Lokalebooking

IDA Conference - København

Her kan du booke lokaler, forplejning og av-udstyr hos IDA Conference i København.

Systemet er udviklet, så du på alle tider af døgnet kan se hvilke lokaler der er ledige i vores mødecenter i København, og sende en forespørgsel til Mødecenteret i et og samme flow. 

Du kan finde afbestillingsregler for IDA Conference her - (nye afbestillingsregler på vej)

Interne priser i IDA Conference

• De priser, vi får på bekræftelserne fra IDA Conference, er interne priser – de gælder kun, når regningen betales via IDA (en afdeling, et fagteknisk selskab, en pulje el. lign.)
• Priserne er derfor fortrolige og må ikke deles med eksterne!
• Regninger fra IDA Conference må heller aldrig viderefaktureres til eksterne samarbejdspartnere
• Arrangementet skal oprettes i IDAs mødesystem, hvor også hele tilmeldingen skal foregå.

Booking af lokaler i Aalborg

I Aalborg er der adgang til følgende lokaler, som først kan bookes fra kl. 16:30:

• 1 stk. mødelokale til max. 12 personer med projektor og mødeskærm
• 1 stk. mødelokale til max. 25 personer med projekter og lærred

Lokalerne skal bookes gennem din netværkskoordinator eller gennem Lisbeth Kauslund lik@ida.dk. Tlf. 3318 9703.

Adgangskode: Der vil blive udsendt en adgangskode et par dage inden jeres brug af lokalerne som skal bruges til indtastning for at komme ind. Det er samme kode på både fordør og døren på tredje sal. Dørene låser automatisk kl. 23.00.

Parkering: Parkering er gratis efter 18.00.

Forplejning: Det er ikke muligt at bestille forplejning på kontoret, det skal man selv sørge for. Der kan købes øl, vand fra vores køleskab og kaffe/the fra automaten. Der udfyldes en seddel på forbrug. Sedlen ligger i vindueskarmen i køkkenet hvor man lader den ligge i udfyldt stand og så sørger administrationen for afregning.

Booking af lokaler i Aarhus

I Aarhus er der adgang til følgende lokaler, som først kan bookes fra kl. 16:30:

• Lokale 1: max 8 personer
• Lokale 2: max 6 personer
• Lokale 3: max 4 personer

De 3 lokaler kan slås sammen til ét stort lokale med plads til max. 15 personer.

• Lokale 4: max 20 personer
• Lokale 5: max 20 personer

De 2 lokaler kan slås sammen til ét stort lokale med plads til max. 40 i alt i biografopstilling. Hvis anden opstilling ønskes, så kan der ikke være 40.

Lokale, vagt og forplejning skal bestilles gennem jeres netværkskoordinator.

AV-udstyr: Der er 2 skærme til rådighed, hvor man kan koble sin medbragte PC til.

Forplejning: I kan bestille forplejning hos MIB via din koordinator. Du kan se her hvad de tilbyder, og IDA får 10% rabat hos dem. 

Ønsker I selv at tage forplejning med er I velkommen til det.

Vagt: Til bestyrelsesmøder og til arrangementer skal der bookes en vagt, som koster 160 kr./timen og som betales af udvalget selv.
Til bestyrelsesmøder skal vagten bookes ½ time før, og 1 time før til store foredrag/arrangementer.
Studentermedhjælperen sørger for at hente maden i kantinen, klargøre lokalet og afrydde så lokalerne er brugbare efterfølgende.

Vingaver: I forhold til vingaver er det arrangøren selv, som skal sørge for at bestille og medbringe dette.

Booking af lokaler i Odense

I Odense er der adgang til følgende lokaler:

• B4 (6 pers.)
• B5 (8 pers.)                                                                                       
• B6/B7 (14 pers.)                                                                              
• A9 (16 pers.)                                                                                                               
• B8 (20 pers.)                                                                                                                
• B9 (20 pers.)                                                                                                                
• B10 (8 pers.)                                                                                                                
• B12 (16 pers.)                                                                                  
• Konferencen (max. 60 pers., biografopstilling)                       
• Kantinen (ca. 100 pers.)          

Lokale, vagt og forplejning skal bestilles via enhedens netværkskoordinator.

Forplejning: forplejning skal bestilles via din koordinator.

Pris: Lokalerne er gratis at låne, men der skal budgetteres med udgift til en aftenvagt. Prisen er 160,- pr. påbegyndt time.

Vingaver: I forhold til vingaver er det arrangøren selv, som skal sørge for at bestille og medbringe dette.

Bordopstilling: Vær opmærksom på, at det som hovedregel ikke er tilladt at ændre på bordopstillingen i lokalerne. Det koster kr. 500,- at få ændret på bordopstilling, og det kan kun ske efter aftale med receptionen. Ved aftenmøder afhænger det af, hvilken bordopstilling den første bruger næste dag har bestilt.

Lokaler hos eksterne udbydere

Hvis mødet foregår uden for et af IDA-husene, sørger du selv for at få bestilt lokale og forplejning.