on-demand.

    1a) IDA har sit eget tv-studie med professionelt udstyr, hvor man kan lave et webinar med mulighed for at deltagerne kan deltage interaktivt med spørgsmål og afstemninger. Det er en professionel kameramand, der står for optagelsen.
    1b) Der er også mulighed for at sende direkte fra et møde i IDA Mødecenter. Her er det teknikere, som står for optagelsen.
    1c) Endelig er der også mulighed for at sende et sted uden for IDA, hvor IDA gør brug af en ekstern kameramand. Den eksterne kameramand  Tag gerne en snak med din netværkskoordinator for valg af løsning. IDA står som sagt for booking og koordinering af det hele.

    2a) Normalt udbyder vi først webinaret live, hvor deltagerne har mulighed for at deltage interaktivt med spørgsmål og afstemninger. Derefter – når webinaret er slut – laver vi et on-demand webinar, hvor andre har mulighed for at tilmelde sig.
    2b) Alternativt kan man også vælge ”bare” at optage webinaret og så efterfølgende udbyde det som on demand.

    Hvad skal du gøre, hvis du/din enhed ønsker at lave et webinar?
    Hvis du vil lave et webinar, så skal du kontakte din netværkskoordinator, og fortælle hende om din idé/tanke. Du står normalt selv for kontakten med oplægsholder, mens IDA tager sig af det tekniske.

    Inden du kontakter din netværkskoordinator bedes du overveje om det er ”rentabelt” at afholde webinaret i forhold til de økonomiske udgifter som er forbundet dermed, og om det er et emne, som vil kunne tiltrække nogle deltagere? Der er nemlig foruden de reelle udgifter, som du kan læse mere om nedenfor, nemlig også ressourceomkostninger forbundet dermed.

    Hvad kræver det at se et webinar?
    Som bruger kræver det blot at du har webcam i din pc’er. Du vil ved tilmelding modtage et bekræftelseslink, hvor du vil finde nedenstående muligheder:

    ► For at gå til webinaret tryk på dette link og indtast din emailadresse i højre side: http://engage.vevent.com/rt/ida/index.jsp?seid=3949
    ► Du kan teste dit system her: Testside.
    ► For tekniske support og systemkrav, se Frequently Asked Questions.
    ►Brug for support? Click here.

    Hvordan finansieres et webinar?
    IDA ønsker, at mange møder streames, så det kan nå ud til så mange medlemmerne som overhovedet muligt, og økonomien må ikke være en hindring. Hvis din enheden ikke selv har midler, så kan I evt. prøve at ansøge den regionale eller fagtekniske pulje. Ansøgningsskemaet fås hos Charlotte Faber, cf@ida.dk. Alternativt, hvis der pludselig opstår en interessant mulighed, så er der eventuelt mulighed for at få webinaret finansieret på efterbevilling.

    Der skal betales for brug af kameramand. Regn med ca. 5.000 kr. for en times webinar og 15.000 kr. for en hel dag. Kontakt Jakob Morthorst-Jensen på: jmj@ida.dk, som kan give dig et mere eksakt bud på økonomien.

  • Samarbejde med din netværkskoordinator

    Alle netværk i IDA har tilknyttet en netværkskoordinator.

    Det er vigtigt for IDA, at der er et godt samarbejde mellem netværkskoordinator og bestyrelse, så husk endelig at gøre brug af muligheden for sparring, hvor du har behov! Ring eller skriv gerne!

    Netværkskoordinatorens primære rolle er at være bindeled mellem bestyrelsen og medlemmerne.

    Din netværkskoordinator sørger for markedsføring af netværkets arrangementer, og hjælper gerne med at gøre sproget i dine tekster mere aktivt, hvis du har brug for det.

    Din netværkskoordinator varetager de administrative opgaver, der er forbundet med dit netværk, fx:

    • Bestilling af lokaler og forplejning til bestyrelsesmøder og medlemsmøder, der foregår i IDA-husene. I IDA-huset i København kan du dog selv elektronisk forespørge på lokaler via IDAs portal
    • Kontering af bilag indsendt via Rejseafregningsformularen på IDA.dk.
    • Hjælp til oprettelse af komplicerede arrangementer eller samarbejdsarrangementer med andre foreninger uden for IDA
    • Hjælp ved log-on problemer på IDAs portal
    • Ved større arrangementer vil din netværkskoordinator, så vidt muligt, være til stede ved registrering
    • Ved webinarer sørger din netværkskoordinator for alt det praktiske

    Din netværkskoordinator kommer også gerne forbi og hilser på ved et bestyrelsesmøde, hvis I har behov for det. Mødet skal dog helst være i et IDA-hus.

    Her finder du kontaktoplysninger på netværkskoordinatoren i din enhed.

    Så husk at benytte dig af din netværkskoordinator!

  • Samarbejde med studiekontakterne

    I de regioner, hvor der findes uddannelser, hvor de studerende kan blive medlem af IDA, samarbejder regionerne ofte med den studenterkontakt, som IDA har ansat på uddannelsesstedet.

    Samarbejdet er en ”win-win” situation. De studerende får mulighed for at netværke med medlemmer af IDA, som er færdiguddannede og i arbejde, og få fif og gode råd i forhold til deres kommende arbejdsliv.

    Samarbejdet kan ligeledes være udviklende for den pågældende samarbejdsenhed, da det kan give enheden et ”friskt og ungt pust”. De studerende ved nemlig, hvad andre studerende ønsker, og har en tæt og god kontakt til forskningsmiljøerne.

