Offentlig TR: Spørgsmål til behandling af personoplysninger

Her finder du de mest stillede spørgsmål omkring behandling af personoplysninger.

Nedenfor kan du se ofte stillede spørgsmål. Hvis du ikke kan finde, det svar du leder efter, kan du skrive til os. Så vil vi besvare din henvendelse hurtigst muligt.

Skriv til os (via Mit IDA)

Hvad har jeg som tillidsrepræsentant ret til fra IDA?

Du har via Mit IDA adgang til relevante informationer om medlemmerne på din arbejdsplads. Ligesom du kan henvende dig til IDA med konkrete spørgsmål for at kunne varetage dit hverv som tillidsrepræsentant. Udgangspunktet er, at udveksling af oplysninger mellem IDA og dig som tillidsrepræsentant lovligt kan finde sted.
Søger du råd eller vejledning fra IDA, vil du kunne videregive personoplysninger til IDA, så du kan få et korrekt og fyldestgørende svar.

Du og IDA behandles i denne sammenhæng som en samlet enhed, og der er derfor tale om en intern behandling. Det betyder, at de oplysninger, du i øvrigt har modtaget lovligt og kan behandle, kan du som udgangspunkt også videregive til IDA.

Hvor opbevarer du de oplysninger, du behandler i din egenskab af TR?

Du skal opbevare de persondata, som du behandler som tillidsrepræsentant, sikkert. Det betyder, at fysiske persondata skal låses inde i et skab og elektronisk persondata skal opbevares sikkert på en server og du skal have adgangskode på din skærm og låse skærmen, når du forlader din arbejdsplads.

Efter tillidsrepræsentantreglerne har din arbejdsgiver pligt til at stille IT-udstyr til rådighed, så du kan varetage dine tillidsrepræsentantopgaver forsvarligt.

Det er ikke endeligt afklaret, hvorvidt IDA skal indgå en databehandleraftale med din arbejdsgiver, når du som tillidsrepræsentant anvender arbejdsgiver IT-system. Såfremt din arbejdsgiver kontakter dig med henblik på at udarbejde en databehandleraftale, skal du kontakte IDA, som vil varetage kontakten til din arbejdsgiver vedrørende dette spørgsmål.

Jeg skal indkalde til generalforsamling, klubmøde mv. Må jeg sende det per mail?
Du må gerne indkalde, de medlemmer du repræsenterer, til generelforsamlinger, klubmøder mv. Når man masseudsender en e-mail til foreningens medlemmer, skal man være opmærksom på, hvor man angiver modtagernes e-mailadresser.

Modtagerne af en sådan masseudsendelse bør ikke fremgå af selve e-mailen.

Man skal derfor placere modtagernes e-mailadresse i e-mailens bcc-felt. Når man placerer modtagernes e-mailadresse i bcc-feltet, kan modtagerne ikke se hinandens e-mailadresser.

Hvordan skal jeg håndtere referater fra klubmøder?
Hvis man har afholdt klubmøde, og referatet skal sendes ud, til andre end dem der deltog på mødet, kræver det samtykke, fra dem som er nævnt i referatet. Alternativt kan navne slettes i referatet. Dette skyldes, at referatet vil afsløre fagforeningsmæssige tilhørsforhold, hvilket er en følsom oplysning, som kræver samtykke.

Hvad gør jeg, når jeg skal sende en e-mail, som indeholder personoplysninger eller CPR-nummer?
Når du skal sende e-mails som indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger (fx lønsedler, kontraktudkast eller CV med angivelse af CPR-nummer), skal oplysningerne krypteres.

Datatilsynet har lavet en beskrivelse af principperne for kryptering af e-mail på datatillsynet.dk under Emner, Persondatasikkerhed og Transmission af personoplysninger via e-mail.

Må jeg videregive begrundelser for lønforhandlinger?
Du må ikke videregive begrundelser for lønforbedringer, tillæg/afslag på tillæg mv., der indeholder negativt ladede udtalelser om et medlem til andre, uden samtykke fra medlemmet, idet hensynet til det enkelte medlem overstiger interessen ved at videregive sådanne oplysninger. Medlemmerne vil normalt have en berettiget interesse i at holde eventuelle negative tilkendegivelser for sig selv.

