Guidelines for kommunikation

IDA har udarbejdet en oversigt over de generelle guidelines der er for kommunikation.

Tiltaleform – De eller du?

  • Vi taler direkte i et nutidigt sprog. Vi bruger derfor "dig" og "du".
  • ”De” og ”Dem” bruger vi kun i de situationer, hvor medlemmerne henvender sig til os i tredjeperson.

Tiltaleform – Hej eller Kære? 

  • Vi adresserer medlemmet med ”Hej” eller ”Kære”.
  • Hvis det er medlemmet, der indleder korrespondancen, skriver vi på samme måde som medlemmet: Starter medlemmet sin mail med ”Hej”, så bruger vi samme vending, når vi svarer. Sæt ikke tegn efter navnet.
  • Hvis det er IDA, der indleder korrespondancen, så bruger vi den tiltaleform, som vi vurderer passer bedst.
    - Et studiemedlem vil typisk finde det formelt og stift, hvis vi skriver ”Kære xxx”.
    - Et ældre medlem vil finde det uformelt, hvis vi skriver ”Hej xxx”.

Brug af medlemmets navn – mails

  • I første mail skriver vi både for- og efternavn. Skriver vi mere end én mail til medlemmet, bruger vi kun fornavnet efter første mail.
  • Afslut første mail med ”Venlig hilsen” samt dit fulde navn. Indsæt derefter din IDA-autosignatur. Skriver du mere end én mail til medlemmet, kan du nøjes med at skrive dit fornavn efter første mail.

Brug af medlemmets navn - breve

Brevkommunikation er en mere formel kommunikationsform end mailkommunikation. Der gælder derfor nogle lidt andre regler end for mails: 

  • Generelle informationsbreve skriver vi med brevhoved og en overskrift (uden at adressere brevet personligt til medlemmet).
  • Når brevet skal være personligt, adresserer vi medlemmet med ”Kære” efterfulgt af for- og efternavn. Det gælder også, selvom der er sendt flere breve mellem medlemmet og IDA.
  • Afslut brevet med ”Venlig hilsen” samt dit fulde navn samt titel og eventuelt afdeling (hvis det er relevant).

Formkrav

  • Brug IDAs officielle autosignatur.
  • Brug altid en brevskabelon (aktive kan få den tilsendt, interne kan hente den i Word under Filer>Ny>Delt>IDAskabeloner>