Proces for konflikthåndtering i IDA

Alle konflikter er forskellige, derfor er der ikke én løsning, der kan fungere i alle tilfælde. Det afgørende er, at der tidligt gøres opmærksom på, at der kan være en begyndende konflikt, så vi kan handle proaktivt og forebygge en eskalering af konflikten.
Handlingerne skal afstemmes med konfliktens art og størrelse. Dette inkluderer, at vi også om nødvendigt skrider hurtigt til mere drastiske handlinger for at bevare det gode, der allerede eksisterer og som kan tabes i en konflikt, der ikke løses.

Er der tvivl, søges der altid rådgivning hos koordinatorerne og SKU/KUR.
Via et kursus i ”den svære samtale” klædes IDAs medarbejdere på til at hjælpe de frivillige med at løse deres konflikter. 
De frivillige har adgang til, og opfordres forebyggende til at tage IDAs online konflikthåndteringskursus.

Hvis man som medarbejder bliver gjort opmærksom på, at der er en begyndende konflikt i sine enheder, rådgives de frivillige til følgende:

• Indgå lokale spilleregler og aftal, hvilken adfærd I gerne vil se ved jeres bestyrelsesmøder. Skriv det eventuelt ind i jeres forretningsorden, herunder at det anbefales, at spillereglerne jævnligt evalueres
• Aftal, at I er flere om at planlægge, oprette og afvikle arrangementer
• Gennemgå jeres arrangementsplaner i fællesskab i bestyrelsen, inden de oprettes
• Drøft om det er relevant med medarrangører ved de enkelte arrangementer, og aftal hvordan der tages kontakt, og hvem der gør det
• Aftal arrangementsbudgetter på forhånd
• Deltag i onlinekurset om konflikthåndtering på IDA Campus
• Afhold intern bestyrelsesevaluering, IDA kan stille et værktøj til rådighed.

Herudover har IDAs medarbejdere følgende redskaber til at håndtere eventuelle konflikter:

• IDAs medarbejdere kan administrativt håndtere, hvis der er en medarrangørproblematik, der er årsag til konflikter mellem enheder
• Hvis det er aftalt i enheden, at der skal være flere om at godkende et arrangement, kan IDAs medarbejdere afvente skriftlig godkendelse fra flere frivillige inden publicering
• Arrangementer kan afpubliceres administrativt, hvis ikke de lever op til lokale aftaler i enheden
• Hvis konflikten er eskaleret, kan der tilbydes at hyre en mediator til at forbedre samarbejdet i enheden
• Medarbejderen kan gøre opmærksom på Sanktionsudvalget som mulighed
• I sidste instans kan medarbejderen gøre enheden opmærksom på muligheden for at afholde en ekstraordinær generalforsamling, hvor det indstilles til generalforsamlingen, at det pågældende medlem ikke længere skal være valgt. Denne mulighed skal være afstemt med nærmeste leder og/eller SKU/KUR, inden der rådgives om den. Reglerne for en ekstraordinær generalforsamling findes i Rammevedtægter for de fagtekniske selskaber, § 7 Stk. 6, i Rammevedtægter for IDA regioner, §7 Stk. 3 og i Rammevedtægter for IDA afdelinger, §6 Stk 4.

Proces for konflikt mellem frivillige

I fald der opstår konflikter i samarbejdet mellem IDAs frivillige, følges nedenstående procedure. Proceduren skal ses som en værktøjskasse, hvor det rigtige værktøj kan tages op alt efter konfliktens art og størrelse. Der er derfor ikke tale om en trin-guide.

Den begyndende/lille konflikt

• Den pågældende enheds formand gøres opmærksom på problemet. Er dette ikke en mulighed, tages kontakt til enhedens netværkskoordinator
• Ønsker man at være anonym, kan man anvende IDAs Whistleblowerordning, der er uafhængig og administreres af et advokatfirma
• Formænd/bestyrelser og administration har pligt til at handle på de problemer, de er opmærksomme på
• Den pågældende enheds formand kontakter den/de involverede frivillige og indleder dialog med vedkommende. Er dette ikke en mulighed, kan IDAs administration være behjælpelig
• Den pågældende enheds formand orienterer samtidigt IDAs administration via netværkskoordinator, der bidrager med rådgivning og sparring 

Større konflikt /fortsættende konflikt

• Regionernes Koordineringsudvalg (KUR) eller Selskabernes Koordineringsudvalg (SKU) kan inddrages i konflikten.
• Alle frivillige har mulighed for at rette henvendelse til SKU/KUR via SKU_Sekretariatet@ida.dk eller KUR_Sekretariatet@ida.dk  
• KUR/SKUs talsperson tager i samarbejde med IDAs administration stilling til om en ekstern mediator skal hyres ind til at forbedre samarbejdet i enheden og forebygge en eskalering, eller om andre initiativer til at understøtte samarbejdet skal implementeres.
• KUR/SKU har mandat til at sanktionere en frivilligs arbejde fx ved at fratage personen mulighed for at disponere over enhedens økonomi eller at arrangere aktiviteter
• I KUR/SKUs behandling af sagerne, vurderes det om IDAs adfærdskodeks og spilleregler for IDAs frivilligarbejde er blevet brudt
• IDAs administration orienterer IDAs formand og næstformand om eventuelle sager

Uløselige konflikter/upassende adfærd

• Bestyrelsen/SKU/KUR/IDAs administration kan vælge at indbringe sagen for Sanktionsudvalget og indstille til, at den frivillige sanktioneres i sit IDA-arbejde
• Der kan indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling for enheden, hvor det indstilles til generalforsamlingen, at sagen afgøres ved at det bestemmes, at et problemskabende medlem ikke længere skal være valgt. Reglerne for en ekstraordinær generalforsamling findes i Rammevedtægter for de fagtekniske selskaber, § 7 Stk. 6, i Rammevedtægter for IDA regioner, §7 Stk. 3 og i Rammevedtægter for IDA afdelinger, §6 Stk. 4.

