Er overblikket forsvundet? 7 teknikker til at få det tilbage
Bliver du nogensinde overvældet af dine opgaver og føler, du har svært ved at bevare overblikket? Så er her 7 gode teknikker, som kan hjælpe dig med at få styr på dine opgaver.
af IDA Learning
Er du overvældet af dine opgaver?
Kan du genkende dig selv i et eller flere af disse udsagn:
- Jeg mister ofte overblikket over mine opgaver.
- Jeg har mange forskellige opgaver hver dag.
- Jeg bliver let distraheret og skifter ofte mellem opgaver.
- Jeg bruger simple værktøjer som to-do lister og kalendere, men mangler systematik.
Så kan du trøste dig med, at du ikke er alene.
Langt de fleste af os kender følelsen af at stå over for en masse opgaver, der stritter i hver sin retning, og som - sjovt nok - alle haster.
Hver gang du har gravet dig godt ned i én af opgaverne, dukker en en mail og/eller en kollega op, eller måske popper der en påmindelse om dit næste møde op på skærmen - og vupti, væk er koncentrationen.
Hvis du har for mange bolde i luften, bliver det svært at fokusere og prioritere effektivt.
Og hvis du ovenikøbet hele tiden bliver afbrudt eller skal skifte mellem opgaver, taber du ikke kun tid under selve skiftet, det tager også tid at genfinde fokus. Dette fænomen kaldes "task switching cost", og det nedsætter din produktivitet og øger følelsen af at være overvældet.
Det er både frustrerende og demotiverende og kan i værste fald føre til stress.
Få mere tid med gode råd til personlig planlægning og effektivitet på dette kursus.
Lær om teknikker, der er lette at implementere i hverdagen, og som vil hjælpe dig til at nå dine mål ved at skabe overblik og dermed overskud i din hverdag.
Læs mere og tilmeld.
7 teknikker til at prioritere opgaver og generobre overblikket
Der findes heldigvis gode teknikker til at skabe et bedre overblik og forbedre din prioritering. Her er 7 teknikker, du kan overveje:
Brug prioriteringsmatricer:
En prioriteringsmatrix, som Eisenhower-matrixen, kan gøre det nemmere at sortere dine opgaver efter deres vigtighed og hastende karakter.
Opdel dine opgaver i fire kategorier:
- Do first: Vigtige og hastende (gør med det samme)
- Schedule: Vigtige, men ikke hastende (planlæg tid til disse)
- Delegate: Hastende, men ikke vigtige (deleger hvis muligt)
- Eliminate: Ikke vigtige og ikke hastende (overvej om de skal udføres)
Det er meget muligt, du vil blive overrasket over, hvor mange af dine hasteopgaver, der måske ikke haster helt så meget - eller måske bare ikke er nær så vigtige, som du troede.
Og det kan i sig selv være en kæmpe lettelse.
Tidsblokke:
Del din dag op i tidsblokke dedikeret til specifikke opgaver eller opgavetyper. Dette kan hjælpe dig med at fokusere på én ting ad gangen og undgå konstant skift mellem forskellige opgaver.
For eksempel:
- 09:00-10:00: Emails og korrespondance
- 10:00-12:00: Arbejde på projekt A
- 13:00-14:00: Møder
- 14:00-16:00: Arbejde på projekt B
Det kan også være med til at sikre, at der faktisk er tid i din kalender til andet end møder.
Gennemgå dine opgaver:
Tag dig tid til at gennemgå dine opgaver og prioriteter - gerne hver uge. Opdater dine to-do lister og din kalender, og juster dine tidsblokke efter behov. Dette kan hjælpe dig med at bevare overblikket og tilpasse dine planer til, hvordan verden ser ud lige nu.
Benyt planlægningsværktøjer:
Det er ikke at snyde at bruge værktøjer til din planlægning. Apps som Trello, Asana og Todoist kan give dig et visuelt overblik over dine opgaver og gøre det nemmere at prioritere dem og sende påmindelser.
Delegering:
Lær at uddelegere opgaver, der ikke nødvendigvis kræver din direkte involvering, eller som andre allerede har erfaring og færdigheder i. Dette frigør tid til, at du kan fokusere på de vigtigste opgaver, som kun du kan udføre.
Sæt grænser:
Lær at sige nej til opgaver eller projekter, der ikke er vigtige eller haster - eller som ikke indlysende hører hjemme i din portefølje. Beskyt dig selv og din tid ved kun at tage de opgaver på dig, som virkelig er nødvendige. Dette vil hjælpe dig med at holde fokus på dine væsentlige mål.
Styrk din koncentration med fokusøvelser:
Mindfulness kan efter sigende forbedre din koncentration og reducere distraktioner. Enkle øvelser som dyb vejrtrækning eller korte meditationer kan være effektive. Prøv også Pomodoro-teknikken, hvor du arbejder fokuseret i 25 minutter og tager en kort pause bagefter.
Ved at anvende disse teknikker kan du begynde at skabe et bedre overblik over dine opgaver og prioriteringer.
Husk, at det er en proces, og det tager tid at finde ud af, hvad der fungerer bedst for dig. Men vær tålmodig og hold fast, så har du alle chancer for at opnå en mere struktureret og effektiv arbejdsdag.