Systemet er udviklet, så du på alle tider af døgnet kan se hvilke lokaler der er ledige i vores Mødecenter i København og sende en forespørgsel til Mødecenteret i et og samme flow.
- Først vælger du lokalestørrelse
- Herefter kan du se (via farvekode) hvornår der er et ledigt lokale
- Tjek om dine data er korrekte: Navn, e-mail, telefon og udvalg. (OBS! er du med i flere udvalg kan du scrolle ned i listen og vælge det korrekte udvalg)
- Udfyld forventet antal deltagere samt tidsinterval (mødestart og –slut) (Du kan altid justere på dette tal frem mod mødestart – justering sendes du til bookingen@ida.dk)
- Vælg forplejning (du bliver kun tilbudt de muligheder der er i det valgte tidsinterval) OBS! Når du bestiller et lokale i IDA er kaffe/te og vand obligatorisk!
- Vælg AV-udstyr. Når du vælger mikrofoner, så skal du vælge antal via scrol baren!
- Når du er færdig med din bestilling, trykker du på knappen ”Send Forespørgsel”
- Der sendes herefter en mail til IDA Mødecenter
- IDA Mødecenter sender endelig bekræftelse på din forespørgsel til dig og din netværkskoordinator, når de har behandlet din henvendelse
Vær opmærksom på, at du først har lokalet, når det er bekræftet fra IDA Mødecenter. Der kan være flere som har forespurgt på det samme lokale.
Hvis din enhed udarbejder halvårsprogrammer, skal du fortsat bestille lokaler gennem din netværkskoordinator.
Lokaler på de regionale kontorer
Hvis arrangementet skal holdes på et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Aarhus, skal lokale og forplejning bestilles gennem jeres netværkskoordinator. Vær opmærksom på, at der også skal budgetteres med udgifter til en aftenvagt. I forhold til vingaver er det arrangøren selv, som skal sørge for at bestille og medbringe dette.
Lokaler hos eksterne udbydere
Hvis mødet foregår uden for et af IDA-husene, sørger du selv for at få bestilt lokale og forplejning.