Kompetencerådgiver: Leadership kan være svært
Hvordan skaber du motivation og engagement, når du ikke har det ledelsesmæssige ansvar? Og hvordan sikrer du de rette kompetencer til en opgave, når det reelt er en anden person i organisationen, der råder over vedkommendes tid og opgaver?
af IDA Learning
Jette Meyer-Kristensen oplever i sin kompetencerådgivning af IDAs medlemmer, at de ofte efterspørger redskaber inden for ledelse - og særligt uformel ledelse.
Projektlederjobbet har mange facetter. Kompetent projektledelse forudsætter den rette kombination af metodeanvendelse, erfaringsanvendelse og ledelsesadfærd. En stor del – og måske også den sværeste – er arbejdet med andre mennesker i projekter. Samarbejdet er afgørende for, om man lykkes eller ej. I jagten på deadlines, projektmål og effektivitet falder rigtig mange projektledere i driftsfælden. De kaster sig over driftsopgaverne i projektet, hvilket betyder, at den klare retning hurtigt bliver til famlende gang. De afsætter ikke tid til ledelse eller har svært ved det. Det oplever IDAs kompetencerådgiver inden for projektledelse, Jette Meyer-Kristensen, i sine rådgivningssamtaler med IDAs projektleder-medlemmer.
”Projektledere skaber resultater med andre, mens ledere skaber det gennem andre og har en anden ballast og beføjelse til det. Et emne jeg oplever går igen i mine samtaler med IDAs medlemmer er udfordringer med at lede opad, til siden og håndtere konflikter og udfordringer inden for ledelse - særligt uformel ledelse er svært, og der efterspørger medlemmerne redskaber og kompetencer,” fortæller Jette Meyer-Kristensen
Det kan være udfordrende, når netop leadership og management er det, man bliver målt på. Projektdeltagerne sidder ofte i forskellige afdelinger, og det kan være svært at råde over deres tid. Folk der ikke kender hinanden eller ikke er vant til at arbejde sammen, men som nu sammen skal løse komplekse problemstillinger med tidspres og begrænsede ressourcer. Der er uformel ledelse en kunst, hvor relationers betydning er stor. Du skal formå at skabe relationer og lede uden at være chef for nogen. Det handler grundlæggende om arbejdet med mennesker.
”Det er ikke specielt nyt, men der er stadig større fokus på, at projekter drives af mennesker og at leadership er super vigtigt. Det er ikke et emne, der fylder hos nyere projektledere, men det er virkelig vigtigt hos de mere erfarne,” fortæller Jette Meyer-Kristensen.
Din ledelse foregår ikke kun til siden, du skal også lede deres formelle leder, og det er måske den vigtigste og sværeste opgave at løse. Det er nemlig her, din opgave med at få skabt de rigtige rammer for at kunne løse din opgave starter.
”Ud over at lede selve teamet skal projektlederen også lede interessenter uden for projektteamet. Det er en svær og kompleks opgave,” siger Jette Meyer-Kristensen.
Jette har fire gode råd til projektlederen, der gerne vil styrke samarbejdet og samarbejdsrelationerne:
Skab engagement og få folk med
Du er projektleder på et projekt, hvor du skal have udarbejdet en it-løsning, men it-specialisten vil lave det på en måde, mens du ser det mere hensigtsmæssigt at gøre det på en anden måde. Hvad gør du?
Det kan være et klassisk dilemma at stå i som projektleder. Specialisten har formentlig sine grunde til at trække løsningen i en anden retning. Her er det væsentligt, at du ser på, hvad der foregår på den anden side af bordet. Hvordan ser deres verden ud? Man slipper sjældent godt fra at diktere på den længere bane, så der er behov for at skabe en fælles forståelse. Kan folk selv indse, at de tager fejl eller at en anden løsning er bedre, så er det at foretrække. Tal om konsekvenser ved de forskellige løsninger og find frem til løsninger som begge parter er tilfredse med. I den dialog kan både specialist og projektleder blive klogere. Dialogen er et vigtigt redskab. Selvom det kan tage lidt tid på den korte bane, så er det det mest effektive på den lange bane.
Din kommunikation afgør din succes
Får du kommunikeret dit behov eller budskab konkret nok? Hvad tager modtageren ud af det, du siger? Vi kommunikerer, som det giver bedst mening for os selv, men det er ikke sikkert, det giver mening for den anden part. Opnå forståelse for den andens holdninger, og hvad de har brug for i relation til at løse en opgave. Kan I hurtigt komme til kernen bliver det lettere at skabe forståelse og opnå kompromiser. Når du ved, hvad der skal til for at komme videre, bliver det også nemmere at kunne give det.
Grib telefonen
Det lyder for simpelt, men telefonen er et ofte glemt redskab i projektstyring. Ofte bliver rigtig mange informationer klemt ind i en mail, men det gør dem tidskrævende at læse og risikoen for at tillægge dem et forkert tonefald er højt. Mange mails forbliver også ubesvarede, fordi der simpelthen er så mange, så det er svært at komme gennem muren.
Du har nok nogle samarbejdspartnere, som du ved, hvordan de foretrækker, at du kommunikerer med dem. Men det kan være en idé at tage vigtige spørgsmål i fællesskab og gribe telefonen, hvis der skal afklares spørgsmål eller deles ny og vigtig viden. Der er ikke en rigtig måde at gøre tingene på, for din tilgangsmåde afgøres af personen, du samarbejder med. Ringer du til vedkommende, og de er helt diffuse, så skal du måske skrive en mail først. Det er med at prøve sig frem.
Uddeleger alt, som ikke er projektstyring
Husk at springe over, hvor gærdet er lavest. Forstået på den måde, at du skal dykke i dybden, men huske at komme op til overfladen igen. Find ud af, hvad der skal løses og sæt derefter andre til det. De løser løbende opgaver, mens du bruger krudtet på det, du skal – at styre projektet godt i mål.