Generalforsamling, årsmøder og bestyrelsesmøder

Der er en del at huske i forbindelse med afholdelse af generalforsamlinger og årsmøder. Hvis I vil være sikre på at få det hele med, kan nedenstående måske være en hjælp.

Bestilling af mødelokale

Generalforsamlinger skal afholdes i perioden 15. februar til 31. marts i henhold til enhedens vedtægter. Hvis generalforsamlingen skal holdes i IDA Mødecenter eller på et af de regionale kontorer, skal lokale og forplejning bookes gennem jeres netværkskoordinator. Hvis mødet holdes et andet sted, står bestyrelsen for det praktiske.

Vær opmærksom på, at der er pres på lokalerne i København, Odense, Aalborg og Aarhus, da alle enheder skal afholde generalforsamling inden for samme afgrænsede periode. Fastlæg derfor datoen for generalforsamlingen i god tid.

Dagsorden

Før generalforsamlingen skal der forberedes en dagsorden. Dagsordenen fremgår af enhedens vedtægter/forretningsorden, men skal efter lovene mindst indeholde de punkter, der fremgår af rammevedtægternes § 7 (fagtekniske selskaber og regioner) eller § 6 (afdelinger).

Se IDAs Love og vedtægter

Ønsker et medlem at stille forslag til dagsordenen, skal dette gøres skriftligt jvf. frist i enhedens vedtægt.

Valgperioder/genvalg

Vær opmærksom på hvilke bestyrelsesmedlemmer, der kan og vil genvælges. Hvis der skal vælges nye medlemmer, bør de kontaktes i god tid, så de kan give deres tilsagn. Din netværkskoordinator er gerne behjælpelig med klarlægningen af, hvem i bestyrelsen der er på valg og om de kan genvælges.

IDAs genvalgsregler fremgår dels af IDAs lov og vedtægter, dels af de enkelte enheders vedtægter. 

Hensigtserklæringer omkring IDAs valg- og genvalgsregler

– godkendt på Hovedbestyrelsens møde den 8. juni 2017

Hovedbestyrelsen ønsker med dette notat at klargøre hensigten bag IDAs genvalgsregler, det vil sige bestemmelserne om, hvornår et medlem igen kan blive valgt ind i en forsamling efter, at medlemmet er faldet for genvalgsreglen. Dertil er Hovedbestyrelsens fortolkning af reglerne om udpegning af formanden for Ansattes Råd (§14, stk. 2) tilføjet.

Formandens beretning

Det er formandens opgave at udarbejde en beretning for årets forløb. Beretningen skal fremlægges for medlemmerne på generalforsamlingen. Til inspiration til formandens beretning er det en god idé at kigge i generalforsamlingspakken. Du kan finde generalforsamlingspakken her, under øverste punkt: 0. Rapporter vedr. IDA-enheder generelt. 

Beretning til IDAs generalforsamlinger

Administrationen udarbejder en beretning for det fagtekniske område. Denne sendes til formanden, som kan anvende den som supplement til enhedens egen beretning. På det regionale område bliver der sendt en skabelon til alle regionsformænd, som de kan bruge til hjælp til beretningen.

Årsregnskab og budget

Årsregnskabet udarbejdes af IDA. Regnskabet skal være revideret og underskrevet af den valgte kritiske revisor og enhedens kasserer. Frist for underskrift vil fremgå af informationsbrev fra økonomiafdelingen. Ved generalforsamlingen skal enhedens regnskab godkendes og budget for det løbende år opstilles.

Praktiske detaljer

Generalforsamlingen indledes med formandens velkomst, og derefter bliver der valgt en dirigent for mødet. Husk at indgå aftale med en dirigent i god tid inden generalforsamlingen og orientér netværkskoordinatoren om valget.

Netværkskoordinatoren sender relevant materiale til formand, kasserer og dirigent elektronisk.

Stemmesedler sendes via mail til formanden eller medbringes af administrationen.

Netværkskoordinatoren står desuden til rådighed i tolkning af vedtægter og genvalgsregler.

