Retningslinjer og gode råd omkring arrangementer og corona

Reglerne for afholdelse af arrangementer ændrer sig i øjeblikket med korte mellemrum. Alle vigtige ændringer sendes direkte til IDAs aktive i mails, men her kan du finde opdateret information.

Opdateret den 28. oktober

Kære aktive i IDA

Corona-kravene er strammet igen, og de nye regler gælder til hhv 22. november og 2. januar. (Selve retningslinjerne fra 23.10.2020 og kan læses her + grafisk oversigt over reglerne) 

Situationen er alvorlig. Myndighederne har bl.a. sænket det generelle forsamlingsforbud fra 50 til 10, og der er nu krav om at bruge mundbind i alle indendørs arealer med offentlig adgang, medmindre man sidder ned. Desuden er der en meget stærk henstilling om at begrænse både social og arbejdsmæssig kontakt mest muligt.

Ingen er interesseret i, at IDA kommer på forsiden med en superspreder-begivenhed.

Så overvej om dine arrangementer som udgangspunkt kan afvikles online evt. suppleret med en online-transmission. det har vi nu mange gode erfaringer med. Læs mere om IDAs onlinemøder her. 

Alle IDAs arrangementer skal selvfølgelig følge både bogstav og ånd i myndighedernes anvisninger. I konkrete tvivlstilfælde skal vi hjælpe hinanden med at finde pragmatiske løsninger og huske, at medlemmerne opfatter risikoen meget forskelligt.

Forretningsudvalget har den 27. oktober besluttet følgende omkring afholdelse af møder i IDA:

Alle bestyrelsesmøder samt øvrige udvalgsmøder afholdes digitalt resten af året.  

Konkrete retningslinjer for arrangementer 

Myndighederne har udover de konkrete stramninger også meget stærk appelleret til at reducere antallet sociale kontakter. 

  • Alle social-kulturelle arrangementer - både indendørs og udendørs - aflyses året ud.
  • Annoncerede sociale arrangementer som f.eks. biograf- eller teaterture kan kun gennemføres, hvis du som arrangør kan sikre, at pladserne er opdelt pr. par/ familie, men IKKE hvis det er en samlet IDA-gruppe.
    Årsagen er, at mange arrangørsteder vil opfatte os som én gruppe, der ikke kommer til at sidde med en meters afstand. Selv om vi måske bliver opdelt i undergrupper på 10, vil det ofte være fra fem forskellige familier. Det er desværre ikke foreneligt med at minimere antallet af sociale kontakter.
    Skulle der være tilmeld
    te, der ikke er trygge ved at deltage under disse omstændigheder, skal de have muligheden for at få deres billet refunderet.
  • Arrangementer 2021 må gerne annonceres. Vær dog opmærksom på at tage forbehold, så I så vidt muligt kan komme ud af aftalen, hvis myndighederne forlænger restriktionerne. Det anbefales dog at vente med social-kulturelle arrangementer til medio januar, idet det nu er usikkert, hvad der sker lige efter nytår, og myndighedernes udmelding kan komme sent.
  • Faglige og personlighedsudviklende arrangementer, som er planlagt og annonceret i indeværende år, må afholdes. Der må IKKE oprettenye fysiske arrangementer til afholdelse i 2020.
  • Faglige og personligt-udviklende arrangementer, som vælges at blive gennemført fysisk, skal  enten begrænses til max. 10 personer eller afvikles professionelt mødelokale under de såkaldte sektorpartnerskaber. 
    Eksempler på sådanne steder er IDA ConferenceVejle Fjord og Aalborg Kongres- og Kultur Center. (Det enkelte afholdelsessted ved, om det er omfattet).
    Her er kravet, at alle sidder med front mod lærred eller talerstol, mindst kvm. pr. person og mindst på 1 meter fra næsetip til næsetip. Mad skal indtages på pladsen. Grænsen er her max. 500 deltagere, dog under hensyntagen til at afstand og m2 overholdesDer skal desuden bæres mundbind – undtagen, når man sidder på sin plads. 
  • Overvej altid, om der er mulighed for at afvikle et arrangement digitalt. Det er der allerede mange gode eksempler på. 

