Sådan kan Copilot hjælpe - uden at få alle dine data

Microsoft Copilot er en AI-løsning, der er integreret i Microsofts økosystem, og som har slået sig op på sin evne til at effektivisere arbejdsprocesser og levere prædiktive analyser. Den har nu været en (mere eller mindre) aktiv del af mange danske arbejdspladser i over et år.  

Copilot kan tilsyneladende lidt af hvert - men netop det kan gøre det uoverskueligt at komme i gang. Så lad os prøve at gå ned i detaljen og se, hvordan Copilot kan hjælpe dig helt lavpraktisk i dine daglige Outlook-bokserier. 

Hvad kan Copilot i Outlook? 

Der er en lang række mere eller mindre simple funktioner, som Copilot kan hjælpe med som  

• forslag til svar på e-mails baseret på indholdet af den modtagne besked.
• automatiske skabeloner til ofte brugte e-mails
• kategorisering og sortering af dine e-mails baseret på emne, afsender eller prioritet, samt forslag til, hvilke e-mails du skal prioritere eller handle på først, baseret på din tidligere adfærd og tidsfølsomhed.
• intelligent mødeplanlægning, baseret på tilgængelighed og præferencer fra alle deltagere 

Altså tiltag, der i udgangspunktet hjælper med at effektivisere og spare tid. 

Copilot kan også hjælpe med mere komplekse opgaver, som forberedelse til møder. Her kan AI’en læse dine e-mails og samtale-tråde og generere referater på den baggrund.  

Hvis du fx har haft en række lange korrespondancer om et vigtigt projekt, kan Copilot skabe et kortfattet referat af de væsentlige diskussioner og beslutninger - i stedet for at du selv skal gennemgå hver enkelt e-mail for at samle de vigtigste punkter. 

Det samme gælder, hvis du har endeløse samtaletråde. Her kan Copilot hjælpe med at sortere og opsummere informationen i dem, fremhæve de centrale diskussioner og markere, hvordan forskellige interessenter har reageret på forskellige emner. Den kan også give dig overblik over, hvilke beslutninger, der blev truffet, så du hurtigt kan få et klart overblik over status. 

Et sidste eksempel er identifikation af interessenter og deres holdninger. Copilot kan hjælpe med at markere, hvilke interessenter der har givet deres mening til kende om forskellige emner, og hvordan deres synspunkter påvirker beslutningsprocessen. Dette kan være nyttigt for at forstå dynamikken i en gruppe eller afdelings feedback. 

Hvad med datagrundlaget?

 Nøglen til Copilots løsninger er adgangen til store mængder data - fra medarbejderinformation og kundedata til produktionsdata og evt. virksomhedshemmeligheder.  

Og netop adgangen til data kan give anledning til bekymringer om datasikkerhed og privatliv. 

Den brede vifte af data, som Copilot har adgang til, inkluderer potentielt: 

• Medarbejderdata: Personlige oplysninger, præstationer og interne kommunikationer.
• Kundedata: Kontaktdetaljer, købshistorik og præferencer. 
• Virksomhedshemmeligheder: Forretningsstrategier, økonomiske oplysninger og interne processer. 

Overvejelser som virksomhed 

Virksomheden kan selvfølgelig gøre en del for at imødegå de bekymringer. Først og fremmest gælder det at være opmærksom på, hvilke data Copilot har adgang til, og hvordan disse data opbevares. Microsoft tilbyder kryptering og adgangskontrol for at beskytte data under opbevaring og overførsel, men det er vigtigt at forstå, hvordan disse mekanismer fungerer. 

Definér klare delingspolitikker for at sikre, at følsomme oplysninger ikke deles udenfor relevante afdelinger. Brug Office 365's adgangs- og delingsindstillinger til at -styre, hvem der kan se og redigere dokumenter. 

Overvej, hvordan data opbevares og arkiveres. Implementer procedurer for sikker sletning af data, når de ikke længere er nødvendige, og vær opmærksom på, hvordan Copilot håndterer gamle eller ubrugte data. Implementer også interne politikker, der beskriver, hvordan følsomme data skal håndteres, og hvordan Copilot skal anvendes sikkert. 

Overvejelser som medarbejder 

Hvis du som menig medarbejder er bekymret over, hvordan dine data håndteres af Copilot, kan du også selv tage følgende skridt:

• Sæt dig ind i din virksomheds datasikkerhedspolitikker og retningslinjer for brug af AI-værktøjer som Copilot for at forstå, hvordan dine data bliver beskyttet.
• Undgå at dele følsomme eller personlige oplysninger via Copilot, medmindre du er sikker på, at dataene bliver behandlet korrekt. Følg virksomhedens retningslinjer for deling af information. 
• Når du arbejder med dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger, brug de sikkerheds- og krypteringsværktøjer, som din virksomhed har til formålet. 
• Undgå at blande personlige oplysninger med arbejdsrelaterede data. Hold personlige oplysninger adskilt fra virksomhedens systemer så vidt muligt. Brug sikre kommunikationskanaler, når du deler personlige oplysninger, og sørg for, at disse oplysninger ikke gemmes eller deles unødigt. 
• klarhed, konsistens og professionalitet i tonen