"Det tager jo kun 5 minutter": Besvarer du også mails i fritiden?

Fra Asger Damtoft slår øjnene op om morgenen, til han lægger sig i sengen, kan telefonen ringe når som helst.

Han er Technical Manager i en start up-virksomhed, der producerer cement ved hjælp af mikroorganismer, og hvis der er udfordringer eller spørgsmål fra fabrikken, er det ofte ham, de ringer til. 

”I søndags blev jeg ringet op klokken 5.45 ude fra produktionen, så det er ikke altid så sjovt”, fortæller han. 

Hans arbejdsgiver er desuden amerikanskejet, så selv når produktionen i Danmark er lukket ned, kan han derfor forvendte en konstant strøm af mails og Teams-beskeder sent på eftermiddagen og om aftenen, når de amerikanske kolleger er på kontoret. 

For Asger Damtoft er det ikke unormalt at arbejde mange timer eller have sene møder, men de uforudsigelige opkald dræner ham på en anden måde og kan gøre det svært for ham at slappe af om aftenen. 

”Fordelen ved et planlagt møde er, at jeg kan forberede mig og sætte mig op til det mentalt. Men hvis det er et opkald, der kommer ud af det blå, bruger jeg langt mere energi på det”. 

”Det kan være noget helt simpelt, som da jeg blev ringet op i går, fordi der var en lastbil, der skulle aflevere noget til vores fabrik. Det tog maksimalt tre minutter, men bagefter kørte mit hoved videre, fordi jeg tænkte på, om jeg havde glemt noget, og om jeg skulle give en besked videre til mine kolleger”, forklarer Asger Damtoft. 

Han oplever derfor, at de uventede opkald og beskeder går udover hans trivsel i det daglige. 

”Hvis der popper en besked op klokken halv ni om aftenen, kan det godt være svært at lægge fra mig, hvis jeg enten har nogle input, eller hvis beskeden vækker nogle frustrationer”.

Trivsel afhænger af, om du selv vælger at være tilgængelig

I takt med at arbejdslivet er blevet digitaliseret, er grænserne mellem arbejde og fritid blevet udvisket. 

I en spørgeskemaundersøgelse blandt IDAs medlemmer svarer 38 procent, at deres arbejdsplads engang imellem forventer, at de står til rådighed uden for arbejdstiden, mens 4 procent svarer, at det ofte forventes, at de står til rådighed uden for arbejdstiden.

Blandt dem der ”ofte” oplever at virksomheden forventer at de er til rådighed, er det 43 procent der svarer, at den praksis påvirker deres trivsel negativt, mens andelen hvis trivsel påvirkes negativt er 17 procent hos dem der oplever at de forventes at være til rådighed ”af og til”. 

Raluca Stana er lektor på Institut for Mennesker og Teknologi på RUC og forsker i, hvordan digitale teknologier er med til at øge stressniveauet på arbejdspladserne. Og så er hun på barsel. 

Alligevel går der under ti minutter, fra hun modtager interviewforespørgslen på sin mail, til hun svarer.

”Det vil jeg meget gerne. Skal vi tale i morgen kl. 9 eller kl. 10?”

I telefonen griner hun selv af, at hun tilsyneladende selv har så svært ved at koble af. Men hun understreger, at hun selv har truffet et aktivt valg om, at hun vil stå til rådighed for journalister under sin barsel, og heri ligger den væsentligste faktor, når man skal vurdere, om det skader trivslen at være tilgængelig i sin fritid.  

I sin essens handler det om, hvorvidt man selv har valgt at være tilgængelig eller ej.

”Der er lavet et studie i Norge, der viser, at hvis man selv vælger at arbejde uden for sin arbejdstid, for eksempel om aftenen, så er det ikke forbundet med lavere trivsel. Men hvis man føler sig tvunget eller oplever, at arbejdsgiveren har en forventning om, at man er tilgængelig, så øger det risikoen for udbrændthed og stress”, forklarer Raluca Stana.

Ifølge hende kan man altså ikke sige noget entydigt om, hvorvidt det er belastende eller ej at være tilgængelig uden for arbejdstiden. Det afhænger i høj grad af den enkelte medarbejder, typen af mails, og hvor ofte de tikker ind i indbakken. 

For nogle er det attraktivt at kunne hente børnene tidligt og nå resten af arbejdet om aftenen, eller bare at kunne tilrettelægge sin arbejdsdag, så den passer ens døgnrytme bedre. For andre er det stressende ikke at have helt klare grænser mellem arbejde og fritid. 

En ting, som de fleste dog undervurderer ifølge Raluca Stana, er, hvor krævende det er for hjernen at skulle svare på en ellers simpel mail.

”Det koster noget kognitivt bare at skulle åbne din computer, huske koden og tage stilling til, hvad der står i din mail. Efterfølgende kan der også gå ret lang tid, før du er faldet ned igen”. 

”En mail kan både skabe bekymring og begejstring, og selvom det ene er mere behageligt end det andet, kan vores krop ikke rigtig mærke forskel, fordi begge dele er stimulerende og aktiverer vores stresshormoner”, forklarer Raluca Stana. 

Hver anden har ikke klare retningslinjer

På Asger Damtofts arbejdsplads er der ingen klare rammer for, hvornår han skal være tilgængelig. I princippet behøver han ikke tage telefonen, når de ringer fra fabrikken, men han vælger selv at gøre det. 

”Det kan godt være, at det forstyrrer mig og betyder, at jeg skal bruge noget tid på at slippe arbejdet, men hvis det kan spare mine kolleger fra at slås med et problem i flere timer, så gør jeg selvfølgelig det”, fortæller han. 

Når det gælder sene aftenbeskeder fra kollegerne i USA, må han hele tiden prøve at vurdere, om han kan vente med at svare eller ej. 

”Jeg prøver jo hele tiden at sætte nogle regler op for mig selv. Så ser jeg på, hvem der har skrevet til mig. Er det nogen, jeg er nødt til at svare med det samme, eller kan det vente til i morgen? Men uanset hvad jeg ender med at gøre, bruger jeg jo energi på de overvejelser”, siger Asger Damtoft. 

I IDAs spørgeskemaundersøgelse svarer omkring halvdelen af de privatansatte, at deres arbejdsplads har klare rammer for, hvornår de skal være tilgængelige uden for arbejdet. 44 procent svarer, at de gerne vil have klare retningslinjer, og det ønske gælder særligt dem, der ofte forventes at være tilgængelige og dem, der allerede er på arbejdspladser med klare regler.

I lande som Frankrig, Belgien og Portugal er der indført lovgivning, der skal skal beskytte medarbejderne mod at være tilgængelige i deres fritid, og EU arbejder i øjeblikket på et direktiv med samme formål. 

Ifølge Raluca Stana er det dog vigtigt ikke at presse det samme regelsæt ned over alle. Ideelt set skal alle afdelinger og teams have en snak om, hvilke behov og forventninger de har til at kunne komme i kontakt med hinanden. 

”Jeg interviewede på et tidspunkt en overlæge på et hospital i forbindelse med min bog, og han havde en autosignatur i sin mail, der i virkeligheden opsummerer det helt perfekt. Der stod jeg svarer, når jeg kan, og du er ikke forpligtet til at svare med det samme. Vi har alle sammen forskellige arbejdstider”.