Annoncering/Indkaldelse

Vær opmærksom på fristen for annoncering/indkaldelse i.h.t. enhedens vedtægt. Kontakt netværkskoordinatoren i god tid før annoncering/indkaldelse ønskes bragt. Netværkskoordinatoren sørger for annoncering/indkaldelse i.h.t. vedtægten − typisk på ida.dk og i nyhedsbrev.

Deltagelse fra administrationen

På regionens generalforsamling vil et hovedbestyrelsesmedlem, en direktør fra IDA og en IDA medarbejder fra Teknologi og Netværk, som udgangspunkt være til stede, og tager også beslutningsreferat af generalforsamlingen.

Når generalforsamlingen er afholdt

Når generalforsamlingen er overstået, skal referenten sende beslutningsreferat til godkendelse hos dirigenten. Referatet kan godkendes via mail. Når referatet er godkendt, sender netværkskoordinatoren det til bestyrelsesmedlemmerne. Husk hurtigst muligt efter generalforsamlingen at afholde konstituerende bestyrelsesmøde.

I bedes orientere netværkskoordinatoren om konstitueringen, så sørger koordinatoren for at der udarbejdes nye bestyrelseslister og IDAs hjemmeside bliver opdateret.

Opdaterede bestyrelseslister danner grundlag for trækningsrettigheder (deltagerlister/regnskaber), udsendelser og orientering fra IDA generelt.

Regionsrådsmøder og bestyrelsesmøder

Det er vigtigt, at den enkelte enheds bestyrelse sikrer et rimeligt forhold mellem det aktivitetsniveau som kommer IDAs medlemmer til gavn og antallet af afholdte bestyrelsesmøder. Her kan afholdelse af virtuelle bestyrelsesmøder være et godt alternativ, som både sparer penge for enheden og tid for det enkelte bestyrelsesmedlem. Kontakt din koordinator om denne mulighed.

Planlæg i god tid

Bestyrelsesmøderne bør planlægges i god tid. Fastlæg datoer og tidspunkter for et halvt eller et helt år ad gangen. Send en mail til netværkskoordinatoren med datoerne, når møderne ligger fast.

Netværkskoordinatoren deltager ikke i bestyrelsesmøderne, men holder sig underrettet om bestyrelsens arbejde og aktiviteter via mødereferaterne.

Bestilling af mødelokale

Hvis bestyrelsesmødet skal holdes i Ingeniørhuset i København eller et af de regionale kontorer i Odense, Aalborg eller Aarhus, skal lokale og forplejning bestilles gennem jeres netværkskoordinator.

Hvis mødet foregår et andet sted, sørger I selv for at bestille lokale og forplejning.

Deltagelse i bestyrelsesmøder

Netværkskoordinatoren kan efter aftale med formanden tage imod afbud, såfremt mødet afholdes i Ingeniørhuset i København eller på et af de regionale kontorer. Det er vigtigt, at netværkskoordinatoren får besked om antal deltagere mindst to arbejdsdage før mødets afholdelse af hensyn til afbestilling af forplejning.

Udsendelse af dagsorden og referat

Det er bestyrelsens egen formand eller bestyrelsens sekretær, som står for udsendelsen af dagsorden og referat til bestyrelsesmedlemmerne på mail med kopi til netværkskoordinatoren.

Regninger/udlæg

Husk at sende afregninger ift. afholdelse af bestyrelsesmødet hurtigst muligt efter mødet. Du bedes udfylde rejseafregningen med dato, sted, medlemsnummer mv.

Dokumentation for afholdte udgifter skal vedhæftes.

Hvis du har udlæg for udgifter i forbindelse med et arrangement skal du indsende information om arrangementsnr., titel og dato samt beløbs størrelsen samt eget medlemsnr. og kontonr. til din koordinator.

Udlægget må kun afregnes på det pågældende arrangement. Udlægget afregnes hurtigst muligt efter arrangementets afholdelse.

Koordineringsmøder/planlægningsmøder

Netværkskoordinatoren kan deltage ved et årligt bestyrelsesmøde umiddelbart efter generalforsamlingerne og her hilse på nye bestyrelsesmedlemmer. Det tilstræbes, at mødet holdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer. 

Du kan se hvem din netværkskoordinator er, hvis du tilgår oversigtssiden for IDAs netværk.