Anbefalinger: Prisfastsættelse i fagtekniske selskaber og netværk

SKU anbefaler prisdifferentiering på arrangementsdeltagelse baseret på IDA-medlemskab for at sikre økonomisk bæredygtighed og for at fremhæve medlemsfordele.
Uddybning af prisfastsættelsen forefindes under de vejledende takster.

Bemærk, at disse anbefalinger og retningslinjer kun gælder de  
fagtekniske selskaber og netværks arrangementer.

Vejledende takster, prisfastsættelse:

Fysiske arrangementer:

• Medlemmer af selskabet/netværket: 100% 
• IDA-medlemmer, der ikke er medlem af selskabet: 125% 
• Ikke-medlemmer: 150-175% 
• IDA-studerende: 25-30% 
• Ikke-IDA-studerende: 40% 
• Ledige/pensionister: 35-100% 

Webinarer:

• Medlemmer af arrangerende netværk: 0 kr.
• Andre deltagertyper: 100 kr. 

Andet:

• Ikke-medlemmer skal som minimum betale 150 kr. for at deltage i fysiske arrangementer, der er gratis for IDA-medlemmer.
• Samarbejdsarrangementer: Hvis de involverede organisationer bidrager til afholdelse af udgifterne, kan disse organisationers medlemmer også deltage til medlemspris.
• Gæste- eller firmamedlemmer tæller som medlemmer af det arrangerende selskab/netværk, og deltager derfor til medlemspris.
• Gæstemedlemskab: 500 kr. årligt
• Firmamedlemskab: Minimum 800 kr. årligt, op til 5.000 kr. årligt.
• IDA-tilskud pr. deltager: maksimalt tilskud på 400 kr. pr. deltager 
• No-show gebyr på 250-300 kr. for gratis-arrangementer. 

Pris for deltagelse i fagtekniske selskaber og netværks arrangementer

IDAs fagtekniske selskaber og netværk producerer og afholder hvert år et stort antal faglige arrangementer til glæde for IDAs medlemmer og andre interesserede. Arrangementerne bidrager i høj grad til IDAs profil som samlingspunkt for den teknologiske og naturvidenskabelige debat, og er derfor en vigtig del af IDAs identitet.

Selskabernes aktiviteter er drevet af frivillige kræfter og er delvist finansieret af kontingentmidler. De fagtekniske arrangementer er en efterspurgt vare og er samtidig en oplagt platform for rekruttering af nye medlemmer til foreningen.

Nye og flere medlemmer gør IDA stærkere, og rekruttering er en af foreningens centrale mål. Medlemsvæksten stiller også krav til omfanget af IDAs aktivitetsudbud og til hvor mange medlemmer, der skal tilbydes relevant fagteknisk aktivitet. Nye faggrupper blandt IDAs medlemmer udvider også omfanget af og behovet for fagtekniske arrangementer.

Arrangementerne er populære både hos IDAs egne medlemmer og blandt ikke-medlemmer. Medlemmernes interesse og deltagelse er naturligvis helt central, men ikke-medlemmers deltagelse er også vigtig, hvis IDA gerne vil være det centrale samlingspunkt for den teknologiske og naturvidenskabelige debat i Danmark.  
Selskaberne vil typisk også gerne have ikke-medlemmers deltagelse, idet arrangementerne også er en kilde til rekruttering af nye medlemmer til selskaberne.

Årsagen til, at mange arrangementsdeltagere er ikke-medlemmer, er mangesidet. 
Blandt tungtvejende faktorer er

• Samarbejdsarrangementer – hvor samarbejdspartens deltagere ikke er IDA-medlemmer
• Markedsføring på sociale medier og på enhedernes nyhedsbreve rammer også ikke-medlemmer
• Et selskab eller netværk med en atypisk konstruktion, fx af historiske årsager, eller med en målgruppe med blandet fagligheder, herunder ikke-optagelsesberettigede personer 

Prisdifferentiering på arrangementer

SKU vil gerne have, at der arbejdes med prisdifferentiering i forhold til IDA-medlemskab eller ikke-medlemskab. Aktiviteterne er ressourcekrævende i økonomisk forstand, og der kan være en pointe i at lade ikke-medlemmer bidrage til indtægtssiden i form af øget deltagerbetaling. IDA-medlemmer bidrager til aktiviteterne gennem betaling af kontingent, og ikke-medlemmer kan med fordel betale en højere deltagerpris. Dette medvirker også til, at medlemsfordelen fremgår tydeligere.

Hvad angår den aktuelle prissætning for arrangementsdeltagelse varierer denne meget, og deltagerprisen differentieres typisk i forhold til medlemmer/ikke-medlemmer. Det er selskaberne selv, der sætter prisen for deltagelse i deres respektive arrangementer, og det er derfor også selskaberne selv, der beslutter på hvilke grupper, der skal prisdifferentieres.  
Prisdifferentiering skal give medlemmerne en fordel, og skal bidrage til medlemsrekruttering, men må samtidig ikke skræmme ikke medlemmer væk.  
Det er muligt at sætte en begrænsning på, hvor mange deltagere, man vil have med til reduceret pris ved sit arrangement. Det giver mening i forhold til arrangementets samlede økonomi, og i forhold til den ønskede sammensætning af deltagerkredsen.

