Hvordan forbereder du dig til komplekse forhandlinger?

Velforberedt er *stadig* halvt fuldendt 

Forberedelse er nøglen til succes i enhver forhandling, men når det gælder komplekse forhandlinger, bliver forberedelsen endnu vigtigere.  

Jo mere komplekse forhandlingerne er, og jo flere variabler, interessenter og potentielle udfordringer der er involveret, desto vigtigere er det med en omhyggelig og strategisk tilgang.  

Det første skridt i forberedelsen er at få en klar forståelse af, hvad der gør forhandlingen kompleks. Start med at analysere forhandlingssituationen grundigt.  

Hvem er interessenterne og hvad er deres behov? 

Identificer alle involverede parter og undersøg deres respektive interesser, behov og mål. Det gælder ikke kun om at forstå, hvad de ønsker at opnå, men også om at kortlægge, hvordan deres mål kan påvirke dine egne.  

At have en detaljeret interessentanalyse vil hjælpe dig med at forstå de forskellige aktører og deres indflydelse og forudse, hvordan de kan påvirke resultatet. 

Det kræver, at du indsamler information om hver parts behov og præferencer. Prøv at vurdere, hvad der motiverer dem, og hvordan du kan imødekomme eller balancere disse behov. Det vil gøre det lettere at udarbejde en strategi, der kan skabe gensidig værdi. 

Hvad vil du opnå med forhandlingen? 

Når du har kortlagt interessenterne, er det tid til at udvikle en strategi.  

Start med at sætte klare mål for forhandlingen: Hvad ønsker du at opnå, og er der punkter der ikke er til forhandling for dig? 

Hvad er de primære og sekundære mål for forhandlingen? Det kunne være pris, vilkår, tidslinjer, eller strategiske partnerskaber. Det er vigtigt at gøre sig klart, hvad der er “need-to-have”, og hvad der blot er “nice-to-have”. 

Prioriter disse mål, så du kan koncentrere dig om de mest kritiske aspekter af forhandlingen.  

Hvad er din forhandlingsstrategi? 

Det er også vigtigt at vælge en passende forhandlingsstrategi: Skal din forhandling være konkurrerende, samarbejdende, kompromis-søgende, eller undvigende?  

Din strategi bør tilpasses efter situationen og modpartens forventede adfærd. 

Overvej forskellige udfald og planlæg udfra dem. Hvordan vil du reagere, hvis modparten nægter at bøje sig på et nøglepunkt? Hvordan kan du identificere og adressere eventuelle svagheder i modpartens position? 

Samtidig skal du forberede stærke argumenter, som du kan fremlægge under forhandlingen. Forudse modargumenter og overvej, hvordan du vil imødekomme dem. En veludviklet strategi kombineret med solid argumentation vil styrke din position ved forhandlingsbordet. 

Har du en BATNA i baghånden? 

Og så er det altid godt at have en plan B - sommetider kaldet en BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement): Hvad er din bedste løsning, hvis forhandlingen fejler?  

At have en klar BATNA betyder, at du har en alternativ strategi eller løsning, som du kan implementere, hvis forhandlingerne ikke fører til en aftale. Det kan være alt fra en anden potentiel partner, en alternativ løsning eller endda en intern strategi, som giver dig mulighed for at handle uden at gå på kompromis med dine væsentlige interesser.  

På den måde kan en BATNA sikre, at du ikke accepterer en dårlig aftale blot for at få en aftale i hus her og nu. 

Forbered taktikken og øv med kolleger 

Med den overordnede strategi på plads er det tid til at dykke ned i taktikken. Forbered spørgsmål, der kan hjælpe dig med at forstå modpartens position og behov bedre. Overvej hvilke spørgsmål, der kan give dig de oplysninger, du har brug for, og hvordan du vil reagere på eventuelle udfordringer eller modargumenter. 

Her kan det være en god ide at simulere forhandlingen og øve dig i dine strategier og taktikker sammen med kolleger eller mentorer. Øvelserne kan hjælpe dig med at identificere svagheder i din forberedelse og justere din tilgang baseret på feedback. Lad-som-om forhandlinger kan også forberede dig psykologisk. 

Planlæg også, hvordan du vil strukturere forhandlingen. En effektiv tilgang kan være at opdele forhandlingen i faser, hvilket gør det lettere at håndtere og justere din strategi løbende. Overvej også at have alternative planer klar, så du er forberedt på at tilpasse dig, hvis dine primære strategier ikke fungerer som forventet. 

Timing og tempo er også vigtige overvejelser. Derfor er det værd at reflektere over, hvordan du bedst kan styre tempoet i forhandlingen. Er det hensigtsmæssigt at presse modparten tidligt i processen, eller er det bedre at give dem tid til at overveje dine forslag grundigt? 

Husk at evaluere 

Efter forhandlingen er det vigtigt at evaluere din forberedelse og de resultater, du har opnået: Hvad fungerede godt, og hvad kunne forbedres til fremtidige forhandlinger?  

Planlæg også de næste skridt for at sikre, at de aftaler, du har nået, bliver gennemført som planlagt. Dokumenter alle vigtige punkter og beslutninger, så du har en klar optegnelse over forhandlingen.