Rejseafregning, udlæg, forskud, fakturakrav mv.

Når du har afholdt udgifter i forbindelse med aktiviteter for IDA, afregner du ved at udfylde vores blanket Afregning af rejser og udlæg. Du bruger blanketten, også selv om du ikke har haft rejseomkostninger.

I blanketten skal du vedhæfte evt. scannede/fotograferede bilag, før der trykkes på ”send” i formularen. Når du har sendt formularen, får du en mail-kvittering hvor afregningen er vedhæftet.

Har du ikke adgang til scanner eller kamera til brug for vedhæftning, jf. ovenstående, skal du også bruge denne formular. I disse tilfælde skal du sætte hak i feltet ”bilag eftersendes” og følge den vejledning, som kommer under feltet. 

Læs de beskrevne retningslinjer for godtgørelse nederst på siden før udfyldelse af rejseafregningen.

Der henstilles til at alle afregninger indsendes løbende umiddelbart efter aktivitetens afslutning. Afregninger, der indsendes senere end 3 måneder efter aktivitetens afslutning, afvises.

Afregninger, der indsendes af medarbejdere i Teknologiens Mediehus A/S’, er ikke underlagt IDA’s retningslinjer. Disse er i stedet underlagt Mediehusets egne interne retningslinjer.

Retningslinjerne for anvendelse af IDA-midler

Formålet med disse retningslinjer er at skabe tryghed og tillid om, hvad der er fornuftig og acceptabel anvendelse af foreningens midler. 

Retningslinjerne omfatter følgende:

1. Grundregler for anvendelse af IDA midler
2. Kontrol og skat
3. Retningslinjer særligt for IDAs regionale enheder.

Læs om reglerne for, hvad IDA yder godtgørelse for i Retningslinjerne for anvendelse af IDA-midler

OBS!
IDA anbefaler at man ikke honorerer foredragsholdere ved at refundere udgifter for dem, så som benzin udgifter ol. da dette bliver betragtet af SKAT som en skattepligtig honorering.

Der er en række krav til indholdet i en faktura. Se momsbekendtgørelsens § 58, stk. 1. Disse krav gælder også for afregningsbilag, kreditnotaer, elektroniske fakturaer og rejseafregninger.

I pdf-filen nedenfor, kan du se hvilke informationer en faktura skal indeholde, samt finde en formular (side to i filen), som kan udfyldes af arrangøren og afleveres til leverandøren. Fakturaer kan sendes direkte til idafaktura@ida.dk

Vigtigt! Ved indsendelse af udlæg og fakturaer på forplejning af bestyrelsesmøder, vingaver til foredragsholdere etc, skal der sættes navne på de personer, som har modtaget middage, vingaver etc (fx bestyrelsesmedlemmer, foredragsholdere, gæster, ledsagere m.v.). Det er et krav fra vores revision og fra SKAT.

IDA har nogle særlige momsregler i forbindelse med undervisningsydelser. Hvis der er tale om et kursus som er special-tilrettet IDA kan vi bede underviseren om at fakturere os uden moms. Din netværkskoordinator har et notat fra vores revision der nærmere beskriver denne ordning, og som kan sendes til eventuelle undervisere. Vi kan dog ikke tvinge en underviser til at fakturere os uden moms.

Ønsker du et forskud ifm. et arrangement, sendes en forespørgsel til din netværkskoordinator i god tid (7-10  dage før arrangementet) med oplysning om:

• Arrangementsnr., titel og dato
• Beløbets størrelse - og hvad beløbet skal bruges til
• Dit navn
• Dit medlemsnr.
• Dit kontonr.

Når arrangementet er afholdt, indsender du en afregning (se ovenfor) med bilag. Husk at påføre forskuddet.

Når du har afregnet et arrangement via den elektroniske blanket, vil det fremgå, om der vil være et restbeløb til udbetaling eller indbetaling efter modregning af dit forskud. Har du fået for meget i forskud, skal dette indbetales i løbet af 3 dage til Danske Bank, reg. nr. 4183 - konto nr. 3119404908.
Det er vigtigt at du angiver ”forskud” + dit medlemsnummer i tekstfelt til modtageren

Vigtigt: Forskuddet må kun anvendes til det pågældende arrangement. Du må altså ikke overføre beløb til andre arrangementer.

IDAs CVR nr. 21 46 52 16