Er målformuleringen for dit projekt struktureret og effektiv?

Det er afgørende for projektets kvalitet, at du som projektleder indledningsvis har udarbejdet en målformulering. Hvis du ikke begynder med at gøre dig tanker om målet med projektet som projektleder, risikerer du, at interessenterne ikke ved, hvad der skal ske, eller at nogle drager forkerte konklusioner om, hvad der skal komme ud af projektet.

Målformulering er dermed en vigtig del af dit projekt, fordi det er med til at afstemme jeres forventninger til både projektet og hinanden. Men samtidig er det også en af de sværeste discipliner at tillære sig.

Men der er heldigvis hjælp at hente.

Kriterier for en holdbar målformulering

Du kan med fordel begynde med at spørge dig selv, hvorfor I går i gang med netop dette projekt, og hvilken effekt I ønsker at opnå, når projektet er gennemført.

Med andre ord; Hvad er succeskriterierne for projektet eller den gevinst, I ønsker at realisere?

Når I har svaret på disse spørgsmål, er det tid til at gå ned i materien og spørge; Hvilke leverancer er nødvendige for, at vi kan komme i mål? Og hvordan måler vi på, om leverancerne er ”gode nok”, og ikke mere end der kræves?

De ovenstående spørgsmål kan deles op i fire vigtige kompotenter, der tilsammen bør indgå i din målformulering.

Første komponent er projektets brændstof; formålet:

• Hvorfor er projektet vigtigt?
• Ofte er formålet formuleret i prosa.
• Det skal bruges til at motiverer projektdeltagere og markedsføre projektet i organisationen og overfor interessenterne for at sikre du får de rigtige ressourcer.
• Brug tid på denne opgave og vær omhyggelig.

Andet komponent er succeskriterier:

• Dette er noget, der sker, efter projektet er afsluttet.
• Består ofte af økonomisk karakter, indtjening, dækningsbidrag eller besparelser. Det kan også være kundeloyalitet eller borgertilfredshed.
• Det er ikke noget der sker i projektets livscyklus – men bagefter.
• Det er ikke projektlederen, der ejer denne del. Det gør derimod projektejeren og styregruppen. Derfor bør de være meget tæt på formuleringen af både komponent 1+2.

Tredje komponent er leverancer:

• Et fysisk produkt, ny viden eller et forskningsprojekt. Det er det, der helt konkret bliver leveret i projektet.
• Du bør være udførlig med beskrivelsen, så du kan forventningsafstemme med projektejer, at projektet leverer det rigtige – også når du skal forventningsafstemme med dine interessenter og din styregruppe og din styregruppe – både i projektet og når det er færdigt.

Fjerde og sidste komponent er acceptkriterier: 

• Disse er særligt vigtige
• De skal derfor være skarpe, da de måler på, om leverancerne har den rette kvalitet.
• Når acceptkriterierne er opfyldt (sammen med leverancerne naturligvis) er projektet fuldført.
• Komponent 3+4 er ejet af projektlederen.

Din målformulering bør altså bestå af: Formål, succeskriterier, leverancer og acceptkriterier. Udarbejder du en målformulering der indeholder disse fire kompotenter, vil du opleve, at projektet bliver langt mere effektivt, fordi det oftest er sjovere for de fleste at vide, hvor det er, de er på vej hen med det, de laver.