Guide: Offentlige tillidsvalgtes behandling af personoplysninger
IDA har sammensat denne vejledning til dig, der er tillidsvalgt for IDA, så du altid ved, hvordan du skal håndtere dine kollegers personoplysninger ift GDRP. Har du yderligere spørgsmål, er du naturligvis velkommen til at kontakte IDA.
GDPR kan virke overvældende, når man er tillidsvalgt. Men hvis du overholder disse tre regler, så er du langt og har minimeret risikoen for at bryde GDPR-reglerne.
Kom på GDPR-sikker grund og minimerer risikoen for databrud med disse tre effektive regler.
Årsagen er, at medlemskab af en fagforening anses for at være en følsom oplysning. Derfor skal både du og IDA være meget opmærksomme på, at beskytte medlemmernes personoplysninger.
- Anvend BCC-feltet, når du sender e-mails til flere modtagere. Hermed kan modtagerne ikke se hinandens mailadresser, og du risikerer ikke at afsløre deres fagforeningsmæssige tilhørsforhold.
- Opbevar data sikkert: Medlemmernes oplysninger er fortrolige, så de må ikke ligge frit fremme på hverken din computer eller dit skrivebord. Så vær omhyggelig med dit password og aldrig efterlade din pc i åben tilstand. Fysiske dokumenter skal opbevares i en aflåst skuffe eller skab.
Overordnet set skal du opbevare data sikkert, så det kun er dig der har adgang til dem
- Behandle kun de nødvendige oplysninger. Lad være med behandle oplysninger, som ikke er nødvendige for din funktion som tillidsvalgt eller i en given sag. Husk også at slette oplysninger, når de ikke længere er relevante for dig fx når en medarbejder fratræder sin stilling.
Dermed opfylder du GDPR-kravet om dataminimering og overholder slettereglerne.
Når du skriver til din kontaktperson i IDA, behøver du ofte ikke skrive navnet på medlemmet i en sag, men kan tit nøjes med at skrive ”en kollega”. Vi anbefaler også, at du logger ind på mit.ida.dk i TR- fanen og opretter en sag fremfor at sende mails til din kontaktperson.
Tøv ikke med at kontakte din kontaktperson i IDA, hvis du er i tvivl om noget - eller hvis uheldet har været ude.
Denne vejledning er tænkt som en hjælp og en instruks til dig, og indeholder en beskrivelse af reglerne vedrørende persondata og IDAs forståelse af reglerne.
Vejledningen gælder for alle tillidsrepræsentanter, der er valgt på det statslige, regionale og kommunale område, herunder andre offentlige virksomheder, der følger ACs overenskomster på det offentlige område.
Formålet med denne vejledning er at sikre, at IDA fortsat kan beskytte medlemmernes personoplysninger, og at håndteringen af disse oplysninger altid følger lovgivningen på området (GDPR-forordningen og databeskyttelsesloven).
IDA er dataansvarlig for dig som tillidsrepræsentant på det offentlige område
Tillidsrepræsentanten betragtes som en lokal repræsentant for IDA på arbejdspladsen. IDA har i forbindelse med valget af dig som tillidsrepræsentant delegeret en række beføjelser til dig, herunder blandt andet retten til at forhandle løn på vegne af IDA. Disse beføjelser følger af AC-overenskomsten og det bemyndigelsesbrev du fik, da du blev anmeldt som tillidsrepræsentant over for IDA.
Når du agerer i din funktion som tillidsrepræsentant er du således underlagt IDAs instruktion til, hvordan tillidsrepræsentanthvervet skal udfyldes. I relation til databeskyttelsesreglerne betyder det, at IDA er dataansvarlig for din overholdelse af datareglerne (GDPR-forordningen og databeskyttelsesloven)
Dette betyder også, at IDA kan give dig bindende instrukser i forhold til din håndtering af persondata, og at du er forpligtet til at leve op til reglerne i denne vejledning.
Det er kun i din funktion som tillidsrepræsentant, at du er omfattet af IDAs dataansvar og instruktionsbeføjelse.
Hvilke personoplysninger er der tale om?