    Ved et samarbejde aftaler enheden og studenterkontakten, hvilke arrangementer, der skal samarbejdes om.  Disse arrangementer bliver normalt finansieret af samarbejdsenheden, som derimod kommer til at fremstå som arrangør og får tildelt pointene. Disse arrangementer bliver ligeledes markedsført i samarbejdsenhedens nyhedsbrev.

    Studenterkontakten indgår som oftest som observatør i bestyrelsen, men har dog ikke stemmeret.

    IDA Event
    Gør en forskel for dig selv og dine medstuderende - bliv en del af IDA Event!

    Vil du være med til at lave de fedeste events, de største oplevelser og mest interessante arrangementer?

    Vil du gøre en forskel for dig selv og dine medstuderende?

    Så skal du tage del i IDA Event. IDA Event er et initiativ under IDA.

    Formålet er at skabe spændende arrangementer, aktiviteter og events på de tekniske- og naturvidenskabelige studiesteder i Danmark. Som en del af IDA Event bliver du medlem af et stærkt hold, hvor alle er drevet af at gøre en forskel for sine medstuderende.

    Vil du vide mere om IDAs studenterkontakter og muligt samarbejde mellem studenterkontakter og regioner, så kontakt enten din bestyrelse eller den ansvarlige for studenterkontakterne Morten Bæk på mob@ida.dk.

  • Kompetenceforum/Arbejdsvilkårsudvalg

    I hvert af IDAs 8 regioner er nedsat et Arbejdsvilkårsudvalg (AVU)/Kompetenceforum, som arrangerer møder for IDAs medlemmer.

    Til brug herfor er udarbejdet et inspirationskatalog med indgåede aftaler med oplægsholdere. Du skal være logget på Mit IDA for at få adgang.

    Aftalerne er primært udarbejdet til IDAs 8 regionale Kompetencefora/Arbejdsvilkårsudvalg, men nogle af emnerne i kataloget kan også bruges i andre enheder i IDA.

    Bestilling af oplæg og oprettelse af arrangementer
    Fælles for alle arrangementer er, at du selv booker oplægsholdere, mødested og forplejning – med undtagelse af kurser afholdt i ingeniørhusene. Her er det netværkskoordinatoren, der bestiller lokale og forplejning.

    Når bestilling af oplæg og mødested/forplejning er på plads, er du klar til at lægge arrangementet ind i IDAs arrangementssystem. Er du i tvivl om hvordan, er der hjælp at hente i vejledningerne til arrangementsoprettelse eller hos jeres netværkskoordinator, som kan guide jer igennem systemet.

    Guide til oprettelse af arrangementer
    Guide til oprettelse af arrangementsdetaljer

    Som arrangører er du kontaktperson til oplægsholder − fx i forhold til kursusudstyr og materiale. Vær opmærksomme på, at oplægsholder har beskrevet sine krav og ønsker i aftaleskabelonen.

    Markedsføring aftales med netværkskoordinator. Vi opfordrer til, at du planlægger og aftaler markedsføring i god tid.

    Husk at holde øje med mødetilmeldingen på de enkelte arrangementer og at træffe afgørelse om gennemførelse/aflysning med udgangspunkt i de afbestillingsfrister, der er beskrevet i aftalen. Hvis arrangementet gennemføres, bør arrangør sende deltagerliste til oplægsholder, inden arrangementet afholdes.

  • Koordineringsudvalg

    Der er 2 koordineringsudvalg, hhv. Koordineringsudvalget for Regionerne (KUR) og Selskabernes Koordineringsudvalg (SKU), som fungerer som bindeled mellem de regionale og fagtekniske enheder og IDAs Hovedbestyrelse.

    Koordineringsudvalget for regionerne (KUR)
    Formændene for IDAs 8 regionsråd danner tilsammen KUR (Koordineringsudvalg for regionerne). Formålet med KUR er at sikre koordinering mellem regionerne og synliggøre regionernes aktiviteter overfor IDAs øvrige organer. Hver region består af afdelinger, fagtekniske enheder og udvalg (kvinde, ungdoms-, kompetence, senior osv.)

    Regionsformændene vælger iblandt sig en talsmand, som kan repræsentere regionerne over for eksempelvis Hovedbestyrelsen i forbindelse med forhandlinger, ændringer på aktivitetsområdet mv.

    KUR mødes minimum én gang i kvartalet.

    Vil du vide mere om KUR, er du velkommen til at Anne-Mette Hoff på amh@ida.dk.

    Selskabernes koordineringsudvalg (SKU)
    SKU repræsenterer IDAs fagtekniske selskaber og har 5 medlemmer. Medlemmerne vælges på det årlige formandsmøde, der finder sted om foråret.

    Formålet med SKU er at repræsentere selskaberne over for eksempelvis Hovedbestyrelsen i forbindelse med forhandlinger, ændringer på aktivitetsområder m.m.

    SKU mødes minimum én gang i kvartalet.

    Vil du vide mere om SKU, er du velkommen til at kontakte Charlotte Faber på cf@ida.dk.

  • Linksamling

  • IDAs politiske ledelse

    IDA er en demokratisk forening, hvor medlemmerne vælger foreningens styrende organ, Repræsentantskabet.

    Der er valg til Repræsentantskabet hver tredje år – næste gang er i 2019. Valget til Repræsentantskabet foregår via politiske lister.

    Ved valget kan alle medlemmer af IDA stemme. De 65 valgte medlemmer vælger IDAs formand og nedsætter IDAs hovedbestyrelse, der varetager foreningens ledelse.

    Hovedbestyrelsen kan også nedsætte en række udvalg og råd under sig til at varetage og udforme IDAs politikker.

    Du kan læse mere om Repræsentantskabet, Hovedbestyrelsen og de politiske udvalg her