Må arbejdsgiver informere ansatte om, at en medarbejder er fratrådt sin stilling?
Det kan være nødvendigt, at en arbejdsgiver informerer øvrige ansatte om, at en medarbejder er fratrådt sin stilling. Dette kan være begrundet i driftsmæssige årsager eller for at forhindre ”uro” på arbejdspladsen.

En arbejdsgiver må dog ikke videregive detaljerede oplysninger om årsagen til afskedigelsen af en medarbejder.

Må jeg som tillidsrepræsentant modtage kontaktoplysninger (fx navn, adresse og telefonnummer) på en nyansat fra arbejdsgiver?
Arbejdsgiver er forpligtet til at udlevere oplysninger til en tillidsrepræsentant, for at en tillidsrepræsentant kan udføre sit tillidshverv.

Det er nødvendigt for en tillidsrepræsentant at få alle nødvendige oplysninger om en nyansat.

Det er derfor ikke nødvendigt for en arbejdsgiver at indhente samtykke hos den ansatte for at kunne videregive oplysningerne til tillidsrepræsentanten.

Må jeg som tillidsrepræsentant få en liste på de ansatte, som i henhold til overenskomsten falder under IDA’s forhandlingsområde?
Arbejdsgiver må gerne videregive oplysninger om de ansatte til IDA eller tillidsrepræsentanten, hvis videregivelsen sker for at overholde en retlig forpligtelse eller for at overholde overenskomsten jf. Databeskyttelseslovens § 12, stk. 2.

I henhold til overenskomsten har tillidsrepræsentanten forhandlingsretten, for de personer som falder under IDA’s forhandlingsområde jf. uddannelsesbilaget i overenskomsten.

En sådan liste (der omfatter både medlemmer og ikke-medlemmer) indeholder ikke følsomme oplysninger, så udover databeskyttelseslovens § 12, er der hjemmel i artikel 6, stk. 1, litra e.

Hvordan skal jeg som tillidsrepræsentant forhold mig til dataminimering?
Dataminimering betyder, at du som tillidsrepræsentant ikke bør indhente eller få tilsendt oplysninger, som ikke er nødvendige for din funktion som tillidsrepræsentant i en given sag. Derudover skal du heller ikke fremsende oplysninger som ikke er relevante for en given sag.

Må jeg lydoptage min chef?
Udgangspunktet er, at man ikke må lydoptage sin chef. En ny dom viser, at det var illoyalt da en ansat lydoptog en samtale med sin chef, og at en bortvisning var berettiget med tilbagevirkende kraft.

Indtil der foreligger en ny afgørelse vil IDAs råd til vores medlemmer være, at man skal lade være med at optage samtaler på arbejdspladsen.

Må jeg gerne sende en liste ud med resultaterne for de årlige lønforhandlinger?
Når du sender en liste ud med resultaterne for de årlige lønforhandlinger (åben lønpolitik), vil der, ud over lønoplysninger, fremgå navne på medlemmerne.

Før du kan sende en sådan liste ud, skal der indhentes et samtykke for hvert medlem. Samtykket kræves fordi ens fagforeningsmæssige tilhørsforhold vil fremgå af en sådan udsendelse, hvilket er en følsom oplysning.

Hvis de ansattes fagforeningsmæssige tilhørsforhold derimod ikke fremgår af listen med de årlige lønforhandlinger, der vil det ikke kræve et samtykke for at sende en sådan liste ud.

Husk på, at medlemskab af en faglig organisation er en følsom oplysning, og man må som tillidsrepræsentant derfor ikke hverken direkte eller indirekte afsløre, om en person er medlem eller ikke-medlem.

Må jeg fremsende arbejdsgiver oplysninger om ansatte, hvis det er nødvendigt for ansættelsesforholdet?
Hvis det er nødvendigt for den ansattes ansættelsesforhold, må tillidsrepræsentanten godt fremsende fx fulde navn, adresse eller erhvervserfaring for at kunne indplacere den ansatte på det rigtige lønniveau, således at arbejdsgiver kan udforme en ansættelseskontrakt til vedkommende.

Må jeg sende kalenderinvitationer (Outlook-invitation) ud til medlemmer fx for at sikre, at de husker generalforsamlingen eller et gå-hjem-møde?
Man må gerne sende kalenderinvitationer ud til foreningens medlemmer. Medlemmerne må dog ikke fremgå af invitationen. Dette vil være i strid med databeskyttelsesloven, grundet det faktum at ens fagforeningsmæssige tilhørsforhold vil komme til udtryk. I en kalenderinvitation kan man ikke sætte medlemmerne i bcc-feltet.

