14.02.2017
4 min læsetid

Ledelsesekspert: Drop den virtuelle fredagsbar

Som distanceleder skal du være opmærksom på dine teams på distancen, og det kræver nærvær og feedback, men en virtuel fredagsbar er ikke løsningen.

IDA Learning

afIDA Learning

Kan man skabe en virtuel fredagsbar for kolleger i hver sin lands- eller verdensdel? Kan der skabes intimitet og nærvær, personlige snakke og socialt binde teamet sammen med en fredagsøl i hånden på en Skype-linje?

Ledelsesekspert Henrik Helweg, der har mange års erfaring i at undervise og udvikle ledere i både offentlige og private organisationer, og underviser på IDAs kursus om distanceledelse, forsøger at svare på spørgsmålet:

”Man kan i hvert fald holde virtuelle morgenmøder, hvor alle tjekker ind og siger hej, så alle hurtigt får et overblik over, hvor de virtuelle kolleger er henne. Vi bruger nemlig som mennesker relativt meget tid på at tænke over, hvor de andre er – og hvorfor de ikke svarer på vores mails. Det er vigtigt lige at kigge hinanden i øjnene virtuelt,” siger han.

De virtuelle møder skal også erstatte de uformelle møder, som har med kolleger på gangen eller i kantinen, hvor vi vil sige: Hvor har du været henne? Jeg har ikke set dig i et stykke tid.

Erstat fredagsbaren med samtalerum

Henrik Helweg ser problemer med en virtuel fredagsbar, hvis der det ene sted er mange kolleger og det andet langt færre. De få vil føle sig som tilskuere.

”Derfor skal man nok prøve at tænke i andre former for møder. I stedet for at kalde det en fredagsbar, kan man invitere ind i et samtalerum. Det kræver lidt fantasi og meget ledelse at sørge for, at alle bliver inddraget. De få vil nok altid føle sig lidt koblet af,” siger han og fortsætter:

”Derfor skal ledelsen sørge for at lave nogle strukturer og organisere møderne, så alle føler sig inddraget. Det skal i højere grad være flertallet, der lytter til de få. At lede på distancen kræver langt mere end ledelse i det fysiske rum.”

Henrik Helweg foreslår derfor, at ledere skal lave deciderede kommunikationsplaner, så de sikrer, at de er synlige, at de gør sig tilgængelige og understøtter de tværgående processer på tværs af de virtuelle teams.

Billeder af virtuelle kolleger

Henrik Helweg har flere kunder, som har billeder af deres virtuelle medarbejdere eller kolleger stående på skrivebordet eller hængende på væggen.

”Det er for at undgå tendensen – ude af øje, ude af sind – for billederne hjælper os til at tænke på, hvordan det går med Peter, Anders eller Jeanmai. Ellers kommer vi kun i tanke om dem, når der er noget arbejdsmæssigt, der presser på,” siger han.

Det handler om at tænke på, hvordan de fysiske, normale mange møder kan erstattes, når man arbejder i et virtuelt team.

Passiv facetime

Når vi sidder sammen fysisk til et møde, er vi på passiv facetime. Det betyder, at vi kigger på hinanden. Lægger mærke til, hvilket humør de andre er i. Har de det dårligt? Er de lidt røde i hovevedet? Ser de nervøse ud?

”Når vi har virtuelle teams, er de på aktiv facetime. Det gør det svært for os at træffe beslutninger. Det er ikke noget vi tænker over, men passiv facetime gør, at vi interagerer,” siger Henrik Helweg og fortsætter:

De tre distancer

Ledelsesekspert Henrik Helweg påpeger, at man i distanceledelse taler om tre typer af distancer: den psykologiske, den operationelle og den fysiske.

  • Den psykologiske distance er den, der skaber tillid i de virtuelle teams.
  • Den operationelle distance er det, at de forskellige afdelinger, destinationer eller lande arbejder på forskellige måder, den daglige drift prioriteres forskellig, teknikken er ikke ens med videre.
  • Den fysiske distance gør det svært at skabe en ægte teamånd. Der er måske tidsforskel, kulturelle, sproglige og organisatoriske forskelligheder.

”Samtaler på distancen bliver lidt kantede og liniære. Der sker meget i kommunikationen mellem mennesker. Vi havner et andet sted end dagsordenpunktet siger, fordi vi bygger videre på hinandens udsagn, fordi vi kan se hinanden. Det mangler i de virtuelle møder,” forklarer Henrik Helweg.

Socialt behov for at blive set og hørt

Ledelse af virtuelle teams kræver nærvær, struktur og feedback. For når man arbejder i virtuelle teams, arbejder man i komplekse netværk. Og det gør en række elementer vanskeligere, fordi den kommunikative båndbredde bliver meget smal.

”Vi har alle et behov for social accept. Vi vil ses, høres og være en del af en organisation. Vi vil have en oplevelse af, at vi ikke arbejder i blinde. Når vi er sammen fysisk, skaber vi forståelse gennem kropssproget, gestikuleren, vejrtrækningen og alt muligt andet nonverbalt. Men i det virtuelle møde bliver kommunikationen mere smal og meget beslutningsorienteret,” siger Henrik Helweg og pointerer dermed, at vi ikke får stimuleret den sociale hjerne i det virtuelle rum.

Social opmærksomhed giver tillid

Masser af forskning viser, at innovationen og kreativiteten daler, når vi ikke får den sociale opmærksomhed. Tilliden udfordres og risikovilligheden forsvinder.

Kursus: Lær at lede på distancen

Bliv en god leder for dem, der befinder sig på afstand.

Få konkrete redskaber til at lede og samarbejde på distancen, så du bliver i stand til at øge medarbejdernes loyalitet, trivsel, motivation og engagement.

Læs mere om IDAs kursus i Distanceledelse

Tillid er den lim, der binder os og organisationen sammen. Det er tillid, der gør, at vi tænker ud af boksen, at vi er risikovillige. Det er tillid, der gør os rige og nationen vækster. Derfor kan virtuelle møder kun bruges til at skabe nærvær, hvis teamet kender hinanden.

Henrik Helweg,
Ledelsesekspert

Udfordringer i virtuelle teams

Professor emeritus Henrik Holt Larsen fra CBS har netop lavet en ny dansk undersøgelse ’Virtuel ledelse, arbejdsmiljø og social kapital’. Den viser, at der er store udfordringer med virtuelle teams.

”Undersøgelsen viser blandt andet, at træningen af ledere og medarbejdere er mangelfuld, kollegerne er ikke oplært i at bruge de teknologier, der stilles til rådighed, mange sidder i forstyrrende storrumsmiljøer, så møderne i de virtuelle teams bliver forstyrret – og mange medarbejdere mangler det fysiske udstyr til at kunne gennemføre vellykkede virtuelle møder,” siger Henrik Helweg.

Tilmeld dig Boardroom

Boardroom giver dig de vigtigste tendenser inden for ledelse og teknologi i et overskueligt nyhedsbrev hver 14. dag.
  • Aktuelle artikler
  • Ledelse i fokus
  • Teknologisk perspektiv
Tilmeld dig nyhedsbrevLæs seneste nyhedsbrev