Hybrid-arrangement

Webinarformular

Du bestiller et hybridmøde ved at skrive til din netværkskoordinator, som udfylder en webinarformular.

Lokale og teknik

• Du bestiller selv lokale. 
• Du kan vælge mellem 101 (første valg), 102, 104 og 105.
• Lokalet skal bestilles 1 time før mødestart og en ½ time efter mødet, så der er tid til opsætning og nedtagning af udstyr.
• Når du booker lokale, skal du bestille forplejning som sædvanligt og oplyse, at opstillingen skal være ”hybrid-møde”.
• Såfremt der vil være brug for anden teknik; mikrofoner, skærm, boom-arm etc. skal det bestilles af dig/netværkskoordinatoren.
• Webinarteamet sørger for booking af videoproducer og teknisk assistent.
• Enheden skal betale et administrationsgebyr på 800 kr. for et hybridmøde. Beløbet dækker udgifter til transport af udstyr og videoproducer (honorar og kørselspenge).

Mødeleder/moderator

Mødeleder/moderator skal bruge en pc til at modtage spørgsmål fra zoom. Du kan medbringe din egen pc med zoom, eller der kan lejes en pc i mødecentret.

Det er nødvendigt, at der både er en mødeleder til det fysiske møde, og en moderator til det virtuelle møde til at tage hånd om deltagerne virtuelt.

Vær opmærksom på, at alle spørgsmål fra lokalet, skal stilles i håndholdt mikrofon, så online-deltagerne også kan høre dette. Beslut på forhånd hvem der er mikrofonholder.

Hvis der er oplægsholdere med online, kræver det særlig planlægning, så husk at informer netværkskoordinatoren. 

Hvis der er mindre end 15 tilmeldte deltagere i lokalet, ændres formen til studie eller digitalt.

Oplægsholdere

Oplægsholder skal møde senest 30 minutter før mødestart, så vi kan få alt omkring webinaret på plads i god tid, herunder mikrofonsætning.

Hvad er et hybrid-arrangement?

Et hybrid arrangement er kort sagt et arrangement, hvor der både er deltagere fysisk til stede i lokalet og samtidig også er deltagere med online.

Nogle gange er oplægsholderne også med gennem video udefra.
Ved disse arrangementer vil IDA’s webinarteam stå for at lave en videoproduktion som bliver streamet ud til de online deltagere.

Det betyder også at der er nogle særlige hensyn og kompromis’er, der er nødvendige for at online deltagerne også får en god oplevelse.

Til højre kan ses nogle konkrete tips og tricks, og nedenstående er mere uddybende forklaringer på hvad man skal gøre og hvilke hensyn man bør tage.

Mikrofoner og god lyd

Det er enormt vigtigt at have fokus på god mikrofon håndtering (se også separat guide). Således kan videoproduktionen sende en god kvalitet afsted til dem online.
Alle der skal sige i noget plenum under selve arrangementet skal bruge mikrofon. Dette inkluderer også spørgsmål fra de fysiske deltagere.

Hvis der bliver talt i lokalet uden mikrofon vil det ikke kunne høres af dem online , og de vil ende med følelse af at være sekundære deltagere.

Oplægsholdere vil altid få påsat mikrofoner til disse arrangementer og de skal derfor ikke tænke videre over dette.

Dog benyttes der håndmikrofoner til spørgsmål fra publikum og de skal derfor ofte mindes om at vente med at stille spørgsmål, komme med kommentarer mm. indtil de har en mikrofon i hånden.

Ofte vil det være nødvendigt at afbryde dem og bede dem starte forfra med deres bemærkninger. Alternativt kan man gentage
spørgsmål, således at det bliver opfanget af din egen mikrofon.

Det gælder faktisk selvom det kun er beskeder om mad- og drikkevarer etc, og andet der ikke nødvendigt for dem online. Da online deltagerne netop ikke kan høre hvad der bliver sagt, vil de have en følelse af at gå glip af noget. Derfor benyt altid mikrofon og sig at i stedet: “Denne besked er kun til jer i lokalet....”

