6 svære mødedeltagere – og hvordan du håndterer dem

6 typiske mødeudfordringer – og hvordan du håndterer dem

De fleste har oplevet mødedeltagere, der udfordrer mødeprocessen. Men frem for at sætte mennesker i faste kategorier kan du med fordel betragte deres adfærd som et signal om, at noget i mødet måske skal håndteres anderledes.

Her får du seks situationer og konkrete greb til at tackle dem.

1. Den sene deltager: Skab tydelige rammer fra begyndelsen

Når en deltager kommer for sent, kan det forstyrre koncentrationen og skabe irritation hos dem, der er mødt op til tiden.

Som mødeleder er det vigtigt at signalere, at deltagernes tid bliver respekteret. Begynd derfor mødet som planlagt, og undgå som udgangspunkt at gentage hele indledningen, hver gang nogen kommer ind ad døren.

Det kan du gøre:

• Start og afslut mødet til tiden, og vær tydelig om tidsrammen.
• Send en dagsorden med et klart formål for hvert punkt, så deltagerne ved, hvornår deres bidrag er nødvendige.
• Undersøg, om alle behøver at være til stede under hele mødet, eller om nogle med fordel kan deltage i udvalgte punkter.
  Hvis forsinkelser er et tilbagevendende problem, kan det være relevant at tage en individuel dialog om årsagen.

Faciliterende ledelse handler her ikke kun om at håndhæve mødetider, men om at skabe en mødestruktur, som giver mening for deltagerne.

2. Den uforberedte deltager: Gør forventningerne tydelige

En deltager, der ikke har læst materialet eller forberedt sit input, kan gøre det vanskeligt at træffe beslutninger og skabe fremdrift.

Men manglende forberedelse skyldes ikke altid manglende engagement. Måske har opgaven været uklar, materialet for omfattende, eller deltageren har ikke forstået, hvad der forventes.

Det kan du gøre:

• Angiv tydeligt i mødeindkaldelsen, hvad deltagerne skal forberede, og hvad materialet skal bruges til.
• Gør forberedelsen overskuelig. Bed eksempelvis deltagerne om at overveje to konkrete spørgsmål frem for at læse en lang rapport uden nærmere instruktion.
• Vurder, om et beslutningspunkt skal udskydes, hvis den nødvendige viden ikke er til stede.

Du kan også begynde mødet med et par minutters individuel refleksion, så alle får mulighed for at samle deres tanker.

Som faciliterende leder hjælper du dermed deltagerne med at møde forberedte – frem for kun at reagere, når de ikke er det.

3. Den passive deltager: Skab plads til flere stemmer

Det er ikke nødvendigvis den, der taler mest, som har de bedste idéer.

Nogle mødedeltagere tænker sig grundigt om, før de siger noget. Andre kan være usikre på, om deres perspektiv er relevant, eller om der reelt er plads til uenighed.

Hvis du alene baserer mødet på en åben diskussion, risikerer du derfor, at vigtig viden aldrig kommer frem.

Det kan du gøre:

• Lad deltagerne tænke individuelt over et spørgsmål, før diskussionen begynder.
• Brug korte samtaler i mindre grupper, inden emnet drøftes i plenum.
• Inviter forskellige perspektiver ind med spørgsmål som: "Hvilke udfordringer ser I ved forslaget?" eller "Er der noget vigtigt, vi endnu ikke har fået belyst?"

Du kan også benytte en talerunde, hvor alle får mulighed for at bidrage, uden at nogen nødvendigvis skal holde et længere indlæg.

Målet er ikke at presse alle til at tale lige meget, men at skabe en mødeform, hvor flere har mulighed for at blive hørt.

4. Den distraherede deltager: Gør det relevant at være til stede

En mødedeltager tjekker mails, en anden arbejder videre på sin computer, og en tredje er tydeligvis optaget af noget helt andet.

