Guide til oprettelse af arrangement
Her kan du se hvordan du opretter et arrangement. Hav alt dit materiale, tekst og tid/sted klar, inden du går i gang. Så undgår du, at blive timet ud midt i oprettelsen. Hvis du har været inaktiv i 20 minutter på IDAs hjemmeside, bliver du automatisk logget ud.
Guide til oprettelse af arrangementsdetaljer
Under arrangementsdetaljer kan du bl.a. oprette annoncer til Ingeniøren, tilvalg (fx ledsager), middag mv., samt tilmelde en oplægsholder.
Vi har valgt at bruge IDAs supportsystem til behandling af sager vedrørende IDAs mødesystem. Systemet hedder Zendesk.
Sager oprettes via http://support.ida.dk. Gå ind via linket, og udfyld alle felter. Under tilhørsforhold, er det meget vigtigt at du vælger parlamentariker, så sagen kommer til de rigtige. Nedenfor kan du se et eksempel på en udfyldt sag.
Når du har oprettet en sag, vil du modtage en mail med et sagsnummer, og der vil også være et link, hvorfra du kan gå ind på sagen. Du modtager en mail, når der kommer svar eller ændringer på sagen. Du kan vælge at besvare på mailen, hvorefter dit svar vil blive tilføjet til sagen, eller du kan skrive i sagen ved at logge ind på http://support.ida.dk via linket i mailen.
Du kan følge din sag og se tidligere sager ved at gå til http://support.ida.dk og klikke på ”Log Ind”. Her taster du din mail og dit password til Zendesk. Hvis du har glemt dit password, eller ikke har oprettet et endnu, kan du ændre/bestille det ved at klikke på ”Jeg har glemt mit password” og oprette dig.
Hvis en mødedeltager vil afmelde sig, kan de gøre det via vores mødeportal, og de kan også afmelde sig, selv om afmeldingsfristen er overskredet. Men hvis afmeldingsfristen er overskredet, får de ikke pengene retur.
Grunden til at vi har valgt denne løsning er, at det giver jer et bedre overblik over, hvor mange der reelt kommer, og det formindsker forhåbentlig antallet af no-shows. Derudover giver det mulighed for, at deltagere på ventelisterne kan komme med.
I/bestyrelsen fastsætter selv deltagerbetalingen ved de forskellige arrangementer.
I fastsætter deltagerbetalingen under hensyntagen til arrangementets budget – skal arrangementet være udgiftsneutralt, skal det give overskud, eller må det gerne give underskud, hvad er prisniveauet for sammenlignelige tilbud og hvilken pris har jeres målgruppe mulighed for at betale?
På sociale arrangementer, er det muligt at oprette tilvalg, fx ledsagere, børn, m.v., og her er det en god idé at sætte prisen højere end medlemsprisen.
Husk, at en for høj deltagerpris kan skræmme deltagere væk – en for lav deltagerpris kan signalere ”mangel på kvalitet”.
Se retningslinjer for IDA-betalt rejse, middag og overnatning i dokumentet Anvendelse af IDAs midler.