- Databrud
- Behandlingsregler og lagring af data
- Oplysningsforpligtelsen
- Indsigtsret
- Berigtigelse og sletning af data
- Forkert behandling af persondata fx videresendelse af oplysninger til en forkert modtager
- Mistet hardware fx USB-nøgle, telefon, laptop
- Hacking fx angreb udefra med risiko for tyveri af persondata
- Overordnet skal oplysningerne behandles lovligt og på en gennemsigtig måde. Behandlingen skal have et lovligt formål og må kun behandles i forhold til formålet. Opstår der et nyt behandlingsformål, må det ikke være uforeneligt med det oprindelige formål.
- Oplysningerne der behandles skal begrænses til, hvad der er nødvendigt i forhold til formålet; ”dataminimering”
- Oplysningerne må ikke opbevares i længere tid end nødvendigt, og behandlingen skal foretages på en sikker og fortrolig måde.
- Rydde op på dit skrivebord - det vil sige ingen persondata på dit skrivebord
- ”Låse” computeren, når du forlader din PC
- Aldrig dele dit password med andre
- Makuler papir, der ikke længere er nødvendigt og relevant at opbevare
- Send BCC, når du sender mails til flere modtagere
- Efterlad aldrig personoplysninger så de kan læses af uvedkommende
Oplysningspligten: IDA har som dataansvarlige ansvaret for at oplyse medlemmerne om, at der behandles personoplysninger om dem, samt hvad formålet med behandlingen er og efter hvilke regler behandlingen foretages.
Indsigtsret: Medlemmer og ikke medlemmer har ret til at se, hvilke personoplysninger du som tillidsrepræsentant har behandlet om vedkommende. Det betyder, at du skal kunne udlevere de pågældende oplysninger til den person, du behandler oplysninger om, hvis vedkommende efterspørger materialet. Behandlingen skal ske inden for en måned, og hvis sagen er kompliceret, skal det ske inden for to måneder.
Hvis du modtager sådan en anmodning, skal medlemmet henvises til at sende en mail.
Berigtigelse: Den, du behandler persondata for som tillidsrepræsentant, har ret til at få berigtiget forkerte oplysninger. Hvis du er enig med personen i, at de persondata, du har registreret, er forkerte, skal du med det samme rette oplysningerne. Er du uenig i, at oplysningerne er forkerte, skal du sikre, at du ligeledes får registreret personens opfattelse af de persondata som uenigheden vedrører.
Har du brug for sparring - kontakt din kontaktperson.
Retten til at blive glemt: Du skal slette persondata, når det ikke længere er nødvendigt at opbevare data i forhold til de formål, hvortil de behandles (dataminimering).
Det betyder fx, at når lønnen til et medlem er forhandlet på plads, har medlemmet ret til at få slettet persondata, som du har fået som en del af lønforhandlingen, med mindre du har brug for dem fortsat for at kunne varetage dine forpligtelser efter overenskomsten. Hvis du vil gemme oplysningerne yderligere tid, er det et krav, at du anonymiserer oplysningerne, så oplysningerne ikke længere kan henføres til en person - fx slette navn, køn eller e-mail.
Du kan kontakte arbejdspladsens it-afdeling for at sikre dig, at dataen også bliver slettet i back-uppen.
Hvis du er i tvivl, om du er forpligtet til at slette oplysningerne, skal du kontakte IDA.
Når dit tillidsrepræsentanthverv ophører, er du forpligtet til at gå de persondata, du har modtaget som tillidsrepræsentant igennem og videreoverdrage de persondata, du vurderer fortsat, er nødvendige til varetagelse af tillidsrepræsentanthvervet, til den nye tillidsrepræsentant. Eventuelle persondata, som ikke længere er nødvendige for dit tillidshverv - fx mails, fysiske dokumenter - skal slettes/makuleres.
Såfremt der ikke bliver valgt en ny tillidsrepræsentant i stedet for dig, skal du slette alle de persondata, du har modtaget i dit hverv som tillidsrepræsentant eller fremsende det til IDA.
Har du relevant materiale, skal du uploade det til Mit IDA.
E-mail kommunikation skal ske i en krypteret transport, hvilket indebærer, at du ikke må sende e-mails direkte til kontaktpersonens e-mail adresse. Det skal i stedet ske ved, at du uploader dem på din sag på mit.ida.dk. Vi kan desværre ikke garantere krypteret transport, hvis du vælger at sende dokumenter direkte til os.
Hvis du ikke kan åbne vores krypterede mails, så bed din kontaktperson om at uploade dokumenter og lignende på sagen.
Vi har samlet de mest stillede spørgsmål til dig, der er tillidsrepræsentant.