Lad virkeligheden styre metodevalget

Når man er projektleder, er der en masse værktøjer og ting man skal kunne. Det er vigtigt at kunne lave en god milepælsplan, opstille klare mål i projektet, lave en risikovurdering, udarbejde en ordentlig governance plan. Når man så er i gang med projekterne, kan man løbe ind i, at planerne og modellerne ikke passer helt med den virkelige verden.  

Virkeligheden er ikke så enkel, som projektmodellerne foreskriver. De passer ikke 1:1 med virkeligheden, men det betyder ikke, at de ikke virker. Det gør til gengæld dit arbejde som projektleder rigtig svært, hvis du insisterer på, at virkeligheden skal passe ind i metoden. For en projektledelsesmodel kan ikke være svaret på alle vores spørgsmål.  

Modeller er populære i perioder, indtil de bliver afløst af andre og nye modeller. Det har vi set gennem de sidste 50 år. Hver især har metoderne slået sig op på at være redskabet til gode projekter – alle på forskellig vis. PERT og CPM var fremme i 1960’erne, Prince2 var svaret i 2000’erne, mens SAFe i dag vinder frempas. Men al erfaring har vist os, at det ikke er et enten-eller valg, når man skal beslutte, hvordan man bedst leverer projekter. Vi har brug for mange forskellige projektledelsesmetoder, og vi har brug for, at metoderne arbejder sammen. Ideologi i sin reneste og mest unuancerede form fungerer sjældent inden for projektledelse. 

Modeller og værktøjer, som er vigtige at bruge, er som regel udarbejdet til en særlig organisationsmodenhed. Der er mange projektledere, der oplever, der ikke er en fast måde at gøre tingene i deres virksomhed. Hvem sidder i din styregruppe? ”Det har vi måske ikke helt, men jeg har nogle aftaler med min chef.” ”En egentlig projektgruppe har jeg ikke, men jeg har nogle folk, jeg kan trække på og på den måde få det til at fungere.”

One size fits none

Mange steder er der en diskussion, om man skal arbejde agilt eller plandrevent. Det er på mange måder en god snak, hvis man lytter til hinanden og ser på de forskellige perspektiver. Men det kan også gå over i at blive en skyttegravskrig, hvor man peger på de andres utilstrækkeligheder. Alle modeller har fine elementer, men ingen af dem løser alle problemer – for det er der ingen modeller, der gør. 

Nogle metoder har klare fordele i produktudviklingen i nogle projekter og andre har gode input til projekteksekveringen, men overordnet kan det være svært at finde modeller, der dækker alt, hvad der er brug for i projektledelse. Metoder og modeller kan ikke bruges i alles tilfælde. Det er derfor ikke et enten-eller valg, når man skal beslutte, hvordan man bedst leverer projekter. Vi har brug for mange forskellige projektledelsesmetoder, og vi har brug for, at metoderne arbejder sammen.  

Fanatisme er ikke godt, når det gælder paradigmer og projektmodeller. Projektmodeller er lavet for at gøre livet lettere, ikke være snublesten. Derfor er det en god idé, at du ser på den virkelighed, du er i, og det projekt du arbejder med: hvad er der brug for der, og dernæst hvordan metoderne kan hjælpe dig. Du skal finde et tilpasningsniveau til rammerne, mandat og det landskab som modellen skal passe ind i.

Metoderne skal arbejde sammen

Alle fremgangsmåder har sine fordele og ulemper. Til et forudsigeligt projekt (hvilket nogen argumenterer for, projekter aldrig er) kan klassiske vandfaldsmodeller anvendes. Agile projektmodeller kan anvendes til mere uforudsigelige og uigennemskuelige projekter. Det er dog ikke altid så simpelt. For det er virkeligheden ikke. Nogle gange er der barrierer for at anvende en ren agil model, særligt i stærkt regulerede brancher, hvor produkter skal godkendes af eksterne, og der er krav om dokumentation og overholdelse af tidsplaner. 

Det er måske også derfor, det agile har fået vind i sejlene. I stedet for at tænke et to-årigt projekt fra ende til anden kan det være en fordel at arbejde i iterationer. Projekter kan være meget abstrakte, men når der udarbejdes en mock-up eller demo efter en kortere arbejdsproces, så begynder det at blive mere håndgribeligt – også for interessenterne der ikke altid forstår projekterne fra start.  

Der er der opstået nye projektmodeller i krydsfeltet mellem de to i form af hybrid projektledelse, der har den fordel, at den giver virksomheden muligheden for at få det bedste ud af forskellige modeller. Den hybride model understøtter det bedste fra begge verdener: den detaljerede planlægning, som er kendetegner vandfaldsmodellen, og fleksibiliteten, der er kendetegner den agile model. Det er den primære fordel ved hybrid projektledelse. 

I nogle organisationer har man forsøgt at arbejde med den ene eller anden projektledelsesmodel, men har opgivet, fordi modellen ikke rigtig duede. Der kan det være smartere at anvende de relevante dele af en model i forskellige faser eller projekter, frem for at beslutte at alle skal arbejde med den samme metode – afhængigt af organisation og projekt. En fælles procesmodel kan også være en hæmsko. Brug de elementer, som skaber værdi for dit projekt.  

Denne artikel er baseret på Søren Stuhrs oplæg 10 leveregler til projektledere der vil ændre verden en lille smule… og slippe levende fra det - Ingeniørforeningen IDA