Husk at der er kamera på

Oplægsholdere vil blive bedt om placere sig ved et talerbord under deres oplæg, og ikke gå for meget rundt. Det er fordi det opleves meget stressende og forstyrrende at se en person på kamera der går frem og tilbage hele tiden.

Ved at oplægsholdere placeres ét fast sted, giver det også bedre mulighed for at de præsenteres bedst muligt, da vi således kan optimere kamera og lys-indstillinger langt bedre.

Henvend dig gerne direkte til dem online. Det er nemt at glemme at de er der, og kun kigge dem på de forreste rækker i øjnene.

Tænk på kameraet som repræsentant for alle online deltagerne og kig gerne direkte i linsen og giv dem opgaver derhjemme, bede dem kommentere osv.

Aftal med videoproduceren hvilket kamera der er bedst at kigge i.

Husk deltagerne online og fokusér på det rigtige

Sørg gerne for at have en medhjælper med, der kan facilitere kontakten mellem online deltagere og oplægsholderne.

De kan agere som repræsentant for dem online, og bl.a. læse spørgsmålene op med mikrofon i lokalet.

Hvis der opstår tekniske problemer, forsinkelser etc. så giv en kort beklagelse, gerne med humor og overskud og undgå derefter at bringe emnet op igen. Fokusér på de positive ting.

Oftest er det heller ikke alle tilmeldte der rent faktisk møder op.

Dette gælder både fysiskt fremmøde og online-deltagelse. Undgå at kommentere på dette.

Ros istedet dem der er mødt frem og det generelt flotte fremmøde.

Konkrete tips og tricks

• Undgå at pege på lærredet uanset om det er armene eller med en laserpointer. Det kan ikke ses ordentligt på kamera.
• Undgå at stille dig foran lærredet, lyset fra projektoren vil gøre at du ikke fremstå pæn eller professionel på kamera.
• At du altid skal stå op når du taler, selv ved korte bemærkninger. Sådan fremstår du bedst og kameraet kan bedre fange dig.
• Henvend dig gerne direkte til kameraet, således at du også taler direkte til online deltagerne.
• Husk at interagere og aktivere dem online vha. Chat og Q&A funktionen. Uddeleger gerne opgaven til
  medhjælper der kan læse spørgsmål og kommentarer op.

Vejledning til brug af mikrofoner for talere

Lyd er det vigtigste element i hybrid-arrangementer.

Generel mikrofon teknik

Kom I god tid, opsøg teknikerne og få mikrofon på. Deltag i lydprøve hvis muligt.

Stå altid op når du taler til publikum. Tal altid klart og tydeligt. Ikke viske, ikke råbe.

Mikrofonen forstærker blot din egen stemme, så tal med selvtillid og overbevisning.
Host og nys væk fra mikrofon. Mute den først hvis muligt, eller skærm den med hånden.

Forkert mikrofonteknik resulterer i at tilhørerne er nødt til at koncentrere sig mere om at forstå ordene der bliver sagt, fremfor for selve indholdet i det der bliver sagt.

Gå altid ud fra at din mikrofon er tændt, med mindre at du specifikt har fået andet at vide.

Sørg at sætte mikrofon på mute, hvis du har behov for kaffe, toilet besøg o.lign mens du har mikrofon på.
Spørg gerne om hjælp. Husk at den skal un-mutes bagefter.

Undgå at puste I eller banke på mikrofonen for at teste om den virker.

Sådan bruger du en håndmikrofon

Brug håndmikrofonen som om at det var en “lommelygte” og lys dig selv i munden.

Hold ca. 5cm afstand mellem mund og mikrofon. Sørg for ikke at holde rundt om selve mikrofonhovedet. Hold i stedet fast midt på håndtaget.