Ved betalingsarrangementer anbefaler SKU en prisdifferentiering efter følgende principper:

Pris for medlemmer af selskabet/netværket inkl. gæste- og firmamedlemmer 100 pct.

• Pris for IDA-medlemmer, der ikke er medlem af selskabet 125 pct.
• Pris for ikke-medlemmer 150-175 pct.
• Pris for IDA-studerende 25-30 pct. 
• Pris for ikke-IDA-studerende 40 pct.
• Pris for ledige/pensionister 35-100 pct.

Eksempel på prisdifferentiering:

• Pris for medlemmer af selskabet/netværket inkl. gæste- og 
  firmamedlemmer: 100 kr.
• Pris for IDA-medlemmer, der ikke er medlem af selskabet 125 kr.
• Pris for ikke-medlemmer 150-175 kr.
• Pris for IDA-studerende 25-30 kr.
• Pris for ikke-IDA-studerende 40 kr.
• Pris for ledige/pensionister 35-100 kr.

Ledsagere

For at imødekomme behovet for at kunne afholde mere familierettede fagtekniske arrangementer i IDAs fagtekniske selskaber og netværk, har SKU besluttet, at man kan tilvælge optionen ”ledsager”, når man opretter fagtekniske arrangementer. 
Gennem arrangementer og møder skal de fagtekniske selskaber inden for deres faglige område virke for medlemmernes efteruddannelse og kompetenceudbygning. Dette formål har ikke ændret sig, og det er derfor kun tilladt at afholde familierettede, fagtekniske arrangementer efter følgende retningslinjer:

• Der må afholdes op til 2 fagtekniske arrangementer om året, hvor der kan tilknyttes ledsagere
• Det er udelukkende børn under 16, der kan tilknyttes som ledsagere. Voksne ikke-medlemmer skal som hidtil oprette en profil på ida.dk
• Der sættes ingen grænse for antal ledsagere, der kan medbringes
• Deltagergebyret for ledsagere bør sættes til minimum 150 kr. for betalingsarrangementer på linje med minimumsgebyret for ikke medlemmers deltagelse, hvis arrangementet er gratis for IDA medlemmer

Ønsker et selskab/netværk at afholde flere end 2 arrangementer med ledsagere, kan SKU i særlige tilfælde give dispensation. Der skal i så tilfælde rettes henvendelse til SKU-sekretariatet 

Honorarer til oplægsholdere:

SKUs anbefaling og vanlig praksis blandt de fagtekniske selskaber og netværk er, at der ikke betales honorar for oplæg, men der i stedet gives en erkendtlighed i form af vin, chokolade el.lign. 
HVIS en oplægsholder vil have honorar, anbefaler SKU, at man rådfører sig med de vejledende AC-minimumstakster for foredrag/forelæsninger inden for den offentlige sektor, når der aftales honorar. 
Minimumssatserne kan findes på Akademikernes hjemmeside. 
I så tilfælde kan deltagerbetalingen ved arrangementet øges for at balancere arrangementsbudgettet, og undgå at overskride det anbefalede IDA-tilskud pr. deltager.

Gratis-arrangementer:

Nogle selskaber har tradition for at afholde en del gratis-arrangementer, mens andre selskaber opkræver relativt høje deltagerpriser. Udover den traditionsbetingede forskel, henvender selskabernes fagområder sig til forskelligt publikum, og betalingsevnen kan variere i forskellige brancher. 
Det giver god mening også at afholde gratis-arrangementer. Men af hensyn til selskabets samlede økonomi, og medlemsfordelen, har SKU vedtaget at ikke-medlemmer som minimum skal opkræves 150 kr. i deltagergebyr ved alle fysiske arrangementer i IDAs fagtekniske selskaber og netværk, inklusiv arrangementer der er gratis for IDA
medlemmer. 
Der gøres undtagelser for følgende:

• Webinarer, jf. nedenfor
• Samarbejdsarrangementer hvor de involverede parter bidrager til afholdelse af udgifterne. Her kan samarbejdsorganisationernes medlemmer deltage til den medlemspris, der fastsættes for medlemmer af det arrangerende selskab/netværk.
• Gæstemedlemmer af et selskab/netværk. Disse anses på lige fod med medlemmer af arrangør ift. prisfastsættelse

Er du i tvivl om, hvorvidt dit arrangement er undtaget denne regel, kan du kontakte din netværkskoordinator.  

Ved gratis-arrangementer giver det tilsvarende mening at påføre et no show-gebyr i størrelsesorden kr. 250-300. No-show-gebyr synes at have en disciplinerende funktion, så tilmeldte, der bliver forhindret i at deltage, husker at melde afbud og dermed frigiver pladsen til andre.  

