Planlægning af mit første arrangement

Fastsæt en arrangementsansvarlig

Det kan være et bestyrelsesmedlem eller en interesseret ildsjæl. Hvis den ansvarlige ikke er medlem af bestyrelsen, så udpeg en kontaktperson i bestyrelsen.

Fastlæg emnet

Fastlæg, hvad formålet med arrangementet er, og hvem målgruppen er. Tag fx udgangspunkt i et aktuelt tema eller ønsker fra IDAs medlemmer. Afgør om arrangementet skal være et foredrag, et virksomhedsbesøg, en paneldiskussion, et netværksarrangement el.lign.

Bookning af foredragsholder, mødeleder eller kulturel institution

Kontakt og træf aftaler. Overvej evt. honorar. Et undervisningshonorar er fritaget for moms, da IDA er en forening. Du skal huske at få foredragsholders cpr-nr. af hensyn til beskatning. Du kan også vælge at indkøbe en gave til foredragsholder. Vær opmærksom på, at gaven max må koste 1.000 kr., hvis foredragsholder ikke skal beskattes. Husk at få aftalt aflysningsbetingelser som fx dato og minimum antal deltagere.

Udarbejd et budget

Der skal bl.a. tages stilling til deltagerbetaling i forbindelse med den tilknyttede enheds regler − herunder om betalingen skal være differentieret i forhold til medlemmer eller ledsagere og eksterne. Til betaling af større møder kan der laves et forskud. Hvis dette ønskes, skal du kontakte din netværkskoordinator senest 4-5 arbejdsdage før betaling.

Samarbejdspartnere

Samarbejdspartnere kan eksempelvis være andre IDA enheder, eller det kan være organisationer eller virksomheder uden for IDA-regi. Hvis I samarbejder med andre, så husk at lave klare aftaler om økonomien, og aftal også hvordan markedsføringen skal foregå – bl.a. i forhold til brug af hinandens logo etc.

Fastlæg dato, tidspunkt, varighed og sted

Hvis arrangementet foregår i IDA Mødecenter i København, skal du booke lokaler online.

Bookning af lokaler på lokalkontorerne i Odense, Aalborg og Aarhus sker gennem din netværkskoordinator. Husk, at der også skal bookes og budgeteres med en aftenvang. 

Hvis arrangementet skal foregå et andet sted, træffer du selv aftaler om lokaler og forplejning.

Fastsæt min./max antal deltagere og sidste tilmeldingsfrist

Afstem eksterne foredragsholdere og deres forventninger til deltagerantal. Sidste tilmeldingsfrist bør fastlægges i forhold til afbestillingsbetingelser.

Fastlæg eventuel forplejning

Husk at bestille forplejning i forbindelse med lokale-reservationen. Ved arrangementer i Ingeniørhusene skal det gå gennem netværkskoordinatoren. Ved arrangementer andre steder står du selv for bestillingen.

Praktiske detaljer:

  • Navneskilte til foredragsholdere/deltagere
  • Panelskilte (ved paneldiskussion)
  • Bord- og stoleopstilling
  • Brug af av-udstyr

Udarbejd en markedsføringsplan

Kontakt din netværkskoordinator, hvis du har særlige annonceringsønsker. Arrangementet vil automatisk blive tilgængeligt på universe.ida.dk, så snart det er blevet publiceret i Mødesystemet. Arrangementer vil herefter blive markedsført i de nyhedsmails, som netværkskoordinatoren sender til alle de medlemmer af enheden, som har oplyst e-mailadresse. I kan derudover mod betaling vælge at indrykke en annonce i Mediehuset Ingeniøren eller fagblade.

Hjælp fra IDA

Alle IDA-enheder har en netværkskoordinator tilknyttet. Netværkskoordinatoren kan hjælpe med markedsføring og bestilling af lokaler i Ingeniørhusene. Husk at orientere netværkskoordinatoren om beslutningerne, når I har besvaret de 10 ovenstående overskrifter. På den måde bliver det lettere at yde den rette hjælp fra Teknologi og Netværk. Har I brug for hjælp til udvikling af arrangementer, er I ligeledes velkomne til at kontakte enten jeres netværkskoordinator eller en af IDAs udviklere.

Du finder din netværkskoordinator på oversigtssiden for IDAs netværk.

Efter afholdelse

Umiddelbart efter et arrangements afholdelse, og senest 14 dage efter, skal I indsende regninger og udlæg.

Rejseafregning: Husk at skrive dato, sted, arrangementsnummer og arrangementstitel, medlemsnummer m.v. på regningen/rejseafregningen.

Faktura fra leverandører kan sendes direkte til idafaktura@ida.dk. Husk at faktura skal påføres enhedens navn og netværkskoordinator.

Se også pdf for anvendelse af IDAs midler

Evaluering af et arrangement

Alle IDAs arrangementer bliver evalueret. Evalueringen sendes elektronisk til deltagerne, når arrangementet er slut. Arrangører og foredragsholdere får ikke en mail om evaluering, da de ikke skal evaluere sig selv. Efter 7 dage modtager foredragsholder og arrangører en mail med link til en samlet evaluering.

Nationale og internationale arrangementer

Netværkskoordinatoren og udvikleren kan sparre omkring arrangementsplanlægning generelt, markedsføring samt alle administrative og praktiske opgaver i relation til store konferencer. Det er vigtigt, at du tidligt i forløbet inddrager netværkskoordinatoren, så administrationen kan være med i processen.

Du kan finde drejebogen for store konferencer her (pdf).

Ved store konferencer kan I få hjælp af netværkskoordinatoren til at bestille lokaler m.v. I kan ligeledes sparre med administrationen i forhold til eksterne partnere.

Du kan finde din netværkskoordinator, hvis du tilgår oversigtssiden for alle IDAs netværk.