Checkliste til det gode virtuelle møde

Her får du en tjekliste til, hvordan du sikrer, at dit virtuelle møde bliver en succes. Tjeklisten er udarbejdet af Marisa Materese, som er konsulent med speciale i kulturel intelligens og forandringsledelse.

Mange af nedenstående punkter kan med fordel også bruges i fysiske møder.

Før mødet:

  • Formål og varighed: Overvej, hvad du skal have ud af mødet og overvej dernæst hvor lang tid, mødet skal vare. Ikke alle møder behøver at vare 60 minutter
  • Send invitationen ud i god tid til mødedeltagere
    • Mødets formål
    • Agenda
    • Deltagerens rolle og/eller forberedelse inden mødet
    • Hvilken teknologi, skal I bruge til at mødes? Microsoft Teams, Skype, Zoom eller noget helt fjerde? Overvej om det er nødvendigt med en kort beskrivelse af, hvorledes man logger på
    • Alternativ teknologi, hvis I har tekniske problemer med det første valg
  • Engagement: Planlæg mødet og overvej, hvornår og hvorledes du kan engagere deltagerne i mødet ved for eksempel at bruge chatten, brainstorm eller afstemninger
Video: nøglen til at få succes med virtuelle møder

Se video, hvor Marisa Materese giver dig konkrete tips og gode værktøjer til, hvordan du får succes med dit næste virtuelle møde. 

Se video.

Under mødet:

  • Gør dig klar:
    • Ryd forstyrrelser af vejen, der hvor du sidder
    • Tænd kameraet, hvis muligt og juster det til at vise ansigt og overkrop
  • Brug tiden til small-talk, mens deltagerne logger på mødet
  • Sæt rammen om mødet, brug evt IDOART (Intention, Desired Outcome, Agenda, Roles and rules, Timing)
  • Aftal spilleregler for mødet. Hvis det er et fast møde, så sæt tid af til i fællesskab at aftale reglerne i et indledende møde. Hvis det er et enkeltstående møde, kan mødelederen foreslå 3-5 spilleregler for mødet
  • Uddeleger ansvar til andre deltagere såsom at holde tiden, styre chatten, tage noter så alle kan følge med
  • Tal tydeligt, skær dit budskab ud i pap og check løbende at alle har samme forståelse
  • Tag fælles ansvar for kvaliteten af mødet – italesæt det, der ikke bliver sagt
  • Undgå lange præsentationer og enetaler. Forsøg at veksle mellem præsentationer à maksimum 10 minutters varighed og interaktion, hvor alle kan bidrage
  • Evaluer mødet med fokus på at forbedre kvaliteten
  • Hold mødet åbent og giv dermed dem, der kan mulighed for at fortsætte small talken efter mødet

Efter mødet

  • Husk, at virtuelt samarbejde ikke er afgrænset til møderne. Check-in med og følg op på dine kolleger mellem møderne
Tema: Ansat i en international virksomhed

Arbejder du i en international virksomhed? Det kan være udfordrende at samarbejde på tværs af kulturer, sprog og større afstande. 

Find gode råd til til din ansættelse i en international virksomhed.