I enkelte tilfælde kan det imidlertid virke forstyrrende, at der opkræves betaling for ikke-medlemmer og/eller no-show gebyr. Det gør sig f.eks. gældende, hvor arrangementer afholdes med virksomheder som vært.

Prisdifferentiering på webinarer

De fagtekniske webinarer er en efterspurgt vare, der øger selskaberne og netværkenes mulighed for at udbyde landsdækkende fagteknisk aktivitet. Ved webinarer forstås også den onlinebaserede del af et hybridmøde. 
Selskaberne vil ofte gerne tiltrække personer, der ikke er medlemmer af IDA eller ikke er medlemmer af netværket til at deltage i deres webinarer, da webinarerne udgør et oplagt middel til rekruttering af nye medlemmer til de arrangerende netværk.  
Også her kan der være en pointe i at lade ikke-IDA-medlemmer bidrage til indtægtssiden i form af øget deltagerbetaling for at deltage i webinarer. SKU anbefaler derfor følgende prisdifferentiering ved deltagelse i webinarer:

• Medlemmer af arrangerende netværk: 0 kr.
• Andre deltagertyper: 100 kr.

Hvad angår den aktuelle prissætning for webinar-deltagelse varierer denne meget, og deltagerprisen differentieres typisk i forhold til medlemmer/ikke-medlemmer af det arrangerende selskab/netværk. 
Formålet er at give deltagerne et ”her-og-nu”-incitament til at melde sig ind i det arrangerende selskab/netværk. 
Det kan vælges at fravige anbefalingen ved bestemte deltagertyper, eksempelvis for studerende.

Det er selskaberne selv, der sætter prisen for deltagelse i deres respektive webinarer, og det er også selskaberne selv, der beslutter på hvilke grupper, der skal prisdifferentieres.  

IDA-tilskud pr. deltager

Der uddeles årligt midler til selskaberne og netværkene via SKUs tildeling af rammebevillinger, samt løbende efter ansøgning til den fagtekniske aktivitetspulje. 
Der ydes varierende deltagertilskud til de fagtekniske selskaber og netværks arrangementer via disse aktivitetsmidler.  

De enkelte selskaber og netværk fastlægger egne niveauer for prisfastsættelse og deltagerbetaling ved deres arrangementer under hensyntagen til den overordnede rammebevilling, enhedens midler i øvrigt og det gennemsnitlige IDA-tilskud pr. deltager.

Det aktuelle gennemsnitlige deltagertilskud er på kr. 170 pr. tilmeldte. SKU anbefaler, at man tilstræber et maksimalt tilskud pr. deltager på kr. 400 ved selskabernes arrangementer.  
I denne anbefaling tages der hensyn til, at der er niveauforskel på gå hjem-møder og konferencer.

Det gennemsnitlige tilskud kan balanceres via højere deltagerbetaling og prisdifferentiering ved enhedens arrangementer.  
SKU anbefaler, at selskaberne fastsætter et højere deltagergebyr ved konferencer end ved eksempelvis gå-hjem-møder. Ved budgetlægning til konferencer kan arrangøren rådføre sig med sin koordinator, og hvis 
nødvendigt, med SKU efterfølgende.

Man kan løbende følge med i sine regnskaber på mit.ida.dk, der kan benyttes som rettesnor ift. planlægning af sine arrangementer og udgiftsniveau hertil.

Enhedens gennemsnitlige IDA-tilskud pr. deltager kan findes i den økonomi- og aktivitetsopgørelse, der følger med udsendelsen af den årlige generalforsamlingspakke i februar. Tallet beretter om balancen imellem driftsudgifter og medlemsaktiviteter og er derfor helt centralt.  
Materialet forefindes under Regnskaber på MitIDA, hvor det fremgår af bilag 05, Økonomi og Aktivitetsoversigt under overskriften Statistik.

Pris for gæstemedlemskab og firmamedlemskab af fagtekniske selskaber

Personer, der ikke er medlem af IDA og som har særlig viden om eller tilknytning til et selskabs fagområde, kan optages som medlem af de fagtekniske selskaber mod betaling af et kontingent, der fastsættes af Hovedbestyrelsen. 
Et gæstemedlemskab indebærer, at man får information fra selskabet i form af nyhedsbreve, stemmeret på generalforsamlingen og eventuelt rabat som deltager ved selskabets arrangementer.

Prisen for et gæstemedlemskab er kr. 500 årligt. 

De fagtekniske enheder kan også optage erhvervsvirksomheder og institutioner i sin medlemskreds. Firmakontingentet fastsættes af enheden selv, men der er dog et minimumskontingent fastsat af Hovedbestyrelsen.  
Dette minimumskontingent er på kr. 800 årligt.  
Det aktuelle firmakontingent ligger mellem kr. 800 og kr. 5.000 årligt.  

SKU finder det hensigtsmæssigt, at muligheden for at optage firmamedlemmer er fleksibel, og det giver mening, at prisen for firmamedlemskab fastlægges af de respektive enheder. Den potentielle medlemskreds for de enkelte selskaber er meget forskellig, ligeledes er behovet for at tilbyde firmamedlemskaber.