Sådan får du samtalen tilbage på sporet: 3 gode råd til lederen

Når mødedeltagerne først begynder at byde ind og dele deres synspunkter, kan samtalen hurtigt tage fart og miste retning. Indlæggene bliver længere, diskussionerne trækker ud, og snakken ender let i anekdoter og irrelevante afstikkere.

Her er det lederens opgave at styre dialogen og guide gruppen tilbage på sporet. Det kræver især fokus på tre ting:

1. At skabe en klar ramme for samtalen, så deltagerne forstår formålet og retningen.
2. At gribe ind, hvis nogen taler for længe, mister fokus eller på anden vis bidrager uhensigtsmæssigt.
3. At runde af på en tydelig og konstruktiv måde, så gruppen får afsluttet diskussionen og har styr på hvad næste skridt er.

Lad os se nærmere på de tre fokusområder, og hvad du helt konkret kan ytre, så samtalen kommer tilbage på sporet.  

1. At rammesætte samtalen

Når et emne åbnes, er det vigtigt at rammesætte og afgrænse samtalen tydeligt og med få og enkle ord. Her er to eksempler:

• ”De næste 20 minutter drøfter vi X. Formålet er, at alle perspektiver kommer frem. Så jeg vil bede jer fatte jer i korthed og ikke afbryde hinanden”.
• ”Vi skal tale om A, og selv om B hænger sammen med A, så holder vi os til A i dag”.

Ved at gøre dette, markerer du en tydelig ramme for samtalen. Hertil i dag og ikke længere. Når alle ved, hvad der er på dagsordenen, og hvor samtalen skal hen, bliver det nemmere at bidrage konstruktivt.

2. At afbryde på en god måde

Selv når du har sat en tydelig retning for mødet, kan en deltager sagtens komme på afveje. Måske taler vedkommende for længe, gentager noget, der allerede er sagt, bliver for personlig – eller kommer med en bemærkning, der rammer andre forkert. Det sker som regel i god tro og med engagement, så der er ingen grund til at irettesætte. Alligevel er det nødvendigt, at du som faciliterende leder griber ind – for det er dit ansvar at holde samtalen på sporet. Det handler om at afbryde med omtanke, så samtalen vender tilbage til det væsentlige, uden at nogen føler sig ydmyget. Her er to eksempler:

• ”Mange tak, Oleg, jeg stopper dig lige her, for vi skulle tale om A, og nu kommer du vist til at tage hul på B. Hvad har du at sige om A”.
• ”Kasper. Du fortæller så levende, at jeg helt bliver grebet af din historie. Men desværre må vi høre slutningen en anden gang for vi skal lige tilbage tl det, vi var i gang med, nemlig…”

Brug venlighed, varme – og gerne lidt humor – når du afbryder. Et smilende “tilbage til sagen” kan være nok. Så længe du er tydelig, men saglig og respektfuld, vil de fleste tage godt imod det – både den, der talte for længe, og resten af gruppen, som ofte vil være lettede over, at du styrer mødet tilbage på sporet.

Husk, at det er dig, som har mandat til at afbryde!

3. At afrunde elegant

Når du faciliterer, er det dit ansvar at holde øje med tiden. Du kan ikke regne med, at deltagerne selv gør det eller fatter sig i korthed. Derfor er det en fordel at give små sproglige vink, der diskret minder om tid og fremdrift. Her er et eksempel:

• ”Vi er på de sidste minutter, så Emma kan du give din sidste kommentar på et halvt minut”.

På den måde guider du gruppen til at holde fokus og signalerer, at det ikke er tidspunktet for lange indlæg eller anekdoter. Samtidig bør du løbende hjælpe med at samle op på, hvad der er sagt – både undervejs og mod slutningen. Her er et eksempel:

• ”Klokken er lidt i hel nu, så vi når ikke mere i dag. Vi skulle prioritere mellem to ideer, og vi nåede ikke helt til beslutning. Men vi fik kigget på fordele og ulemper og kan træffe beslutningen på tirsdag, når vi mødes igen”.

Afrundinger som disse er guld værd – og alligevel sjældne. Det er synd, for det kræver ikke meget, når man først bliver opmærksom på det og får lidt øvelse. En klar og præcis opsummering med blik for næste skridt giver deltagerne en følelse af fremdrift og mening.

Så ved alle, hvad der kom ud af mødet – og at det var et skridt i den rigtige retning, ikke bare snak i tomgang.