Projektleder i byg – planlæg dig til succes

Rollen som projektleder i bygge og anlægsbranchen, adskiller sig særdeles fra andre projektlederroller – særligt i omfang, scope og antallet af potentielle udfordringer. Det er måske en af de eneste brancher, hvor der let kan opstå konflikter med udfordringer helt uden for projektets rammer, som fx vejrforhold.

Byggeprojekter er forbundet med en vis grad af usikkerhed og risiko. Projektledelsen skal identificere og håndtere potentielle risici, samt vurdere deres indvirkning og udvikle en plan for risikostyring. Dette kan omfatte forsikring, kontrahering, myndigheder, budgetter, naboer, leverandører, scope creep hos bygherre, tekniske problemstillinger, økonomiske usikkerheder, ændrede regulativer og foranstaltninger for at minimere risikoen.

Håndtering af juridisk aftalegrundlag og risici er afgørende for at minimere negative påvirkninger på byggeprojekter. En grundig identifikation og effektiv håndtering af risici kan nemlig hjælpe med at sikre, at projektet fortsætter på rette spor, selv når uforudsete udfordringer opstår. Derfor er planlægning ud fra risici også en af de mest væsentlige kompetencer i branchen – og måske den vigtigste nøgle til succes.

Planlægning: Tag styring med effektiv planlægning

Planlægning er det første afgørende skridt i ethvert vellykket byggeprojekt. Det involverer at fastlægge klare mål, roller, tidsplaner, ressourcebehov og budgetter. Her er nogle nøgleaspekter af planlægning i byggebranchens projekter:

Milepælsplanlægning, mål og succeskriterier: Klart definerede mål og succeskriterier er grundlaget for ethvert succesfuldt projekt. De skaber retning og giver en målestok for succes. Vil du skabe en effektiv plan, bør du sætte en struktureret tilgang, som indebærer samarbejde om udarbejdelsen med interessenter om det måtte være bygherren, rådgiver, entreprenør, myndigheder eller dine egne projektmedlemmer. Her vil en grundig definition af projektets mål være afgørende for alle involveret.

Sæt klart fokus på specifikke, målbare og relevante mål, samt succeskriterier. Disse mål kan omfatte overordnede mål som færdiggørelsesdato, budget og kvalitetsniveau samt mere specifikke mål for delprojekter eller -faser. Det kan især blive vigtigt for din milepælsplanlægning og -prioritering.

Tidsplanlægning: En omhyggeligt udarbejdet tidsplan viser, hvordan projektets aktiviteter skal udfoldes over tid og hjælper med at undgå forsinkelser. Her er det vigtigt at Identificere afhængigheder på tværs af projektets opgaver.

Nogle opgaver kan kun udføres, når andre er afsluttet, mens nogle kan udføres sideløbende. En sekvensering af aktiviteterne bør tage højde for disse afhængigheder. Din tidsplan og deadlines bør have plads til milepælene og din risikohåndtering – der vil dog som regel også være behov for konstant opfølgning, imens projektet udvikler sig.

Aftalegrundlag og risikohåndtering: Det er svært at planlægge det som er uforudsigeligt, men det hjælper at være forberedt, så du undgår overraskelser, der forsinker byggeprojektet og medfører budgetoverskridelser. Dette kan omfatte forsikring, kontraktrevisioner og andre foranstaltninger for at minimere risikoen.

Der er en række værktøjer og teknikker til rådighed for at hjælpe projektledere med at styre, samt identificere og håndtere risici, herunder valg af entrepriseform, timing af aftaleindgåelse, målsætninger og entrepriseformer. Ligeledes findes der værktøjer til de specifikke dele af et projekt, herunder rollefordeling og ansvar, interessenthåndtering, AB/ABR, YBL, projektplaner og kommunikationsplan.

Risikohåndtering er en iterativ proces, der kræver løbende overvågning og evaluering. Projektlederen bør regelmæssigt vurdere projektets tolerancer, risikoprofil, risikoreserver, S-kurve og foretage justeringer efter behov.

Din projektgruppe og projektets interessenter: Et samarbejdende team og en klar interessenthåndtering er afgørende for projektets effektivitet og økonomi. Det vil ofte kræve kontinuerlig opfølgning og overvågning – det er dit ansvar at såvel interne som eksterne interessenter støtter op om projektet, hvilket kan blive afgørende for at levere projektet til tiden. Den dygtige projektleder skal være vågen for fleksibel tilpasning efter behov, når uforudsete ændringer opstår – Her vil kontinuerlig opfølgning styrke dig som projektleder.

Budgettering: At fastlægge et realistisk budget er nødvendigt for at styre økonomien i projektet og undgå budgetoverskridelser. Når du budgetterer i byggebranchen, skal du fokusere på den nøjagtighed som er mulig for den enkelte fase, projektrisikoen der ligger i ændringer fra brugerne, styregruppens udvidelse af scope, og rådgivers/entreprenørs ekstraregninger ift. uklarkeder i udbudsmaterialet. Eller usikkerheden i pris eller mængder på udbudstidspunktet for entreprenørerne. Endvidere er løbende overvågning af færdiggørelsesgrad, koblet med omhyggelig økonomistyring af budget, disponeret og bekræftet op imod restbeløb kritisk.

Konklusion

Når du arbejder med omstændige projekter som dem i byggebranchen, er det vigtigt at forstå, hvor dine ansvarsområder starter og ender. Og når du har styr på din planlægning, venter der selvfølgelig mere og højere krav til din kommunikation af din viden.

Nye og kommende byggeledere, entrepriseledere, projekterings- og projektledere i byggebranchen, bør se den store værdi, som er i at have en planlægningsstrategi. Den kan bruges til at stille krav til dit leveranceteam, ligesom den kan bruges til at styre efter gennem hele byggeprocessen, projektopstart og -eksekvering

Samlet set er projektledelse og styring i byggeriet en kompleks proces, der kræver dygtighed, erfaring og omhyggelig planlægning, projektstyring og risikohåndtering. En erfaren projektleder kan hjælpe med at minimere risikoen for forsinkelser, overskridelser af budgettet og kvalitetsproblemer, hvilket spiller en stor rolle i et vellykket og veludført byggeprojekt.