Synlighed for valgte i IDA

Retningslinjer for offentliggørelse af navn og e-mail på ida.dk, mulighed for en @m.ida.dk-mailadresse, samt retningslinjer for dispensation for offentliggørelse.

IDA er en medlemsdrevet forening, og derfor er det vigtigt, at alle aktive er synlige som en del af foreningens ansigt udadtil. Dermed sikres det i overensstemmelse med IDAs strategi, at det er medlemmerne og deres viden, der repræsenterer IDA.

Samtidig er det som beskrevet i IDAs Vision 2025 og den tilhørende Strategi 2018-2020 vigtigt, at alle aktive i IDA er synlige over for hinanden.

Derfor er der behov for at synliggøre de aktive medlemmer og de udvalg, som de repræsenterer, på IDAs hjemmeside.

Formål:

Jf. § 6. stk. 2 i IDAs Afstemnings- og valgvedtægt er det en forudsætning for at blive valgt i IDA, at medlemmet tiltræder, at IDA offentliggør navn og e-mail på IDAs hjemmeside i henhold til Hovedbestyrelsens retningslinjer herfor.

Valgte skal som minimum synliggøre navn og e-mail. Valgte opfordres samtidig til på IDAs hjemmeside at synliggøre flere oplysninger, såsom mobilnummer, stilling, arbejdssted, uddannelse etc.

Jf. § 6. stk. 2 skal IDAs Hovedbestyrelse udarbejde retningslinjer for offentliggørelse af navn og e-mail på ida.dk.

Hvem er omfattet af denne bestemmelse:

Medlemmer skal synliggøres, i fald de vælges eller udpeges til følgende bestyrelser/udvalg i IDA:

  • Repræsentantskabet og øvrige bestyrelser med valgte, såsom Hovedbestyrelsen, Forretningsudvalget, IDA Forsikrings bestyrelse, fondsbestyrelser, Ansattes Råd, IDA Offentlig og IDA Privat
  • Politiske udvalg – udpeget af Hovedbestyrelsen
  • Regionale og fagtekniske bestyrelser/udvalg
  • Eksterne repræsentationer, såsom i og gennem Akademikerne, indstillingsorganer til universiteter eller udvalg nedsat af regeringen.
  • Tillidsrepræsentanter, medlemmer af virksomhedsgrupper/Akademikerklubber og kontaktpersoner på virksomheder uden tillidsmandsdækning

Listen er ikke udtømmende, da der løbende opstår nye udvalg.

 

Offentliggørelse sker på følgende vis:

IDAs aktive og medlemmerne kan generelt styre deres samtykkeerklæringer herunder hvilke data, de ønsker skal være synlige på deres profil på mit.ida.dk. Offentliggørelse af aktives kontaktoplysninger sker under overholdelse af den nye Persondataforordning.

Medlemmer, der ønsker at blive valgt/udpeget, vil blive bedt om at afgive samtykke i forbindelse med valgsituationen.

Samtykkeerklæringer afgives på følgende vis:

  • Ved valg til bestyrelser/udvalg, hvor der er elektronisk valg, f.eks IDAs repræsentantskab afgiver medlemmet, ifb. med opstilling til valget, samtykke til, at i fald medlemmet bliver valgt, offentliggør IDAs sekretariat navn og e-mail for den valgte på ida.dk
  • Ved valg til råd/bestyrelser/udvalg/afdelinger i IDAs regioner og fagtekniske selskaber orienterer dirigenten om synlighedskravet før selve valghandlingen. Når medlemmet stiller sig til rådighed for valg, giver medlemmet samtidig tilsagn om, at IDAs sekretariat offentliggør navn og e-mail for den valgte på ida.dk.
  • Ved udpegninger til øvrige udvalg i IDA orienteres medlemmet om synlighedskravet i forbindelse med henvendelse om indstilling/udpegning. IDAs sekretariat offentliggør navn og e-mail for den valgte på ida.dk.
  • Ved udpegning til eksterne repræsentationer, herunder gennem Akademikerne orienteres medlemmet om synlighedskravet i forbindelse med henvendelse om indstilling/udpegning. IDAs sekretariat offentliggør navn og e-mail for den valgte på ida.dk.
  • I forbindelse med valg til tillidsrepræsentanter på de offentlige arbejdspladser og til virksomhedsgrupper/akademikerklubber på private virksomheder orienteres medlemmerne om synlighedskravet. IDAs sekretariat offentliggør navn og e-mail for den valgte på ida.dk.

IDAs Hovedbestyrelse kan dog dispensere fra kravet om synligt navn og emailadresse, hvis der er tungvejende sikkerhedsmæssige eller personlige hensyn.

Aktive i IDA kan selv vælge om de vil være synlige med en privat mailadresse, deres arbejdsmail, eller om de ønsker, at bruge en mail på et særligt domæne for IDAs aktive,@m.ida.dk

I fald aktive medlemmer ikke ønsker at have private e-mail eller arbejds e-mail synlig på ida.dk. har IDA følgende alternativer:

IDA kan stille en e-mail til rådighed af. E-mailen oprettes med domænenavnet @m.ida.dk. Mail-adressen kan rekvireres ved at sende en mail mailoprettelse@ida.dk med oplysning om navn, IDA-nummer og mobilnummer.

Denne e-mail kan man have så længe man er aktiv i IDA. Den oprindelige e-mail gemmes på medlemsprofilen. Når medlemmet ikke længere er aktivt i IDA, skjules @m.ida.dk-e-mailen for visninger på ida.dk og den oprindelige e-mail tilkobles igen.

Med denne løsning er aktive synlige som aktiv på ida.dk med @m.ida.dk e-mailen og modtager udelukkende e-mails fra IDA på denne e-mail.

 

@m.ida.dk kan også oprettes som en sekundær e-mail.

Aktive kan vælge at have en primær og en sekundær e-mail tilknyttet medlemsprofilen. Den sekundære e-mail benyttes i givet fald udelukkede til synlighed for de aktive i personsøgningen.

Aktive kan vælge at være synlige på ida.dk med en sekundær e-mail.

Den sekundære e-mail, der tilknyttes medlemsprofilen i medlemskartoteket, kan være @m.ida.dk-e-mailen, der er stillet til rådighed af IDA eller alternativt en anden mail, som medlemmet selv opretter til dette formål.

Den sekundære e-mail benyttes udelukkende til synlighed for aktive på hhv. udvalgslisten (den gamle funktion, der tidligere fandtes bag log in på mit.ida) og personsøgningen på ida.dk (den nye funktion, der er oprettet foran login).

I alle andre henseender benyttes den primære e-mail. Det betyder, at alle øvrige nuværende og fremtidige funktioner benytter den i dag eksisterende private eller arbejds e-mail, som er den primære.

Der er eksempelvis tale om udsendelse af nyhedsmails, synlighed på arrangementstilmeldingslister, fremsendelse af kvitteringer og bestyrelseslister.

Løsningen med to e-mails er afgrænset til aktiv-søgningen. Den sekundære e-mail ikke kan bruges til øvrige funktioner.

Læs mere

Overblik

IDAs tilbud til de aktive

Som aktiv har du travlt med at gøre en forskel for dine medlemmer. Vi har samlet en side med informationer, der kan hjælpe dig i dit arbejde som aktiv.

Gå til aktivsiden