Planlægning af mit første arrangement
Fastsæt en arrangementsansvarlig
Det kan være et bestyrelsesmedlem eller en interesseret ildsjæl. Hvis den ansvarlige ikke er medlem af bestyrelsen, så udpeg en kontaktperson i bestyrelsen.
Fastlæg emnet
Fastlæg, hvad formålet med arrangementet er, og hvem målgruppen er. Tag fx udgangspunkt i et aktuelt tema eller ønsker fra IDAs medlemmer. Afgør om arrangementet skal være et foredrag, et virksomhedsbesøg, en paneldiskussion, et netværksarrangement el.lign.
Bookning af foredragsholder, mødeleder eller kulturel institution
Kontakt og træf aftaler. Husk at få aftalt aflysningsbetingelser som fx dato og minimum antal deltagere, og overvej evt. honorar.
Et undervisningshonorar er som udgangspunkt fritaget for moms. Du skal være opmærksom på, at underviserens CPR-nr. eller CVR-nr. skal fremgå af den faktura, som underviseren sender til IDA.
Vælger du at give en gave i stedet for at betale honorar, skal du være opmærksom på, at underviseren skal indberette værdien af gaven til Skat. Det er underviseren, som har indberetningspligten.
Bestil gaver til oplægsholdere gennem IDA
Læs mere om honorar på skat.dk
Udarbejd et budget
Der skal bl.a. tages stilling til deltagerbetaling i forbindelse med den tilknyttede enheds regler − herunder om betalingen skal være differentieret i forhold til medlemmer eller ledsagere og eksterne. Du kan læse mere om IDAs regler for differentierede priser her. Til betaling af større møder kan der laves et forskud. Hvis dette ønskes, skal du kontakte din netværkskoordinator senest 4-5 arbejdsdage før du skal bruge pengene.
Samarbejdspartnere
Samarbejdspartnere kan f.eks. organisationer eller virksomheder uden for IDA-regi. Hvis I samarbejder med andre, så husk at lave klare aftaler om økonomien, udveksling af deltagerlister og aftal også hvordan markedsføringen skal foregå – bl.a. i forhold til brug af hinandens logo etc. Læs mere her.
Medarrangører IDA-enheder/netværk
Ved samarbejde med andre IDA enheder/netværk skal der foreligge dokumenterbart aktivt tilsagn fra den enkelte medarrangør, inden din netværkskoordinator kan sætte dem på som medarrangør i IDA Mødesystem. Det dokumenterbare aktive tilsagn kan eksempelvis være en mail fra enhedens formand.
Bestil lokale, forplejning og av-udstyr
Lokalebooking
Husk at bestille forplejning i forbindelse med lokalereservationen. Det er også en god idé at afklarer med oplægsholder, om hvordan bordopstilling skal være og om der skal bruges av-udstyr, fx mikrofon og pc.
Udarbejd en markedsføringsplan
Kontakt din netværkskoordinator, hvis du har særlige annonceringsønsker. Arrangementet vil automatisk blive tilgængeligt på ida.dk, så snart det er blevet publiceret i mødesystemet. Arrangementer vil herefter blive markedsført i netværkets nyhedsmail.
Efter afholdelse
Umiddelbart efter et arrangements afholdelse, og senest 14 dage efter, skal du indsende regninger og udlæg.
Rejseafregning: Husk at skrive dato, sted, arrangementsnummer og arrangementstitel, medlemsnummer m.v. på regningen/rejseafregningen.
Faktura fra leverandører kan sendes direkte til idafaktura@ida.dk. Husk at faktura skal påføres enhedens navn og netværkskoordinator.
Se også pdf for anvendelse af IDAs midler
Evaluering af et arrangement
Alle IDAs arrangementer bliver evalueret. Evalueringen sendes elektronisk til deltagerne, når arrangementet er slut. Arrangører og foredragsholdere får ikke en mail om evaluering, da de ikke skal evaluere sig selv. Efter 4 dage modtager foredragsholder og arrangører en mail med link til en samlet evaluering.
Hjælp fra IDA
Netværkskoordinatoren kan sparre omkring arrangementsplanlægning generelt, markedsføring, samt alle administrative og praktiske opgaver i relation til store konferencer. Det er vigtigt, at du tidligt i forløbet inddrager netværkskoordinatoren, så administrationen kan være med i processen.
Ved store konferencer kan du få hjælp af netværkskoordinatoren til at bestille lokaler m.v. Du kan ligeledes sparre med administrationen i forhold til eksterne partnere.