Retningslinjer og gode råd omkring arrangementer og corona

Reglerne for afholdelse af arrangementer ændrer sig i øjeblikket med korte mellemrum. Alle vigtige ændringer sendes direkte til IDAs aktive i mails, men her kan du finde opdateret information.

Opdateret den 18. september 2020

Kære aktive i IDA

For anden gang i denne uge blev corona-kravene strammet – nu gælder Københavner-stramningerne fra i onsdags HELE landet - og foreløbig frem til 4. oktober. (De nye retningslinjer fra 18.9.2020 kan læses her) 

Det betyder, at bl.a. forsamlingsforbuddet er sænket til 50 personer, og at der er krav om mundbind på f.eks. restauranter. Konferencecentre, hvor deltagerne primært sidder ned, har en grænse på 500. Desuden er der skærpet fokus på at holde en afstand på 1 meter fra næsetip til næsetip. 

Statsministeren opfordrede på pressemødet til at minimere antallet fysiske møder. Så overvej om dine arrangementer med fordel kan afvikles online evt. suppleret med en online-transmission. Læs mere om IDAs onlinemøder her. 

Alle IDAs arrangementer skal selvfølgelig følge både bogstav og ånd i myndighedernes anvisninger. I konkrete tvivlstilfælde skal vi hjælpe hinanden med at finde pragmatiske løsninger og huske, at medlemmerne opfatter risikoen meget forskelligt.

Arrangementer i IDAs mødecenter i København og andre konferencecentre

De nye stramme regler for bl.a. restauranter gælder IKKE for IDAs mødecenter i København eller andre professionelle konferencecentre (Generel grænse på 500). Årsagen er, at konferencecentre ikke er omfattet af stramningerne for restauranter, barer m.m., hvor stemningen kan være noget mere løssluppen.

  • Konferencesalen på Kalvebod Brygge er godkendt til maximalt 115 personer, hvis de i det væsentlige er siddende.
  • Hvis deltagerne ønsker at bruge maske, kan de hentes i IDAs reception.
  • Der er selvfølgelig også masser af håndsprit i IDAs mødecenter
  • Der er IKKE krav om mundbind eller et bestemt sluttidspunkt
  • Der skal desuden være minimum 2 kvm. pr. person og holdes 1 meters afstand fra næsetip til næsetip.

Som arrangør skal du sikre dig, at de steder, som du booker til afholdelse af arrangementer og bestyrelsesmøder, overholder sundhedsmyndighedernes anbefalinger og retningslinjer vedrørende corona.

Tjek meget gerne en ekstra gang med arrangementsstedet, inden deltagerne møder frem, da det har vist sig, at nogle steder har ændret opstilling ift. til det oprindeligt aftalte.

Andre lokaliteter - sænket til 50 i København og Odense

Hvis du holder dit arrangement et sted uden professionelt personale, f.eks. et lejet lokale eller en kantine, så er deltagerantallet sænket til 50 personer i hele landet. (Gælder foreløbig til 22. september)

Men hvis dit møde holdes på en restaurant, café eller lign., skal alle deltagerne bruge mundbind, når de står eller går rundt, og møderne skal være afsluttet klokken 22. Det gælder foreløbig frem til 4. oktober.

Her gælder også reglen om 1 meter fra næsetip til næsetip og minimum 2 kvm. pr. person.

Det er en god idé, at du medbringer håndsprit til deltagerne og evt. masker, hvis du ikke er sikker på, at afholdelsesstedet stiller det til rådighed. Sprit og masker vil snart kunne bestilles via IDA-shoppen, men i første omgang kan udlæg refunderes på normal vis.

Der er mange gode praktiske råd at hente i Sundhedsstyrelsens vejledning for afholdelse af private arrangementer.

Hele landet – mails til deltagere og afmelding

IDAs administration hjælper med at sende mail med information ud til deltagere til fysiske arrangementer, hvor vilkårene har ændret sig markant siden tilmeldingen.

Hvis et medlem kontakter IDA og ikke ønsker at deltage pga. corona, så vil de som udgangspunkt få hele deltagergebyret refunderet, også selv om fristen er overskredet.

Eksempler på mailtekster:

Kære mødedeltager

Du har tilmeldt dig et arrangement i IDA. Vi sørger selvfølgelig for, at alle sundhedsmyndighederne retningslinjer omkring corona overholdes. Der er håndsprit til rådighed, men det er en god idé selv at medbringe maske.

------

Du har tilmeldt dig et arrangement, hvor billetterne er bestilt som én gruppe for IDAs medlemmer. Det betyder, at alle IDA-deltagerne sidder sammen – uden at du kan være sikker på ekstra afstand. Kontakt venligst XXXX på yyy@ida.dk, hvis du på denne baggrund ikke ønsker at deltage i arrangementet.

-------

De præcise formuleringer må tilpasses det enkelte arrangement af mødearrangør og netværkskoordinator. Sæt også gerne denne information ind på aktuelle arrangementer.

Gode råd:

Hvis du fremover skal bestille f.eks. 32 teaterbilletter, så kontakt gerne stedet for at høre, om I kan sidde i mindre grupper. Alternativt kan det være en god idé at bestille dem f.eks. i 4 grupper á 8 personer. Derved er der større chance for at komme til at sidde i mindre grupper.

Mange aktive har haft god succes med at afholde digitale arrangementer. Kontakt gerne din koordinator, hvis du vil vide mere om, hvordan det kan gøres.

Hvis du har gode konkrete råd og erfaringer omkring afholdelse af arrangementer, så kontakt din koordinator, så andre aktive kan få glæde af dem.

Hele landet: Når du byder velkommen

Når du byder velkommen, må du meget gerne opfordre deltagerne til at vise hensyn til hinanden, spritte af og holde god afstand. Mind også gerne deltagerne om, at der er stor forskel, hvordan vi opfatter og håndterer risikoen - så vis ekstra meget hensyn.

Desuden vil vi bede dig om at opfordre deltagerne til at give IDA besked, hvis de efterfølgende får konstateret corona. Så sørger IDA for at give besked videre til alle deltagere om, at der har været en corona-smittet til arrangementet. Deltagerne kan give besked via mit.ida.dk/corona.

Tak for din indsats

Vi fortsætter i IDA med at gennemføre arrangementer, men vi gør i den kommende tid ekstra meget ud af at informere om den gode corona-adfærd. Her har du som aktiv og mødearrangør en helt essentiel rolle.

Det er ikke blevet nemmere at skulle navigere i regler, der ofte ændrer sig, men vi håber, at du i samarbejde med din netværkskoordinator finder gode løsninger til gavn for medlemmerne.

Læs mere

Overblik

IDAs tilbud til de aktive

Som aktiv har du travlt med at gøre en forskel for dine medlemmer. Vi har samlet en side med informationer, der kan hjælpe dig i dit arbejde som aktiv.

Gå til aktivsiden