Konferenceguide

Denne konferenceguide lister de vigtigste elementer, man skal huske i planlægningen af en konference, og indeholder en oversigt over spørgs­mål man med fordel kan stille sig selv i planlægningsfasen.

Vær opmærksom på, at listen ikke er udtømmende – der vil altid være nuancer fra konference til konference – og primært indeholder punkter, man ofte kan komme til at glemme.

Formål og format

• Hvorfor vil I holde konferencen?
• Hvad er det nye eller aktuelle i emnet?
• Er der ”kød nok på” til en hel konference? Eller bør I holde et gå hjem-møde eller en halvdags-event i stedet?
• Skal konferencen være fysisk eller online – eller hybrid? Det skal afklares fra begyndelsen.
• Skal konferencen være i et eller flere spor?
• Skal der være udstillere?
• Overvej konferencens sprog. Er det fx nødvendigt at holde kon­fe­ren­cen på engelsk, hvis alle oplægsholdere taler dansk?
• Overvej, hvordan konferencen kan understøtte FN’s 17 verdensmål og/eller IDAs strategi.

Når man kender en konferences formål, er det lettere at målrette kom­mu­nikationen (teksterne) og planlægge en konference, hvor formålet er ty­deligt.

Målgruppe

Hvem skal helt specifikt komme til konferencen? Ikke bare ”Sel­skab­ets medlemmer”, men hvilken del af medlemmerne? Hvad har de til fælles? Hvilke emner arbejder de med og i hvilke brancher? Egner emne eller målgruppe sig til, at der inviteres medarrangører ind?

Budget og økonomi

• Lav et budget og husk fx følgende udgifter:
  • Lokaler, AV/teknik, evt. optagelse og redigering
  • Al forplejning – også til talere, hjælpere, udstillere m.fl. (per­soner, der ikke har købt en billet)
  • Honorarer eller gaver til talere, indslag osv.
  • Ticketbutler-navneskilte
  • Trykt materiale, bannere osv. (men husk også at være bæredygtige og begrænse trykte materialer!)
  • Gratister

Datofastlæggelse

Find forslag til dato, men vend den med jeres selskabs koor­di­na­tor, før I fortsætter planlægningen og laver aftaler på den pågældende dato.

Hvis der ligger for mange større arrangementer på samme tid, bliver det sværere at nå ud til målgruppen med vores markedsføring – mange budskaber på samme tid gør det svært at trænge igennem derude! Og administrationen kan blive en flaskehals.

Tekster og markedsføring

Sælg din event!

• Hvorfor skal man tilmelde sig? Hvad får man ud af at deltage? Ikke bare ”Inspiration” og ”Ny viden”.
• Kender målgruppen de talere, I mener er hot shots? Eller skal de beskrives i flere detaljer?
• Husk at programmet er med til at tiltrække deltagere, så offentlig­gør det så hurtigt som muligt med så mange informationer som mu­ligt
• Husk uddybende tekster om hvert programpunkt – en overskrift sig­er ikke nok. Forklar, hvad oplægget handler om.
• Husk et godt og ikke ophavsretsbeskyttet billede til markedsføring­en.

Realistiske tidsplaner

Det tager tid at lave en god konference, og vi anbefaler, at man begynd­er planlægningen 9-12 måneder før afholdelse. Så er der god tid til at ar­bej­de med konferencen i bestyrelsen, invitere talere, lave grafik, skrive go­de tekster osv. osv.

En tommelfingerregel er, at en konference skal annonceres mindst 2½ måned inden afholdelse – og meget gerne mere! I ferieperioder, hvor del­tagerne ikke ser deres E-mail og dermed invitationen, skal markeds­føringsperioden være endnu længere.

Vær tids-pessimist! Det tager tid at flytte en større mængde mennesker, så lav ikke programmet for stramt – flere pauser, god tid til at netværke, tid til at skifte lokale/spor, tid til at tjekke mails/telefon, tid til at spise osv.

Kom i god tid! Som værter og arrangører er I de første til at ankomme og de sidste til at gå. Husk også at aftale præcise tider med talerne (an­komst, forventning til hvor længe de skal blive osv.).

Aftaler

• Få alle aftaler på skrift
• Vær eksplicit omkring jeres forventninger til talerne:
  • Skal de benytte Power Points eller må de lade være? Skal materialet leveres på forhånd?
  • Skal de blive der efter oplægget?
  • Hvad tid skal de ankomme, og hvad tid skal de på?
  • Hvilke deadlines skal de overholde (fx aflevering af tekst om oplægget, præsentation, faktura osv. osv.)?
  • Hvilke omkostninger dækkes (honorar, transport, parke­ring, hotel, forplejning osv. osv.)
  • Hvad er annulleringsbetingelserne – for jer og for taleren?
• Hvis der betales honorar mv.: HUSK at afklare, om det aftalte beløb er in­klusiv moms! Jeres selskab (konferencens budget) hæfter for hele fak­turabeløbet, dvs. INKLUSIV moms.
• Husk at engagere en eller flere moderatorer, facilitatorer eller konfe­ren­ci­er­er, hvis I i bestyrelsen ikke selv påtager jer opgaven (IDA kan i de fles­te tilfælde hjælpe med moderatorer).
• Hold et formøde med moderatoren for at afstemme takt, tone og øv­rige forventninger.
• Tjek op på, om jeres aftaler overholder alle IDA-regler – det gælder fx brug af fotos og grafik, indkøb af gaver mv.
  
  Maj 2024