Hvorfor går gode projekter i stå?

Planen er på plads, mandatet er sikret, og de centrale stakeholdere er involveret. Alligevel går projektet i stå. En beslutning venter på den forkerte person, en vigtig leverance bliver nedprioriteret, eller en ny afhængighed skaber forsinkelser.

Som projektleder kan du bruge tid på at følge op, justere tidsplanen og argumentere for projektets værdi uden at komme nærmere en løsning.

Problemet er ikke nødvendigvis din oprindelige stakeholderanalyse. Det kan være, at projektet har ændret sig, så du nu har brug for andre bidrag, nye beslutninger eller involvering fra mennesker, du ikke tidligere har haft brug for.

Nye faser kræver nye bidrag

Når et projekt bevæger sig fra analyse til udvikling, test og implementering, bliver nye afhængigheder og behov synlige.

En teknisk ændring kan få betydning for drift, sikkerhed eller arbejdsgange. En afdeling, der tidligere stod i periferien, kan blive central for implementeringen. En test kan vise, at brugerne har andre behov end forventet, eller en ekstern partner kan få øje på en anvendelsesmulighed, projektgruppen har overset.

Derfor er de stakeholdere, der var afgørende for at sikre mandat og ressourcer, ikke nødvendigvis dem, der kan kvalificere en arbejdsgang eller få løsningen til at fungere i praksis.

Det kan være en specialist, der ser en teknisk afhængighed, en driftsansvarlig, der ved, hvad løsningen kræver efter implementeringen, eller en bruger, der kan vise, om projektet skaber den ønskede værdi.

Hvis du først opdager de nye afhængigheder, når en leverance bliver forsinket, kan det koste både tid og ressourcer. Ved at involvere de rette mennesker i tide kan du få afklaret forudsætninger, opdage problemer tidligere og reducere behovet for at lave arbejdet om.

Det handler ikke om at involvere flest mulige stakeholdere. Det handler om at finde dem, der på det aktuelle tidspunkt kan bidrage med den nødvendige viden, sikre en beslutning eller få næste skridt til at lykkes.

Sådan tilpasser du stakeholderanalysen undervejs

Når et projekt mister fremdrift, er mere dokumentation eller skarpere argumenter ikke altid svaret.

Undersøg i stedet, om projektet har brug for andre perspektiver, bidrag eller beslutninger end tidligere.

Fem spørgsmål kan hjælpe dig med at finde ud af, hvad der mangler, og hvem der kan hjælpe dig videre:

1. Hvilken værdi skal projektet skabe i den fase, vi står i nu?
2. Hvilken viden, adgang eller hvilke ressourcer mangler vi for at komme videre?
3. Hvem bliver påvirket af de næste ændringer, og hvem skal derfor involveres?
4. Hvem kan træffe de nødvendige beslutninger eller prioritere ressourcerne?
5. Har de stakeholdere, vi allerede har involveret, stadig den rette rolle?

Svarene hjælper dig med at afgøre, hvem du skal involvere, hvad du skal afklare, og hvor du skal sætte ind for at skabe fremdrift.

En bruger, der tidligere bidrog med behov, skal måske med i testen. En driftsansvarlig skal måske involveres i implementeringen. En beslutningstager skal måske præsenteres for nye konsekvenser, fordi projektets forudsætninger har ændret sig.

I komplekse projekter er stakeholderanalysen ikke en øvelse, der kan afsluttes ved projektstart. Den er en løbende vurdering af, hvilken værdi projektet skal skabe, hvilke bidrag der er brug for, og hvem der kan hjælpe projektet videre.