Det kan løses på følgende måde:

  • Start med at gå ind i kalenderfunktionen, således du kan invitere til et møde. Opret en ny mødeindkaldelse, og vælg derefter ’Planlægningsassistent’ og ’Til…’. Herefter finder du personerne, du vil sende til. Men i stedet for at tilføje som ’Nødvendig’, skal du tilføje personerne som ’Ressourcer’.
  • E-mail adresser kan også skrives/kopieres i feltet ’ressourcer’, hvis det er personer, der ikke findes i dit adressekartotek. Det eneste, der betyder noget for denne løsning, er tilføjelsen i ’Ressourcer’, og ikke ’Nødvendig’.
  • Herefter klikker du ’OK’ og går tilbage til forrige side; ’Aftale’ og udfylder mødeindkaldelsen, som du normalt ville. Det er dog vigtigt at slette adresserne/personerne fra feltet ’Sted’, da det vil afsløre, hvem der har modtaget mødeindkaldelsen.

Hvad har jeg som tillidsrepræsentant ret til fra IDA?
Du skal som tillidsrepræsentant kunne varetage dit arbejde. Du har derfor som tillidsrepræsentant ret til at få fremsendt oplysninger, om de medlemmer, du som tillidsrepræsentant repræsenterer.

Disse oplysninger må udelukkende bruges til at varetage de opgaver, der ligger i tillidshvervet. Dette kan eksempelvis være at få fremsendt en krypteret liste med navn og ansættelses-mail på IDA- og Ddl-medlemmer på det ansættelsessted, man repræsenterer. Disse oplysninger skal være relevante ift. formålet og må derfor ikke bruges ud over det oprindelige formål.

Udlevering af oplysninger fra arbejdsgiver
En tillidsrepræsentant har en særlig stilling i en virksomhed. Vurderingen af, hvad en tillidsrepræsentant må modtage, skal enten følge en kollektiv aftale, ellers skal behandlingen følge behandlingsreglerne i databeskyttelsesloven.

Der kan være nogle oplysninger, som en tillidsrepræsentant ikke behøver at modtage; eksempelvis opsigelsesbegrundelsen.

En arbejdsgiver må godt fremsende personoplysninger til tillidsrepræsentanten, hvis der er grundlag i en kollektiv aftale. I TR-reglerne fremgår det, at en tillidsrepræsentant skal kunne varetage sit hverv. Reglerne i kollektive overenskomster har forrang i forhold til reglerne i databeskyttelsesloven.

Databeskyttelseslovens behandlingsregler skal derfor ikke iagttages, når der udveksles informationer om de ansatte, som tillidsrepræsentanten repræsenterer, hvis oplysningerne er nødvendige for, at tillidsrepræsentanten kan udføre sit hverv.

Det er IDAs holdning, at vores tillidsrepræsentanter skal orienteres om alle væsentlige forhold, på en sådan måde at tillidsrepræsentanten har mulighed for at varetage sit hverv og repræsentere og bistå vores medlemmer.

Hvad bør jeg som tillidsrepræsentant skrive i emnefeltet, når jeg sender en e-mail i relation til mit tillidshverv?
Du bør som tillidsrepræsentant skrive ”TR-hverv- fortroligt” i emnefeltet, når du sender en mail som relaterer sig til dit tillidshverv.

Hvordan skal jeg opbevare data i forhold til mit tillidshverv?
Du skal som tillidsrepræsentant behandle personoplysninger, om dem du repræsenterer, fortroligt. Oplysningerne må derfor ikke være tilgængelige for tredjepart. IDAs råd er derfor, at det er en god ide, at du har et aflåst skab eller en aflåst mappe, hvor kun du som tillidsrepræsentant har adgang til.

