Skriv til scanneren - ikke til den grundige læser

Er dine tekster skrevet til at blive skrevet eller skrevet til at blive læst?

Mails, notater og beslutningsoplæg bliver sjældent læst systematisk: De bliver scannet. Det har dine læsere allerede valgt, inden de begynder på din tekst, for de spørger sig selv ubevidst, om det er værd at bruge tid på. De leder i teksten efter relevans og retning.

Modtagerne ønsker hurtigt svar på tre spørgsmål:

• Hvad handler det om?
• Hvad betyder det for mig?
• Hvad skal jeg gøre?

Hvis svarene ikke er til at finde tidligt i teksten, opstår der en usikkerhed, og med den følger enten opklarende spørgsmål eller stilhed.

Vend rækkefølgen om

En enkel, men effektiv justering er at du begynder med det vigtigste: Skriv konklusionen først. Gør handlingen tydelig og uddyb derefter baggrunden og dokumentationen. Det kan føles brat, men dine læsere vil opleve det som respekt for deres tid.

Når din tekststruktur følger dine læseres behov, falder graden af misforståelser. På den måde bliver beslutninger lettere, og skrivearbejdet vil føles mindre som en kamp for at blive forstået.

God skriftlig kommunikation handler ikke kun om at formulere sig korrekt, det er et spørgsmål om at prioritere det, der er vigtigst for modtageren. Netop den prioritering kan være forskellen mellem støj og klarhed.

Når du skriver indefra

I tekniske og analytiske miljøer starter mange tekster med baggrunden. Det føles logisk at bygge op fra forudsætningerne og frem mod konklusionen, for det er sådan, man tænker sig frem til løsningen.

Modtageren har bare ikke været med på rejsen. De leder efter konklusionen først. Hvad er retningen? Hvad er vurderingen? Hvad betyder det for mig?

Når konklusionen gemmer sig i midten eller slutningen af teksten, risikerer den at blive overset – selv om den er solid.

Prioriter i dit indhold

Dine læseres øjne er trænet til at starte i øverste venstre hjørne og scanne horisontalt, for derefter at skimme den næste linje og gentage den tilgang, indtil de finder noget interessant, som de læser normalt. De scanner ofte i et mønster, der ligner et F eller E, når de læser online.

Bruger du mønstertankegangen, kan du placere vigtige pointer i linjerne for F’et og gøre din tekst mere scanbar ved at:

• Lave tydelige underoverskrifter gennem din tekst
• Placere den vigtigste information først: hovedbudskabet først, uddybning af hovedbudskabet, baggrund og derefter detaljer
• Bruge formatering: punktopstillinger, fed, kursiv, versaler,
• Skrive din tekst i et sprog, der er til at forstå og undgå at gøre den unødigt kompliceret
• Fjerne unødvendige ord fra teksten

De første afsnit i din tekst bliver toneangivende, for de fastlægger forventningerne til resten af teksten. Placerer du det mest væsentlige indhold øverst, får du kommunikeret formålet tidligt, og det vigtigste indhold kan scannes på et par sekunder.