Afklaringer og gode råd

  • Skriv i teksten til jeres arrangementer, at deltagerne selv bedes medbringe mundbind. Men sørg gerne for at have nogle med i reserve, samt håndsprit. Tjek med stedet, hvor I skal holde arrangementet, om de stiller håndsprit og mundbind til rådighed.
  • Hvis f.eks. en udlejer/restaurant forlanger at få betaling for et lokale eller arrangement, som allerede er indgået, kan du evt. tilbyde at betale et depositum på f.eks. 10 – 20 pct. for at udskyde arrangementet. Hvis dette ikke kan lade sig gøre, vil det ikke få konsekvenser for tildelinger til den enkelte bestyrelse.
  • Det er ikke tilladt f.eks. at nøjes med en biograftur, men skippe middagen eller netværksmødet i forbindelse med arrangementet. Årsagen er, at der altid skal være et netværkselement i IDAs arrangementer. Man kan således heller ikke videresælge evt. betalte billetter gennem IDA.
  • IDAs økonomiafdeling arbejder hårdt på at betale deltagergebyrer tilbage til deltagere for aflyste arrangementer/møder. Vi appellerer til tålmodighed. Pengene kommer så hurtigt som muligt.
  • Hvis et arrangement kræver fysisk deltagelse, og det er placeret på et arrangementssted, som IKKE er en del af sektorpartnerskabet, så overvej at splitte det op i flere med max. 10 personer, eller forsøg at flytte arrangementet til et professionelt konferencested.
  • Husk, at medlemmerne opfatter risikoen for corona meget forskelligt. Det kan kræve lidt ekstra overskud af dig som arrangør.
  • Du må meget gerne opfordre deltagerne til at downloade Smitte-app'en  smittestop.dk.. De må også meget gerne give IDA besked, hvis de efterfølgende har mistanke om, at de er smittet - gerne via mit.ida.dk/corona
  • Der er mange gode praktiske råd at hente i Sundhedsstyrelsens vejledning for afholdelse af private arrangementer.

Arrangementer i IDAs mødecenter i København og andre konferencecentre

De stramme regler for bl.a. restauranter gælder IKKE for IDAs mødecenter i København eller andre professionelle konferencecentre (Generel grænse på 500). Årsagen er, at konferencecentre ikke er omfattet af stramningerne for restauranter, barer m.m., hvor stemningen kan være noget mere løssluppen.

  • Konferencesalen på Kalvebod Brygge er godkendt til maximalt 115 personer, hvis de i det væsentlige er siddende.
  • Der er selvfølgelig også masser af håndsprit i IDAs mødecenter.
  • Der er krav om mundbind eller maske - som i alle andre indendørs rum med offentlig adgang.
  • Der skal desuden være minimum 2 kvm. pr. person og holdes 1 meters afstand fra næsetip til næsetip.
  • Ved arrangementer over 10 personer skal al forplejning indtages ved sin plads i lokalet. Det hjælper f.eks. IDA Mødecenter med at sikre.

Som arrangør skal du sikre dig, at de steder, som du booker til afholdelse af arrangementer og bestyrelsesmøder, overholder sundhedsmyndighedernes anbefalinger og retningslinjer vedrørende corona.

Tjek meget gerne en ekstra gang med arrangementsstedet, inden deltagerne møder frem, da det har vist sig, at nogle steder har ændret opstilling ift. til det oprindeligt aftalte.

Hele landet – mails til deltagere og afmelding

IDAs administration hjælper med at sende mail med information ud til deltagere til fysiske arrangementer, hvor vilkårene har ændret sig markant siden tilmeldingen.

Hvis et medlem kontakter IDA og ikke ønsker at deltage pga. corona, så vil de som udgangspunkt få hele deltagergebyret refunderet, også selv om fristen er overskredet.

Eksempler på mailtekster:

Kære mødedeltager

Du har tilmeldt dig et arrangement i IDA. Vi sørger selvfølgelig for, at alle sundhedsmyndighederne retningslinjer omkring corona overholdes. Der er håndsprit til rådighed, men du bedes selv medbringe maske.

------

Den præcise formuleringer må tilpasses det enkelte arrangement af mødearrangør og netværkskoordinator. Sæt også gerne denne information ind på aktuelle arrangementer.

Hvis du har gode konkrete råd og erfaringer omkring afholdelse af arrangementer, så kontakt din koordinator, så andre aktive kan få glæde af dem.

Hele landet: Når du byder velkommen

Når du byder velkommen, må du meget gerne opfordre deltagerne til at vise hensyn til hinanden, spritte af og holde god afstand. Mind også gerne deltagerne om, at der er stor forskel, hvordan vi opfatter og håndterer risikoen - så vis ekstra meget hensyn.

Desuden vil vi bede dig om at opfordre deltagerne til at give IDA besked, hvis de efterfølgende får konstateret corona. Så sørger IDA for at give besked videre til alle deltagere om, at der har været en corona-smittet til arrangementet. Deltagerne kan give besked via mit.ida.dk/corona.

Du må også gerne opfordre til, at deltagerne downloader app'en smittestop.dk.

Tak for din indsats

Vi fortsætter i IDA med at gennemføre arrangementer, men vi gør i den kommende tid ekstra meget ud af at informere om den gode corona-adfærd. Her har du som aktiv og mødearrangør en helt essentiel rolle.

Det er ikke blevet nemmere at skulle navigere i regler, der ofte ændrer sig, men vi håber, at du i samarbejde med din netværkskoordinator finder gode løsninger til gavn for medlemmerne.

Læs mere

Overblik

IDAs tilbud til de aktive

Som aktiv har du travlt med at gøre en forskel for dine medlemmer. Vi har samlet en side med informationer, der kan hjælpe dig i dit arbejde som aktiv.

Gå til aktivsiden