Det kan være frustrerende som mødeleder. Men inden du indfører skrappe regler for skærmbrug, er det værd at undersøge, om mødet giver deltagerne en tydelig grund til at være engagerede.

Det kan du gøre:

• Forklar fra begyndelsen, hvad mødet skal føre til, og hvilken rolle deltagerne har.
• Skift mellem korte oplæg, fælles diskussion og konkrete arbejdsopgaver.
• Aftal spilleregler for brug af telefoner og computere, når det er relevant.
• Indlæg pauser ved længere møder, så deltagerne har mulighed for at håndtere andre opgaver.

Overvej også, om alle deltagere reelt er nødvendige. Hvis en medarbejder kun skal bidrage med viden til ét punkt, kan det være mere hensigtsmæssigt at invitere vedkommende til den del af mødet.

God facilitering handler også om at bruge deltagernes tid og opmærksomhed med omtanke.

5. Den snakkesalige deltager: Fordel taletiden uden at lukke engagementet ned

De fleste møder har indimellem en deltager, der fylder mere end de øvrige.

Vedkommende har måske stor faglig viden, mange idéer eller et stærkt engagement. Men hvis enkelte deltagere dominerer samtalen, kan andre miste muligheden for at bidrage.

Her er din opgave som mødeleder at skabe balance – uden at gøre deltagernes engagement til et problem.

Det kan du gøre:

• Indfør korte talerunder, så alle får mulighed for at komme til orde.
• Brug en tydelig tidsramme for hvert punkt, og gør opmærksom på den undervejs.
• Skriv centrale pointer på en tavle eller et digitalt board, så deltagerne kan se, at deres input er blevet hørt.
• Afbryd respektfuldt, når samtalen kører i ring.

Du kan eksempelvis sige: "Det er en vigtig pointe, og den har vi noteret. Jeg vil gerne høre, hvordan de andre ser på spørgsmålet."

På den måde anerkender du bidraget og åbner samtidig samtalen for flere perspektiver.

6. Den kritiske deltager: Brug uenighed konstruktivt

Uenighed behøver ikke være et problem. Tværtimod kan kritiske spørgsmål være med til at kvalificere beslutninger og afdække risici, som andre har overset.

Udfordringen opstår, når diskussionen bliver personlig, fastlåst eller fjerner fokus fra mødets formål.

Som faciliterende leder skal du derfor ikke nødvendigvis forsøge at fjerne modstanden. Du skal hjælpe med at gøre den konstruktiv.

Det kan du gøre:

• Anerkend kritiske perspektiver, og undersøg, hvad der ligger bag dem.
• Bed deltageren konkretisere sin bekymring: "Hvilken risiko ser du, og hvad skal vi være opmærksomme på?"
• Skeln mellem kritik af en idé og kritik af en person.
• Brug en struktureret proces, hvor alle først undersøger muligheder, derefter risici og til sidst mulige løsninger.

Hvis der er væsentlige interessekonflikter, kan det være en fordel at afklare de forskellige perspektiver inden mødet.

Facilitering handler ikke om at skabe enighed for enhver pris, men om at sikre, at uenighed bliver behandlet på en måde, som bringer gruppen videre.

Fra problematiske deltagere til bedre mødeprocesser

Fælles for de seks situationer er, at mødelederen har mulighed for at påvirke dynamikken gennem den måde, mødet bliver tilrettelagt og gennemført på.

Når møder går skævt, er det fristende at spørge sig selv: "Hvordan får jeg deltagerne til at opføre sig anderledes?" Men prøv i stedet at spørge dig selv:

"Hvad kan jeg ændre i processen, så det bliver lettere for deltagerne at bidrage konstruktivt?"

Det kan være noget så enkelt som at gøre formålet tydeligere, give mere tid til refleksion eller ændre måden, en diskussion bliver styret på.

Faciliterende ledelse kræver, at du både har blik for opgaven, relationerne og den proces, der skal føre gruppen frem til et resultat.

Og nogle gange er det netop en lille ændring i mødeformen, der gør den store forskel.