Få mere ud af jeres bestyrelsesmøder

Mødeledelse og bestyrelsesmøder 

Gode møder afhænger af alt fra mødestruktur, forberedelse, klare roller og formål til brugen af kropssprog. Der er mange værktøjer og tips at hente til god mødeledelse og mødekommunikation til brug ved både fysiske møder og online møder.  
I IDA Akademi kan I finde videoerne "Træd i karakter som mødeleder" og "Håndtering af (tilsyneladende) problemdeltagere". 

Her er en huskeliste til, hvordan man sætter rammerne for et godt bestyrelsesmøde - mange af tingene gør I sikkert i forvejen: 

• Udsend dagsorden på forhånd 
• Byd velkommen og husk en præsentationsrunde, hvis der er nye medlemmer. 
• Giv en kort introduktion til enheden og Frivilligguiden, hvis der er nye medlemmer. 
• Gennemgå hvad I skal drøfte på mødet og hvad du/I forventer skal være udkommet af mødet 
• Udpeg gerne en ordstyrer, hvis ikke det automatisk er formanden. Det er ofte bedst, hvis det ikke er samme person, som er referent 
• Aftal hvem der tager referat på bestyrelsesmødet 
• Hold gerne en pause undervejs i mødet 
• Gør plads og tid til også at være social i bestyrelsen, enten før, efter eller under mødet 
• Hvis I har et onlinemøde eller har nogle enkelte, der deltager online, så vær ekstra opmærksom på, at dem der er med på distancen får taletid. 

Det første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen 

Hvis I har nye frivillige med til et bestyrelsesmøde, er der nogle emner, det vil være godt at gennemgå - og som nogle af de mere garvede måske også kunne bruge at få genopfrisket. 

Her er en forslagsliste til emner: 

• Mødeoprettelsessystemet 
• Deltagerlister 
• Rejseafregning 
• Evalueringer 
• Frivilligselvbetjeningen på Mit.ida.dk – hvad kan man finde der? 
• Vores leksikon “Frivilligguiden” - hvad er det (I behøver ikke gennemgå den slavisk) 
• Hvilke typer arrangementer, I afholder 
• Formater for arrangementer: fysisk, rent online, hybrid. Hvad bruger I og hvad er jeres erfaringer? 
• Enhedens arrangementsøkonomi - hvad må tingene koste hos jer? 
• Hvordan finder man frem til regnskabsrapporter på Mit.ida.dk 
• Hvad skal man huske at aftale med oplægsholder? - fx må indlægget optages og anbringes på IDA Play, må slides deles m.m. 

IDAs adfærdskodeks

Ved alle IDAs møder - og arrangementer - gælder IDAs adfærdskodeks. Det er med til at sikre, at vi har et behageligt miljø at deltage, arrangere og afholde arrangementer og møder i. 

Det forventes, at både arrangører, deltagere og IDAs medarbejdere medvirker til, at dette kodeks følges, og vi anbefaler, at I på forhånd aftaler i bestyrelsen, hvordan I vil håndtere eventuel uacceptabel adfærd ved jeres arrangementer og ved jeres bestyrelses- og udvalgsmøder - selvom det heldigvis er sjældent, at vi oplever problemer. IDAs adfærdskodeks kan I læse her