Generalforsamling, årsmøder og bestyrelsesmøder

Generalforsamlinger skal afholdes i perioden 15. februar til 31. marts i henhold til enhedens vedtægter. Hvis generalforsamlingen skal holdes i IDA Mødecenter kan du booke lokaler her, og hvis det afholdes på et af de regionale kontorer, skal lokale og forplejning bookes gennem jeres netværkskoordinator. Hvis mødet holdes et andet sted, står bestyrelsen for det praktiske.

Vær opmærksom på, at der er pres på lokalerne i København, Odense, Aalborg og Aarhus, da alle enheder skal afholde generalforsamling inden for samme afgrænsede periode. Fastlæg derfor datoen for generalforsamlingen i god tid.

Før generalforsamlingen skal der forberedes en dagsorden. Dagsordenen fremgår af enhedens vedtægter/forretningsorden, men skal efter lovene mindst indeholde de punkter, der fremgår af rammevedtægternes § 7 (fagtekniske selskaber og regioner) eller § 6 (afdelinger).

Ønsker et medlem at stille forslag til dagsordenen, skal dette gøres skriftligt jvf. frist i enhedens vedtægt.

Vær opmærksom på hvilke bestyrelsesmedlemmer, der kan og vil genvælges. Hvis der skal vælges nye medlemmer, bør de kontaktes i god tid, så de kan give deres tilsagn. Din netværkskoordinator er gerne behjælpelig med klarlægningen af, hvem i bestyrelsen der er på valg og om de kan genvælges.

IDAs genvalgsregler fremgår dels af IDAs lov og vedtægter, dels af de enkelte enheders vedtægter. 

– godkendt på Hovedbestyrelsens møde den 8. juni 2017

Hovedbestyrelsen ønsker med dette notat at klargøre hensigten bag IDAs genvalgsregler, det vil sige bestemmelserne om, hvornår et medlem igen kan blive valgt ind i en forsamling efter, at medlemmet er faldet for genvalgsreglen. Dertil er Hovedbestyrelsens fortolkning af reglerne om udpegning af formanden for Ansattes Råd (§14, stk. 2) tilføjet.

Det er formandens opgave at udarbejde en beretning for årets forløb. Beretningen skal fremlægges for medlemmerne på generalforsamlingen. Til inspiration til formandens beretning er det en god idé at kigge i generalforsamlingspakken. Du kan finde generalforsamlingspakken her, under øverste punkt: 0. Rapporter vedr. IDA-enheder generelt. 

Administrationen udarbejder en beretning for det fagtekniske område. Denne sendes til formanden, som kan anvende den som supplement til enhedens egen beretning. På det regionale område bliver der sendt en skabelon til alle regionsformænd, som de kan bruge til hjælp til beretningen.

Årsregnskabet udarbejdes af IDA. Regnskabet skal være revideret og underskrevet af den valgte kritiske revisor og enhedens kasserer. Frist for underskrift vil fremgå af informationsbrev fra økonomiafdelingen. Ved generalforsamlingen skal enhedens regnskab godkendes og budget for det løbende år opstilles.

Generalforsamlingen indledes med formandens velkomst, og derefter bliver der valgt en dirigent for mødet. Husk at indgå aftale med en dirigent i god tid inden generalforsamlingen og orientér netværkskoordinatoren om valget.

Netværkskoordinatoren sender relevant materiale til formand, kasserer og dirigent elektronisk.

Stemmesedler sendes via mail til formanden eller medbringes af administrationen.

Netværkskoordinatoren står desuden til rådighed i tolkning af vedtægter og genvalgsregler.

Vær opmærksom på fristen for annoncering/indkaldelse i.h.t. enhedens vedtægt. Kontakt netværkskoordinatoren i god tid før annoncering/indkaldelse ønskes bragt. Netværkskoordinatoren sørger for annoncering/indkaldelse i.h.t. vedtægten − typisk på ida.dk og i nyhedsbrev.

På regionens generalforsamling vil et hovedbestyrelsesmedlem, en direktør fra IDA og en IDA medarbejder fra Teknologi og Netværk, som udgangspunkt være til stede, og tager også beslutningsreferat af generalforsamlingen.

Når generalforsamlingen er overstået, skal referenten sende beslutningsreferat til godkendelse hos dirigenten. Referatet kan godkendes via mail. Når referatet er godkendt, sender netværkskoordinatoren det til bestyrelsesmedlemmerne. Husk hurtigst muligt efter generalforsamlingen at afholde konstituerende bestyrelsesmøde.

I bedes orientere netværkskoordinatoren om konstitueringen, så sørger koordinatoren for at der udarbejdes nye bestyrelseslister og IDAs hjemmeside bliver opdateret.

Opdaterede bestyrelseslister danner grundlag for trækningsrettigheder (deltagerlister/regnskaber), udsendelser og orientering fra IDA generelt.

Det er vigtigt, at den enkelte enheds bestyrelse sikrer et rimeligt forhold mellem det aktivitetsniveau som kommer IDAs medlemmer til gavn og antallet af afholdte bestyrelsesmøder. Her kan afholdelse af virtuelle bestyrelsesmøder være et godt alternativ, som både sparer penge for enheden og tid for det enkelte bestyrelsesmedlem. Kontakt din koordinator om denne mulighed.

Bestyrelsesmøderne bør planlægges i god tid. Fastlæg datoer og tidspunkter for et halvt eller et helt år ad gangen. Send en mail til netværkskoordinatoren med datoerne, når møderne ligger fast.

Netværkskoordinatoren deltager ikke i bestyrelsesmøderne, men holder sig underrettet om bestyrelsens arbejde og aktiviteter via mødereferaterne.

Det er bestyrelsens egen formand eller bestyrelsens sekretær, som står for udsendelsen af dagsorden og referat til bestyrelsesmedlemmerne på mail med kopi til netværkskoordinatoren.

Husk at sende afregninger ift. afholdelse af bestyrelsesmødet hurtigst muligt efter mødet. Du bedes udfylde rejseafregningen med dato, sted, medlemsnummer mv.

Dokumentation for afholdte udgifter skal vedhæftes.

Hvis du har udlæg for udgifter i forbindelse med et arrangement skal du indsende information om arrangementsnr., titel og dato samt beløbs størrelsen samt eget medlemsnr. og kontonr. til din koordinator.

Udlægget må kun afregnes på det pågældende arrangement. Udlægget afregnes hurtigst muligt efter arrangementets afholdelse.

Netværkskoordinatoren kan deltage ved et årligt bestyrelsesmøde umiddelbart efter generalforsamlingerne og her hilse på nye bestyrelsesmedlemmer. Det tilstræbes, at mødet holdes i Ingeniørhuset eller på et af de regionale kontorer.