Ansøgning til den fagtekniske aktivitetspulje

På selskabernes område tildeles ca. 80% af årets budget som basisbevilling ud fra jeres indsendte ansøgninger – også kendt som rammebevillinger. De resterende ca. 20% lægges i den fagtekniske aktivitetspulje og uddeles i løbet af året efter ansøgning til SKU (Selskabernes Koordineringsudvalg).

Den fagtekniske aktivitetspuljes formål er at give rum og incitament til tiltag i de fagtekniske selskaber og netværk, der går ud over selskabets/netværkets planlagte aktiviteter; enten budgetmæssigt, mht. formål/målgruppe eller type af aktivitet.
Tiltagene kan være både konferencer, hybridmøder, workshops og andre spændende ideer, I har fået til medlemsaktiviteter, I gerne vil udbyde.

Den fagtekniske aktivitetspulje søges ved udfyldelse af den tilhørende skabelon, der sendes til enten jeres netværkskoordinator eller SKUs sekretariat på SKU_sekretariatet@ida.dk sammen med budget for jeres aktivitet. Skabelonen får I også gennem jeres netværkskoordinator eller ved at kontakte SKUs sekretariat. 
SKU behandler alle ansøgninger individuelt.

Når I ansøger om midler fra puljen, behandles jeres ansøgning enten skriftligt eller på et SKU-møde, afhængigt af beløbsstørrelsen. Jo mere detaljeret en ansøgning er udfyldt, jo lettere og hurtigere er den for SKU at behandle. 
Under SKUs behandling kigges der på ansøgning og budget – herunder IDA-tilskud pr. deltager – og størrelsen på jeres formue vil også blive taget i betragtning.  

Hvad gives der tilskud til?

Der er plads til skæve ideer og aktiviteter til både brede målgrupper, og til smallere niche-arrangementer, hvor man kan gå i dybden med det faglige indhold. I kender jeres medlemmer bedst, og ved hvad de gerne vil deltage i. Hovedreglen er, at der gives tilskud til aktiviteter, der kommer medlemmerne til gode.
Nogle aspekter af eller udgifter i en ansøgning kræver tættere behandling end andre. Talergaver, forplejning, lokaleleje og honorarer er oftest ligetil, mens andre udgifter drøftes grundigere under behandlingen.
Nedenfor kan I se, hvilke udgiftsposter I skal være særligt opmærksomme på, når I udfylder ansøgning og budget.

Konsulenter

Hyring af konsulenter til fx at udarbejde analyser til præsentation/diskussion ved jeres konferencer skal ske via IDA, for at garantere at udbudsretslige regler er overholdt, og at IDA kan gå med til vilkårene i kontrakten.  
Dette sikrer, at man som frivillig eller som selskab/netværk ikke havner i en uheldig situation mht. habilitet eller juridisk ansvar. 
Kontakt jeres netværkskoordinator, hvis I overvejer at gøre brug af en konsulent.

Projektledelse/sekretariatsbistand

Som hovedregel skal al sekretariatsbistand til jeres aktivitet varetages af IDA, og projektledelse varetages af IDAs frivillige eller IDA-medarbejdere. Derfor gives der sjældent tilskud fra puljen til lønninger. Dette gælder også ved aktiviteter med eksterne samarbejdspartnere. Der kan dog være undtagelser, hvis eksempelvis partnerorganisationen ikke har mulighed for at bidrage med økonomi til aktiviteten, men kan bidrage med arbejdskraft i stedet.

Rejser

Fagtekniske rejser gives der kun tilskud til i begrænset omfang. Tilskuddet gives til fagtekniske aktiviteter som en del af programmet, men ikke til rejseudgifter såsom deltagertransport eller forplejning i forbindelse med rejsen. Der kan dog gøres undtagelser, fx hvis en del af målgruppen er studerende eller ledige, og derfor ikke vil have råd til rejsen.
Studieture alene for bestyrelsen gives der ikke tilskud til, her er der fuld egenbetaling. 
I kan læse mere om fagtekniske rejser i Aktivguiden.

IT-udstyr

I forbindelse med aktiviteter i IDA kan man som frivillig have behov for IT-udstyr eller andet materiel, men dette kan lånes af IDA til aktiviteten. Ifølge Principper for anvendelse af IDAs midler må man som selskab/netværk ikke anskaffe sig IT-udstyr eller materiel, og der ydes derfor generelt heller ikke tilskud fra puljen til dette. Hvis der undtagelsesvist skulle være behov for IDA-udstyr, skal IDAs administration godkende købet på forhånd. På den måde sikres ensartet praksis på tværs af IDA, samt at IT-udstyret lever op til en vis kvalitet. Kontakt jeres netværkskoordinator eller i disse tilfælde. 
Vær opmærksomme på, at webinarer altid skal laves med IDAs udstyr og via IDAs platform, så kvaliteten sikres. 
Der kan være noget, vi ikke har tænkt over, så hvis I har forslag til specifikt udstyr, kan I kontakte Jakob Morthorst-Jensen, jmj@ida.dk.

Merchandise

Der må gerne købes merchandise til bestyrelsen via IDA-shoppen, og til deltagere ved jeres aktiviteter. I skal dog være opmærksomme på, at der ikke ydes tilskud fra puljen til merchandise/goodiebags til deltagere, men hvis I vil have det som en del af jeres aktivitet, kan I sætte en højere deltagerpris og dermed justere på balancen i jeres budget. I kan læse mere om prisfastsættelse her. 
Udgifter til merchandise for bestyrelsen anses for en driftsudgift i selskabets/netværkets regnskab.

Kommunikation

Promovering af jeres aktiviteter er naturligvis en stor del af at sikre et vellykket arrangement, og der kan være store udgifter forbundet med promovering via fx sociale medier, i Ingeniøren eller andet steds. Der gives som regel tilskud til markedsføring, men det er vigtigt, at IDAs CVI altid anvendes i den forbindelse. Derfor skal kommunikation aftales med administrationen, og kun undtagelsesvist – og efter aftale med administrationen – gives der tilskud til hyring af eksterne bureauer.
Kontakt jeres netværkskoordinator for at høre om mulighederne for promovering af jeres aktiviteter. Husk at 
være i god tid.