Proces for konflikt mellem enheder

I fald der opstår konflikter enheder imellem, følges nedenstående procedure:  

Den begyndende/lille konflikt

• De involverede parter orienterer IDAs administration via netværkskoordinator, der bidrager med rådgivning og sparring
• De involverede enheders formænd gøres opmærksom på problemet
• Formænd/bestyrelser og administration har pligt til at handle på de problemer, de er opmærksomme på
• De involverede enheders formænd indleder dialog med hinanden. Er dette ikke en mulighed, kan IDAs administration være behjælpelig
• IDAs administration afsøger mulige administrative løsninger på problemet Større konflikt /fortsættende konflikt
• Regionernes Koordineringsudvalg (KUR) og/eller Selskabernes Koordineringsudvalg (SKU) inddrages
• Alle frivillige har mulighed for at rette henvendelse til SKU/KUR via SKU_Sekretariatet@ida.dk eller KUR_Sekretariatet@ida.dk
• KUR/SKU indleder dialog med de involverede parter og forsøger at mediere mellem enhederne mhp. at finde fælles løsninger
• KUR/SKUs talspersoner tager stilling til om en ekstern mediator skal hyres ind til at forbedre samarbejdet mellem enhederne og forebygge en eskalering
• KUR/SKU har mandat til at sanktionere en frivilligs arbejde fx ved at fratage personen mulighed for at disponere over enhedens økonomi eller at arrangere aktiviteter
• I KUR/SKUs behandling af sagerne, vurderes det om IDAs adfærdskodeks og spilleregler for IDAs frivilligarbejde er blevet brudt
• IDAs administration orienterer IDAs formand og næstformand om eventuelle sager 

Uløselige konflikter/upassende adfærd

• Bestyrelsen/SKU/KUR kan vælge at indbringe sagen for Sanktionsudvalget og indstille til, at en frivillig sanktioneres i sit IDA-arbejde
• Der kan indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling for enheden, hvor det indstilles til generalforsamlingen, at sagen afgøres ved at det bestemmes, at et problemskabende medlem ikke længere skal være valgt. Reglerne for en ekstraordinær generalforsamling findes i Rammevedtægter for de fagtekniske selskaber, § 7 Stk. 6, i Rammevedtægter for IDA regioner, §7 Stk. 3 og i Rammevedtægter for IDA afdelinger, §6 Stk. 4. 

Proces for konflikt mellem frivillige og medarbejdere

I fald der opstår konflikter mellem frivillige og IDAs medarbejdere, følges nedenstående procedure:  

Den begyndende/lille konflikt

• Den frivillige kan kontakte Henrik Thamdrup, ht@ida.dk, eller Helle Ekstrøm, hek@ida.dk, hvis de oplever udfordringer med en medarbejder. Alternativt kan IDAs Whistleblowerordning anvendes
• Medarbejderen orienterer altid nærmeste leder ved begyndende konflikt, og aftaler håndtering og videre forløb
• Den involverede enheds formand gøres opmærksom på problemet, hvis det vurderes relevant 
• Medarbejdere og frivillige har pligt til at handle på de problemer, de er opmærksomme på. 

Større konflikt /fortsættende konflikt

• Et løsningsmulighed kan være, at der skiftes koordinator for enheden. Denne beslutning træffes af medarbejderens leder.
• Medarbejderen bliver tilbudt mulighed for debriefing/sparring ved svære medlemssamtaler  
• Hvis hensigtsmæssigt, kan det besluttes at videregive ”sagen” til henholdsvis Regionernes Koordineringsudvalg (KUR) eller Selskabernes Koordineringsudvalg (SKU)
• KURs/SKUs talsperson indleder dialog med den frivillige og medarbejderens leder mhp. at finde fælles løsninger 
• KUR/SKU har mandat til at sanktionere en frivilligs arbejde fx ved at fratage personen mulighed for at disponere over enhedens økonomi eller at arrangere aktiviteter 
• I KUR/SKUs behandling af sagerne, vurderes det om IDAs adfærdskodeks og spilleregler for IDAs frivilligarbejde er blevet brudt
• IDAs administration orienterer IDAs formand og næstformand om eventuelle sager 

Uløselige konflikter/upassende adfærd

• IDAs administration og SKU/KUR kan i sidste instans vælge at indbringe sagen for Sanktionsudvalget og indstille til, at en frivillig sanktioneres i sit IDA-arbejde
• Medarbejderens leder håndterer det som en personalesag