I IDA har vi p.t flere løsninger til opbevaring af data:

  • OneDrive (Office365) – som er et personligt drev i skyen. Her kan du selv styre, hvem der får adgang til dokumenterne. Det er nemt at dele og gemme i OneDrive samt at vedhæfte i mails i Outlook. (NB! du må gerne opbevare data på OneDrive både alm. og følsomme oplysninger, men tredjepart må ikke kunne komme i besiddelse af oplysningerne). Ulemper: OneDrive er et ’personligt’ drev, så hvis der gemmes vigtig data, og en tillidsrepræsentant stopper på arbejdspladsen, så slettes data. De kan dog overføres inden.
  • Teams - er et samarbejdsværktøj, der også tillader lagring af filer, planlægning m.m., og det er kun medlemmer af Team'et, der har adgang til filerne. Modsat OneDrive er Teams ikke personafhængigt, så hvis en tillidsrepræsentant stopper, kan afløseren tilføjes til Team'et og få adgang til de samme filer.
  • Netværksdrev – med rettighedsstyring. Rettighederne styrer, hvem der har adgang til drevet. Dvs. det er kun de personer, der er tiltænkt adgang til data, som får det.
  • Aflåst skab - en sidste løsning kan være, at du opbevarer dokumenter vedrørende ens tillidshverv i et aflåst skab på din arbejdsplads.

Vi anbefaler ikke brug af Dropbox, Google Drive og lignende, da de ikke er GDPR-compliant, og derfor ved du ikke hvem der ’ejer’/får adgang til de data, der lagres der.

Hvordan er en tillidsrepræsentant stillet ift data-ansvar?
Om en tillidsrepræsentant anses for at være selvstændigt dataansvarlig eller ej afhænger af, om IDA har instruktionsbeføjelser over tillidsrepræsentanten.

På det offentlige arbejdsmarked har IDA ofte instruktionsbeføjelserne over tillidsrepræsentanten og den tillidsvalgte er derfor ikke selvstændig dataansvarlig.

Det afgørende, for om en tillidsrepræsentant er selvstændigt dataansvarlig eller om en tillidsrepræsentants dataansvar falder tilbage til IDA, afhænger derfor af, om IDA har instruktionsbeføjelserne over disse.

Hvad gør jeg som tillidsrepræsentant, når en ansat jeg repræsenterer ønsker indsigt?
Vedkommende du repræsenterer, har ret til at se, hvilke personoplysninger du som tillidsrepræsentant har om vedkommende. Det betyder, at du skal udlevere de pågældende oplysninger til vedkommende, du repræsenterer, hvis der bliver spurgt ind til materialet.

Hvad skal et samtykke indeholde?
Der er ikke noget krav om, at et samtykke skal være skriftligt. Men det er altid en god idé, at der foreligger et skriftligt samtykke af hensyn til bevisbyrden.

Et samtykke skal være specifikt, informeret og frivilligt. Herunder bør der i samtykkeerklæringen fremgå, hvilke oplysninger der behandles af hvem og til hvilket formål. Derudover skal det fremgå, at samtykket kan trækkes tilbage.

Må arbejdsgiver gerne læse medlemmernes e-mails?
Hvis følgende betingelser er opfyldt, må arbejdsgiver gerne gennemgå medarbejdernes e-mails ved mistanke om misbrug:

  • Læsning af den ansattes e-mails må kun ske, hvis det er nødvendigt. Heri ligger, at arbejdsgiver skal have et rimeligt formål og dette formål skal overstige den ansattes interesser.
  • Medarbejderen skal på forhånd være informeret.
  • Arbejdsgiver må som udgangspunkt ikke læse medarbejdernes private e-mails. Hertil er det en god ide, at man i sin Outlook laver en mappe med overskriften ’Privat’ til medarbejdernes private e-mails. Læsning af den ansattes e-mails må kun ske, hvis det er nødvendigt. Heri ligger, at arbejdsgiver skal have et rimeligt formål og dette formål skal overstige den ansattes interesser.

Må arbejdsgiver indhente straffeattest?
Man kan give tilladelse til, at andre kan indhente ens private straffeattest. Den bliver kun udstedt til andre, hvis man har givet samtykke til det. Man kan få brug for en privat straffeattest i forskellige situationer - fx i forbindelse med jobsøgning.

En arbejdsgiver må kun anmode om eller indhente oplysninger om en ansøgers eventuelle strafbare forhold, hvis det er relevant i forhold til den stilling, som den pågældende skal varetage. Dette betyder, at der skal være et rimeligt formål og behandlingen skal ske på den mindst indgribende måde.

En straffeattest indhentes som udgangspunkt af jobansøgeren selv, og hvis man videregiver den betragtes det som et gyldigt samtykke.