Betingelser 2025 - IDA Conference

Betingelser for booking af lokaler i IDA Conference. Omhandler forplejning, antal deltagere pr. lokale og afbestilling.

Bestilling af forplejning

Ved reservationer for 30 personer og derover skal forplejningsønsker være os i hænde senest 30 dage før arrangementet.

Ved reservationer under 30 personer skal forplejningsønsker være os i hænde senest 14 dage før arrangementet.

Ved reservation af mødelokale er bestilling af kaffe/te og vand udenfor lokalet obligatorisk for alle mødedeltagere.

Last Minute bookinger (bookinger, der bestilles mindre end 48 timer før afholdelse) tillægges et gebyr på kr. 115,-. Gebyret er et engangsgebyr og tillægges kun nye reservationer, hvor der reserveres til samme eller næste dag.

Minimum antal deltagere pr. lokale

Ved reservation af Kongressalen garanteres/betales for minimum 100 personer.

Ved reservation af to sammenlagte 1. sals lokaler garanteres/betales for minimum 60 personer.

Ved reservation af ét 1. sals lokale garanteres/betales for minimum 20 personer.

Ved reservation af lokale 212 garanteres/betales for minimum 20 personer.

Ved reservation af lokalerne 108, 207 eller 208 garanteres/betales for minimum 15 personer.

Afbestilling og betalingsbetingelser

Afbestilling for 100 personer og derover

Inden 10 uger før afholdelsesdag uden beregning.
Op til 30 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 50% af det bekræftede.
Mellem 30 og 8 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 75% af det bekræftede.
Mindre end 8 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 100% af det bekræftede.

Reduktion for 100 personer og derover

Mellem 30 og 14 arbejdsdage før afholdelsesdag kan der reduceres med 15%.
Mellem 14 og 8 arbejdsdage før afholdelsesdag kan der reduceres med 10%.
Mindre end 8 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 100% af det bekræftede.

Afbestilling for 99 – 50 personer

Inden 6 uger før afholdelsesdag uden beregning.
Op til 14 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 50% af det bekræftede.
Mellem 14 og 2 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 75% af det bekræftede.
Mindre end 2 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 100% af det bekræftede.

Reduktion for 99 – 50 personer

Fra 30 til 14 arbejdsdage før afholdelse kan der reduceres med 15%.
Mellem 14 og 2 arbejdsdage før afholdelse kan der reduceres med 10%.
Mindre end 2 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 100% af det bekræftede.

Afbestilling under 50 personer

Inden 30 dage før afholdelsesdag uden beregning.
Op til 2 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 50% af det bekræftede.
Mindre end 2 arbejdsdage før afholdelsesdag faktureres 100% af det bekræftede.

Reduktion under 50 personer

Mellem 14 og 2 arbejdsdage før afholdelse kan der reduceres med 15%.
Mindre end 2 arbejdsdage (48 timer) før afholdelsesdag faktureres 100% af det bekræftede.

Ved annullering forstås reduktion, afkortning, omplacering, samt lignende væsentlige ændringer i forhold til bekræftelsen og skal altid ske skriftligt.

Der kan reduceres én gang pr. arrangement.